Hilfe zur Selbsthilfe

Monday, Jun 29, 2020

Wie Sie SFN-Zuschläge nutzen können, um Lohnkosten zu senken

Mit der Wiedereröffnung der Gastronomie werden die Auswirkungen der „Neuen Normalität“ in der ersten Instanz erfahrbar. Allein die vorgeschriebenen Tischzusammensetzungen und Abstandsregeln führen in vielen Fällen zu einer Halbierung der einstmals vorhandenen Sitzplätze und damit schon rechnerisch zu einer Halbierung der bisherigen Umsätze. Hinzu kommt noch der psychosoziale Faktor durch die erhöhte Vorsicht vieler Gäste, aufgrund derer viele aus Furcht vor Ansteckung eine vermeintliche Menge meiden werden. Das entsprechende Verhalten ist über mehr als zwei Monate hinweg eingeübt worden.

Die gute Nachricht hierbei ist, dass schnell Erlerntes auch schnell wieder vergessen wird. Es ist anzunehmen, dass sich das Sozialverhalten deshalb einigermaßen zügig wieder „normalisieren“ wird. Mittlerweile gibt es im Netz auch eine Vielzahl zum Teil sehr kreativer Ideen, wie ein Gastraum trotz ausgedünnter Bestuhlung so gestaltet werden kann, dass er nicht wie eine Quarantänestation wirkt, sondern als Ort der Gastlichkeit und des Wohlbefindens empfunden werden kann.

Was jedoch bleibt, ist Umsatzverlust in einer Größenordnung, welche viele Betriebe schlicht in die Insolvenz treiben kann – sofern keine wirksame Gegenwehr erfolgt. Manche erheben eine „Corona-Pauschale“ als neue Art des Gedeckpreises, andere heben die Preise an, wieder andere entdecken das „Seating“. Mit „Seating“ sei hier nicht das Platzieren der Gäste gemeint, sondern die Vergabe von Zeitfenstern, um einen höheren Sitzplatzumschlag und damit höheren Umsatz zu erzielen. Welche Maßnahme geeignet ist, hängt vom jeweiligen Betrieb, seiner Gästestruktur und seiner Auslastung ab. In vielen Fällen wird eine moderate Mischung der vorhandenen Möglichkeiten zum relativ besten Ergebnis führen. Doch das Ergebnis wird nur relativ gut bleiben, denn auch im günstigsten Fall wird nicht der Umsatz die Segel blähen, sondern werden die Kosten den Gastronomen vor sich hertreiben.

Und da die größte Kostenposition in so gut wie jedem gastronomischen Betrieb die Personalkosten sind, kommen wir hier zum ersten unserer Vorschläge, wie Personalkosten gesenkt werden können – durch die Änderung bestehender Gehaltsstrukturen.

Möglichkeiten und Grenzen von Zuschlagszahlungen

Manche Ihrer Mitarbeiter werden Sie nicht halten können, weil es der Umsatzrückgang nicht erlaubt, andere – wenn wohl auch nur relativ wenige - werden gehen, weil sie eine Stelle finden, bei der der Anteil der Kurzarbeitszeit geringer ist und so einen höheren Verdienst ermöglicht. Doch der „Umbau“ der Belegschaft durch Fluktuation schafft auch die Möglichkeit, die Zusammensetzung von Gehältern neu zu regeln.

Unter Berücksichtigung der Arbeitgeberanteile an der Sozialversicherung entstehen Lohnnebenkosten von bis zu 42%. Hierbei nicht berücksichtigt sind die noch zusätzlichen Beiträge zur Berufsgenossenschaft. Dies heißt, dass von jedem Euro gesamten Lohnaufwand für den Arbeitgeber nur 58 Cent beim Mitarbeiter ankommen, die von diesem dann noch zu versteuern sind. Ein vom Mitarbeiter zu versteuerndes Einkommen von 2.000 € kostet den Arbeitgeber somit bis zu 2.840 €.

Viele, doch lange nicht alle Gastronomen wissen von der Möglichkeit, Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge – abgekürzt „SFN-Zuschläge“ - sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei zum Gehalt hinzu zu zahlen. Im Rahmen der gesetzlichen Grenzen kommt jeder Euro Zuschlag ohne Abzüge beim Mitarbeiter an. Ein Euro Arbeitgeberaufwand entspricht somit einem Euro Nettolohn für den Arbeitnehmer.

