Wer Zeitfresser eliminiert, wird erfolgreicher sein. – Pentacode Gründer Lorenz Strasser über die Freisetzung versteckter Unternehmenspotentiale
Was es braucht, um langfristig und nachhaltig erfolgreich zu sein? Für den erfahrenen Gastronom, Unternehmensberater und Pentacode Gründer Lorenz Strasser ist das neben einem stimmigen Produkt und gutem Preis-Leistungs-Verhältnis vor allem eins: das richtige Maß an Zeit. Jahrelang hat sich der Chef von zuletzt rund 500 Mitarbeitenden in 13 eigenen Betrieben mit dem Zeitfresser Personalmanagement aufgrund von mangelhaften Tools herumgeschlagen, bevor in ihm die Idee keimte, eine optimale digitale Lösung mit all seinem Know-how aus Unternehmersicht an den Start zu bringen. Eine Software, die den Menschen in ihrem Arbeitsalltag den Rücken freihält. Für das, was wirklich zählt: voller Leidenschaft an einem Kernprodukt zu arbeiten, hinter dem man voll und ganz steht und das durch die stetige Qualitätssicherung eine breite Abnehmerschaft findet. Das ist die Basis von Erfolg. Zeit ist ein erheblicher Faktor - wenn nicht sogar der erheblichste - mit dem man diese Basis sichern kann.
Zeit ist Geld – besonders in Bezug auf Personalkosten
Egal in welcher Branche: Die Grundvoraussetzung, um dauerhaft gute Umsätze zu erzielen, ist die Qualität des Kernproduktes. An ihr zu arbeiten und sie stetig zu optimieren, kostet Zeit. Und Zeit ist das, was ein Unternehmen in der Regel zu wenig hat.
So fasst Strasser die Kernproblematik zusammen. Zeit lässt sich aber gewinnen – beziehungsweise die damit verbundenen Kosten einsparen. Indem man Zeit realistisch und vorausschauend kalkuliert. Und dementsprechend seine Dienstplanung aufsetzt. Strasser:
In vielen Fällen ist ein Dienstplan nur wenig mehr als ein Info-Blatt für Mitarbeiter zu deren Arbeitseinsätzen. Dabei ist die Arbeitszeit der Mitarbeiter das wertvollste - und deshalb auch meist teuerste - Wirtschaftsgut eines Unternehmens.
Zeit sinnvoll nutzen & Kosten senken durch gute Personalplanung
„Die vorgesehenen Einsatzzeiten meines Teams sind zum Zeitpunkt der Planung grundsätzlich erst einmal nichts anderes als eine Investition in den zu erwartenden Umsatz“, so Strasser. Zu Kosten wird Planzeit erst, wenn sie durch tatsächliche Arbeit in Anspruch genommen wird. Um ein konkretes Beispiel aus seinen Betrieben zu geben, führt Strasser aus: „In der Gastronomie geht die Arbeit nie aus, es lassen sich immer Gläser finden, die poliert und Ecken, die gekehrt werden können. Das aber ist Beschäftigungstherapie und als solche Verschwendung von teurer Arbeitszeit.“
Zeitliche Zielvorgaben und ihre positiven Auswirkungen
Wirklich wirkungsvolle Planung hat ein Ziel vor Augen und beschreibt den Weg, um dieses Ziel zu erreichen. Ein Ziel kann zum Beispiel die Vermeidung von den eben genannten solchen oben genannten Leerlaufzeiten sein. Also Zeiten, die Mitarbeiter zwar mit Beschäftigung zubringen, jedoch keinen produktiven Beitrag leisten. Im Umkehrschluss heißt das natürlich auch: Damit meine Planung greift, muss ich die Zeit, die zur Erledigung einer Arbeit erforderlich ist, angemessen planen. Dadurch bin ich in der Lage, meinen Mitarbeitenden Zielvorgaben zu machen. Und deren Einhaltung auch konsequent einzufordern. Auch kleine Abweichungen der zeitlichen Kalkulation addieren sich auf. Und das schmälert am Ende den Unternehmensgewinn.
„Zielvorgaben sind nichts, was mich zu einem unmenschlichen Arbeitgeber macht“, betont Strasser. „Im Gegenteil: Sie haben positiven Einfluss auf das Teamgefüge. Denn Struktur ist die Abwesenheit von Willkür - und in solch einem Umfeld fühlt sich ein Mitarbeitender wohl. In meinen jungen Jahren im Service habe ich genau das erlebt: Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn ich meine Zeit verplempere. Wenn die aber gut kalkuliert ist und ich aber permanent Sinnvolles tun kann, anstatt zum dritten Mal die Gläser zu polieren, dann gehe ich zufrieden in den Feierabend.“ Solch ein Mitarbeiter kommt zumeist motiviert zur Arbeit, – was übrigens nachweislich positiven Einfluss auf sein Trinkgeld, sprich auf die Kundenzufriedenheit hat.
Zeitfresser eliminieren! – Gilt auch für Unternehmer*innen
Wer sich mit den mannigfaltigen Details rund um Dienstplanung, Buchführung und die ständige Angst vor dem bösen Erwachen bei einer Betriebsprüfung rumschlagen muss, hat erstens zu wenig Zeit, um sich ums Kernprodukt zu kümmern und wird zweitens immer weniger Freude an der eigentlichen Leidenschaft haben. Beides kann den Betrieb unmittelbar schädigen. Im Umkehrschluss bedeutet das: Wer sein Zeitmanagement in Form einer lückenlosen, verlässlichen und intelligenten Personalplanung auf solide Beine stellt, wird augenblicklich sich selbst, seine Mitarbeiter, die Kundenbindung und nicht zuletzt auch den Unternehmenserfolg positiv beeinflussen. Für Lorenz Strasser ist das keine These. Sondern eine Tatsache, die er regelmäßig im Umgang mit seinen Kunden und Pentacode Nutzern gespiegelt bekommt.
Verlässliche und lückenlose Personalplanung spielend leicht gemacht
Während der Führungsjahre in der Gastronomie habe auch er „die Schmerzen des Wachstums“ gespürt - wenn Personalstrukturen immer größer werden und man bei allen gesetzlichen Vorgaben und Fallstricken über ein immer komplexer werdendes System den Überblick behalten muss. „Als Unternehmensberater konnte ich im Anschluss dieses Karriereabschnitts den Blick von außen auf andere Unternehmen werfen“. Und Dabei stellte er fest: „Die Aufgabenstellungen und Probleme der „Großen“ entsprechen fast exakt den Herausforderungen, die sich auch jedem Einzelgastronomen im Alltag stellen. Nur die Gewichtung der Einzelprobleme ist eine andere.“
Vor diesem Hintergrund entstand die Idee, die vielfältigen und rechtlich oftmals komplizierten Aufgaben, die dem Unternehmer gestellt werden, in einer Softwarelösung zusammenzufassen und zu vereinheitlichen. „Dabei war es mir ein besonderes Anliegen, dass ein Anwender die Pentacode App nicht nur intuitiv und beinahe spielerisch bedienen kann, sondern dass die Software auch wirtschaftlich wirksam ist.“ Damit Unternehmer und Führungskräfte sich sicher fühlen können und genügend Zeit haben, gemeinsam mit ihren Teams daran zu arbeiten, was wirklich wichtig ist: gute Produkte, zufriedene Kunden und das Wachstum eines gesunden und zukunftsfähigen Betriebs. Und dabei Zeit sparen.
