Im vergangenem Blogpost zur Dienstplanung haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie Arbeitsstunden durch gezielte Planung bereits im Vorfeld verringern können.
Sie können Ihre Planung jedoch noch einen Schritt „weitertreiben“ und den Zeit- und Lohnaufwand in ein Verhältnis zu einem geplanten/erwarteten Umsatz setzen.
Das im Folgenden Beschriebene mag sich ein wenig trocken und kompliziert lesen. Im Kern aber geht es nur darum, genauer „hinzusehen“ und sich kurz Gedanken zu machen.
Produktivität
In allgemeiner Form ist Produktivität definiert als das Verhältnis von Produktionsmenge (Output) und Faktoreinsatzmenge (Input). Vom Lexikon-Deutsch in die Alltagssprache übersetzt und in eine allgemeine Anwendung gebracht, heißt dies ganz einfach: Wie viel Umsatz (bei Verkauf) oder Wert (bei Produktion) erzielt mein Betrieb pro geleistete Arbeitsstunde?
Die Produktivität steigt, wenn bei gleichem Arbeitszeit-Einsatz der Umsatz nach oben zieht oder bei gleichbleibendem Umsatz die Arbeitszeiten verringert werden. Steigt die Produktivität, verringern sich die Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz, sinkt die Produktivität, steigen die Personalkosten entsprechend.
Die Auskunft über die Produktivität eines Betriebs in seiner Gesamtheit ist für die Planung in den meisten Fällen wenig nützlich. Der Faktor Produktivität kann abteilungsabhängig sehr stark schwanken. Deshalb sollte die Beteiligung jeder Abteilung am Umsatz gewichtet werden - wie im folgenden Beispiel:
Das Restaurant unseres Beispiels besteht aus den Abteilungen Service, Küche und Bar. Rein wirtschaftlich betrachtet ist die Abteilung „Bar“ im Regelfall deutlich produktiver als die Abteilung „Küche“. Es wäre nicht ungewöhnlich, wenn die Bar mehr als dreimal produktiver als die Küche wäre. Der Grund hierfür ist einfach, dass die Zubereitung eines Gerichts wesentlich mehr Zeit erfordert als die Herstellung eines Cocktails oder das Zapfen eines Biers.
Für eine Planung, die sich an der Produktivität orientiert, ist es deshalb erforderlich, die Abteilungen eines Hauses getrennt voneinander zu erfassen und diesen ihre jeweilige Beteiligung am Umsatz zuzuweisen. (Bei einer Bäckerei wäre es für die Backstube z.B. der Wert der produzierten Ware und für die Verkaufsstellen der jeweilige Umsatz.)
In Pentacode können Sie dies einmalig, leichtverständlich und beinahe spielerisch in wenigen Schritten umsetzen. Die gesamte weitere Verarbeitung erfolgt anschließend automatisch. Im ersten Schritt werden die Erlösarten eines Betriebs durch einfaches „drag & drop“ den Abteilungen zugeordnet, die am Zustandekommen des Umsatzes beteiligt sind.
Im hier gezeigten Beispiel sind der Service mit 30%, die Bar mit 10% und die Küche mit 60% am Umsatz über Speisenverkauf beteiligt. Die Zuordnung, wer in welchem Umfang beteiligt ist, kann rein gefühlsmäßig erfolgen. Das Ergebnis, das daraus resultiert, muss nicht der Realität entsprechen. Wesentlich ist die Kennzahl, die entsteht und über die sich in der Folge der Produktivwert errechnet.
Der zu erwartende Umsatz wird von Pentacode dann den einzelnen Wochentagen zugeordnet und nach Ihrem in Schritt 1 gewählten Verteilungsschlüssel den einzelnen Abteilungen zugewiesen.
Im Hintergrund erhalten Sie die Produktivität auf Basis der durch Pentacode vorgeschlagenen Durchschnittswerte.
Indem Sie die vorgeschlagene Stundenanzahl bei gleichbleibendem Umsatz erhöhen oder senken, sinkt oder steigt die Produktivität, hier in Euro gezeigt. Ändern Sie den geplanten Umsatz bei gleichbleibender Stundenanzahl, ändert sich die Produktivität entsprechend.
Die Stundenvorgabe wird automatisch im Dienstplan gespiegelt und dient dem Dienstplaner als Orientierung bei der Einteilung der Mitarbeiter.
Fazit
Wie hoch die Produktivität idealerweise sein sollte, lässt sich leider nicht verallgemeinern. Um beim Beispiel unseres Restaurants zu bleiben: Der Grad der Produktivität ist abhängig unter anderem vom Betriebstyp und damit dessen durchschnittlichem Preisniveau, der Anzahl der verkauften Speisen und Getränke und der Menge an durchlaufenden Gästen.
Was sich jedoch sagen lässt: Die Produktivität sollte in diesem Fall mindestens beim 3-fachen der durchschnittlichen Lohnkosten liegen. Unterschreitet sie diesen Wert, wird das Unternehmen unter gängigen Voraussetzungen mit großer Wahrscheinlichkeit in eine wirtschaftliche Schieflage geraten.
Die hier beschriebene Vorgehensweise lässt sich als „vorbereitende Dienstplanung“ beschreiben. Es mag beim Lesen kompliziert und aufwändig erscheinen, Sie werden jedoch feststellen, dass Sie nur sehr kurze Zeit benötigen, um sich diese Routine anzueignen. Über den Soll-Ist-Vergleich können Sie dann feststellen, ob sich Ihre Mitarbeiter an die Vorgaben halten – und können bei Bedarf gezielt eingreifen.
Mit einem Aufwand von etwa zehn Minuten pro Woche haben Sie die Pflöcke gesetzt, um aus einem Dienstplan ein Werkzeug zu machen, mit dem Sie Ihren Betrieb wirtschaftlich steuern können.
Viel Erfolg!