Diese Zuschläge können wie folgt erhoben werden:

ZUSCHLAGSZEITRÄUME ZUSCHLAG AUF GRUNDLOHN
Nacht (20:00 – 06:00) bis 25%
Nacht (00:00 – 04:00)* bis 40%
Sonntag (Ganztägig**) bis 50%
Feiertag (Ganztägig**) bis 50%
01.05 (Ganztägig**) bis 150%
24.12. (ab 14:00**) bis 150%
25.12. (Ganztägig**) bis 150%
26.12. (Ganztägig**) bis 150%
31.12. (ab 14:00**) bis 125%
*sofern die Tätigkeit vor 00:00h aufgenommen wurde
**inklusive 00:00 - 04:00 am Folgetag, falls Arbeit vor 00:00 begonnen hat

Selbst wenn die SFN-Zuschläge abgabenfrei beim Arbeitnehmer ankommen, würden sie als Hinzuzahlung jedoch die Lohnsumme für den Arbeitgeber erhöhen. Dies ist also für den Fall einer Lohnerhöhung geeignet, dient aber nicht zur Senkung der Lohnkosten.

Zuschlagszahlungen anders gedacht

Ein Lohnmodell basierend auf der Zahlung von SFN-Zuschlägen lässt sich jedoch auch anders denken. Hierfür möchten wir ein Beispiel anführen, das sehr häufig der Realität in der Gastronomie entspricht. In der Gastronomie streben viele, wenn nicht sogar der überwiegende Teil der Arbeitnehmer ein möglichst hohes Nettogehalt an. Viele formulieren diese Netto-Erwartung auch entsprechend eindeutig.

Nehmen wir als Beispiel einen Mitarbeiter, der bei einer 40-Stunden-Woche regelmäßig in der Zeit von 17 Uhr bis 1 Uhr, dabei jeden zweiten Sonntag und pro Jahr an 8 Feiertagen arbeitet und eine Gehaltsvorstellung von 2.000 € netto einbringt. Nehmen wir weiter an, der Mitarbeiter sei 28 Jahre alt, unverheiratet und konfessionslos.

Bei Sozialabgaben von gesamt von etwa 613 € und Lohnsteuer inkl. Soli von knapp 445 Euro kostet dieser Mitarbeiter den Arbeitgeber 3.050 € / Monat. Sein Arbeitgeberbrutto liegt bei 17,65 €, netto erhält er 11,55 €.

Geht man von 2.000 € Nettogehalt aus und rechnet in dieses Nettogehalt jedoch die möglichen Zuschläge hinein, so erhält er etwas mehr als 540 € an sozialversicherungs- und lohnsteuerfreien Zuschlägen. Ein AN-Bruttolohn von 12 € führt so zu einem Nettolohn von 11,53 €.

In Summe erspart dieses Modell dem Arbeitgeber etwa 300 € / Monat bei gleichem Auszahlungsbetrag an den Mitarbeiter. Selbst bei kleineren gastronomischen Betrieben erreichen die jährlichen Einsparungen deshalb schnell einen 5-stelligen Wert.

Da Sie Ihren Betrieb kennen und somit einen Überblick über die gängigen Einsatzzeiten Ihrer Mitarbeiter haben, lässt sich dieses Modell sehr passgenau auf Ihr Unternehmen umlegen. Ihr Steuerberater sollte in der Lage sein, entsprechende Berechnungen durchzuführen.

Wenn Sie Kunde von Pentacode sind, senden wir Ihnen gerne ein digitales Formular zu, mit dem Sie die entsprechenden Berechnungen auf einfache Weise selbst durchführen können. Senden Sie uns hierzu eine kurze Email an kontakt@pentaco.de.

Pauschale Vorauszahlungen von Zuschlägen

Der Nachteil bei der Zahlung von SFN-Zuschlägen ist, dass im Regelfall die Höhe des Auszahlungsbetrages in Abhängigkeit von den tatsächlichen Einsatzzeiten und der Anzahl an gearbeiteten Nachtstunden, Feiertagen und Sonntagen schwankt. Doch auch diese Schwankungen lassen sich durch die Vereinbarung einer „unterjährigen pauschalen Vorauszahlung“ vermeiden.

