Das Thema Betriebsprüfung ist ein leidiges - vor allem für die Unternehmen, die sich nicht gut darauf vorbereiten. Das sollten generell aber alle. Denn Betriebsprüfungen können in jedem Unternehmen durchgeführt werden. Also ist es nur eine Frage der Zeit, bis das Thema für den eigenen Betrieb relevant wird. Da es ein weites Feld ist, weil es diverse Betriebsprüfungsarten gibt, wollen wir uns im Folgenden auf die häufigste Art und die relevantesten Fragen dazu konzentrieren: die Außenprüfung durch das Finanzamt.
1. Wer prüft was?
Generell dient eine Betriebsprüfung dazu zu ermitteln, ob der Geprüfte seinen Steuerpflichten ordnungsgemäß nachkommt. Die Außenprüfung wird vom zuständigen Finanzamt angeordnet und stellt eine Gesamtkontrolle aller steuerlich relevanten Sachverhalte da. Also z.B. Kleinbetragsrechnungen, Vorsteuerabzug, Umsatzsteuer, Abgaben zur Kranken-, Sozialversicherung und Co.,aber auch der privat genutzte Firmenwagen, Privatkonten, Handy etc. Die Steuerberatung weiß genau worauf es ankommt - man sollte also in jedem Fall einen guten Experten an der Hand haben, mit dem man gemeinsam alle Unterlagen regelmäßig zusammenträgt und aufbereitet. Und mit dem man die 14 Tage Frist, die zwischen der Prüfungsanordnung und dem Kontrolltermin liegt, gezielt nutzt, um alle Belege vorzubereiten.
2. Wer darf geprüft werden und wann?
Die Abgabenordnung (AO) ab § 193 legt fest, dass das Finanzamt jederzeit dazu befugt ist, in Unternehmen eine Prüfung durchzuführen. Die Größe spielt keine Rolle, Freiberufler können ebenso betroffen sein wie UGs, GmbHs oder Landwirtschaftsbetriebe. Wie häufig eine Betriebsprüfung vorkommt, hängt von der Art und Größe des Unternehmens ab. Statistiken zeigen, dass sehr kleine Handelsbetriebe mit einem Umsatz von bis zu 145.000 Euro nur etwa alle 50 Jahre geprüft werden. Mittelständler mit etwa 90.000 Euro Umsatz aber schon alle elf Jahre und Großbetriebe ab circa 7 Mio. Euro Umsatz sogar jährlich. Die Häufigkeit der Prüfung gilt übrigens auch für andere Branchen - also z.B. Fertigungsbetriebe, Freiberufler etc. - die Größenordnungen bzgl. Umsatz variieren dabei aber. Die genauen Größenklassen und für welche Betriebe diese gelten sind in § 3 Betriebsprüfungsordnung (BpO) 2000 definiert.
3. Was kann eine Betriebsprüfung begünstigen?
Fernab des generellen Prüfungsturnus des Finanzamts, gibt es Faktoren, die eine Betriebsprüfung wahrscheinlicher machen. Und zwar die, die den Verdacht nahelegen, dass es im Betrieb Probleme mit der Buchhaltung/ Buchführung gibt. Wenn er beispielsweise regelmäßig verspätet die Steuererklärung einreicht, es Fehler in der Bilanz des Jahresabschlusses gibt, stark schwankende Gewinne angibt, Steuerschulden unzuverlässig begleicht etc. Wie häufig es zur Betriebsprüfung kommt, kann das Unternehmen also selber auch beeinflussen, indem es seine Buchhaltung von Anfang an professionell, transparent und verlässlich organisiert.
4. Wie läuft die Betriebsprüfung ab und wie lange dauert das?
Wem eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt bevorsteht, der bekommt mindestens 14 Tage vor dem Kontrolltermin eine so genannte „Prüfungsanordnung“ zugesendet. Oft ruft der Prüfer oder die Prüferin vor dem offiziellen Brief auch an, um bereits einen Termin abzusprechen. Bei der Terminfestlegung unbedingt vorher Rücksprache mit der Steuerberatung halten! Verlegen kann man diesen Termin nämlich nur noch mit triftigen Gründen wie krankheitsbedingter Ausfall des Steuerberaters, höhere Macht o.ä. In der Regel findet die Prüfung in den Geschäftsräumen des Geprüften statt. Sollte es keine geben, z.B. bei Künstlern o.ä., wird in den Räumen der Steuerberatung oder des Finanzamts geprüft. Das geprüfte Unternehmen stellt dem Prüfer oder der Prüferin einen Ansprechpartner zur Verfügung - um Fragen zu beantworten und Unterlagen zu übermitteln. Je nach Betriebsgröße kann eine Prüfung ein paar Tage bis mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Am Ende steht das Prüfungsergebnis und ein Abschlussgespräch. Im Regelfall hat eine Betriebsprüfung zur Folge, dass Besteuerungsgrundlagen angepasst werden.
5. Vor und während der Prüfung: Wie verhalte ich mich richtig?
Wer eine kompetente Steuerberatung an seiner Seite und eine lückenlose Buchführung vorzuweisen hat, hat den Großteil schon richtig gemacht. Je übersichtlicher die Unterlagen, desto schneller findet sich der Prüfer oder die Prüferin zurecht und alles geht zügig von statten. Ein kooperativer Umgang ist also schon einmal eine gute Voraussetzung. Fernab der Transparenz rund um die Buchhaltung ist aber Vorsicht geboten: die prüfende Instanz darf alle Informationen verwerten, die sie im Betrieb vorfindet. Also auch die, die durch Smalltalk mit den Mitarbeitenden oder herumliegende Dokumente übermittelt werden. Es empfiehlt sich also, das Team vor dem Kontrolltermin kommunikativ zum Thema abzuholen und die Geschäftsräume aufzuräumen, sollte die Prüfung im Haus stattfinden.