Zuschläge dürfen normalerweise nur für tatsächlich geleistete Arbeitszeiten gezahlt werden. Der Gesetzgeber erlaubt jedoch die Vorauszahlung von Zuschlägen während eines Jahres unabhängig von den tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten. Dies können Sie sich zunutze machen und zu einer gleichbleibenden Auszahlung gelangen. Auch hierzu ein Bespiel:

Sie ermitteln für einen Mitarbeiter auf Basis der zu erwartenden Einsatzzeiten Zuschläge von durchschnittlich 200 € / Monat. In der Realität wird dieser Mitarbeiter in manchen Monaten weniger, in anderen wiederum mehr als 200 € an Zuschlägen erwerben. Davon unabhängig zahlen Sie ihm jedoch regelmäßig die 200 € aus, da eine Über- oder Unterschreitung während des laufenden Jahres ohne Belang ist. Sollte am Jahresende eine Überzahlung festgestellt werden, der Mitarbeiter also mehr Zuschläge erhalten haben als ihm laut Ihrer Arbeitszeitdokumentation zusteht, so muss dieser Überzahlbetrag mit der Lohnabrechnung Dezember „nachverbeitragt“ werden. Hat ein Mitarbeiter am Jahresende mehr Zuschläge erworben, als ihm vorausbezahlt wurden, müssen diese ausgezahlt werden.

Von entscheidender Bedeutung bei diesem Modell ist deshalb - wie in jedem Fall der Bezahlung von SFN-Zuschlägen – ein gutes „Monitoring“ und eine exakte und verlässliche Arbeitszeitdokumentation. Doch die fordert der Gesetzgeber ohnehin ein. Nachdem Ihnen die Mühe der Arbeitszeitdokumentation aber bereits aufgebürdet worden ist, sollten Sie sich überlegen, ob Sie aus ihr nicht auch einen echten Nutzen für sich selbst ziehen wollen.

Geringfügig Beschäftigte

Da SFN-Zuschläge sozialversicherungs- und lohnsteuerbefreit sind, können sie auch geringfügig Beschäftigten über die Lohngrenze von aktuell 450 € / Monat hinaus hinzugezahlt werden. Wie hilfreich dies sein kann, sei an einem weiteren Beispiel gezeigt:

Sie beschäftigen einen Koch als Aushilfe, der immer sonntags bei Ihnen arbeitet. Hierfür erhält er 15 Euro / Stunde. Bei einer Lohngrenze von 450 Euro können Sie ihn für 30 Stunden im Monat beschäftigen.

Wenn Sie mit diesem Koch einen Stundenlohn von 10 € zuzüglich die maximalen Sonntagszuschläge von 50% vereinbaren, erhält er 10 € Lohn + 5 € Zuschläge, also wieder 15 €.

Da die Zuschläge der Lohngrenze nicht hinzugerechnet werden, steht Ihnen dieser Mitarbeiter nun 45 Stunden / Monat zur Verfügung, ohne dass sich die Lohnnebenkosten erhöhen würden.

Was sich hier möglicherweise kompliziert liest und zweifelsohne trockene Materie ist, ist in der Durchführung jedoch eine einfache Weise, Ihre Lohnkosten um 10% oder auch mehr zu senken. Der Wirkungsgrad hängt von den Öffnungszeiten Ihres Betriebs und damit von den Einsatzzeiten Ihrer Mitarbeiter ab. Sollte Ihre Gastronomie abends, an Wochenenden und an Feiertagen geöffnet haben, sind die Potentiale in jedem Fall erheblich.

Im Augenblick arbeiten die meisten Gastronomen gegen den Verlust an. Es versteht sich von allein, dass eine optimierte Gehaltsstruktur den Umsatzverlust, den viele Betriebe erleiden, nicht wett machen kann. Sie macht jedoch alle Maßnahmen, die Sie in Planung und Durchführung ergreifen, umso effektiver. Was Sie im Bereich der Planung konkret, schnell und unmittelbar wirksam unternehmen können, erfahren Sie in unserem nächsten Newsletter.

Der Effekt einer optimierten Gehaltsstruktur wird sich deutlicher zeigen, je mehr Ihr Betrieb wieder eine Auslastung erreicht, die jener vor dem Lock down wegen Covid-19 ähnelt. Je mehr der Umsatz wieder steigt, desto größer wird die Gewinnspanne, die durch die Einsparung an Lohnnebenkosten entsteht. Während Sie heute vielleicht noch gegen den Verlust arbeiten, wird die sehr einfach durchzuführende Veränderung der Art, wie sich die Gehälter Ihrer Mitarbeiter zusammensetzen, zur Erhöhung Ihrer Gewinnspanne führen. In einer hoffentlich nicht allzu fernen Zukunft kann Ihr Unternehmen allein schon auf diese Weise profitabler werden, als es selbst zu seinen besten Zeiten jemals war.

Das einzige, was Sie hierfür zu tun haben, ist den Willen zu finden, die Veränderung herbei zu führen.

Stay well and stay tuned!

Ihr Pentacode Team