Das EuGH-Urteil von 2019 verpflichtet jedes Unternehmen innerhalb der europäischen Union zur Einführung einer objektiven Erfassung von Arbeitszeiten. „So weit so schlimm“, wie mancher denken mag. Allerdings muss dieses Gesetz erstens auf Länderebene noch umgesetzt werden und zweitens wird das nicht morgen oder übermorgen geschehen. Der gesetzliche Zwang zum Handeln lässt jedem Unternehmer also noch Zeit. Allein aus rein wirtschaftlichen Gründen sollte jedoch niemand warten, bis ihn der Gesetzgeber in die Haftung nimmt. Was mit wirtschaftlichen Gründen gemeint ist, wollen wir im Folgenden anschaulich machen.
Der wirtschaftliche Mehrwert: Wer Zeit erfasst, spart Personalkosten
Arbeitszeit ist im Regelfall das wertvollste Wirtschaftsgut eines Unternehmens. Deshalb sind Lohn- und Gehaltskosten in den meisten Fällen auch die größte Kostenposition eines Unternehmens. Wird Arbeitszeit eingespart, schlägt sich dies bei Stundenlohnempfängern in geringeren Auszahlungslöhnen, bei Festangestellten in weniger Überstunden nieder. Welche Dimension dies annehmen kann, sei anhand der gängigen Methoden der Arbeitszeiterfassung illustriert.
Elektronische Zeiterfassung vs. ungenaue Zettelwirtschaft
Wenn die Arbeitszeit vom Mitarbeiter handschriftlich festgehalten wird, führ dies in den allermeisten Fällen zu relativ „runden“ Arbeitszeiten. Hintergrund hierfür ist, dass der Mitarbeiter tendenziell zu seinen Gunsten rundet. Das tatsächliche Arbeitsende um 22:23 Uhr wird z.B. auf 22:30 Uhr aufrundet. Nehmen wir den Fall eines Unternehmens, in dem an jedem Tag 15 Mitarbeiter beschäftigt sind. Jeder dieser Mitarbeiter würde bei Arbeitsbeginn und Arbeitsende in Summe „nur“ um 10 Minuten runden. Dies führt z.B. bei einem Restaurant mit 30 Öffnungstagen zu ganzen 75 Stunden pro Monat. Legt man den Mindestlohn von 14,40 € (AG-Brutto) zugrunde, führt diese kleinteilige Rundung zu 12.960 € Mehrkosten pro Jahr.
Warum selbst die gute, alte „Stechuhr“ ausgedient haben sollte
Bei Anwendung einer simplen Stechuhr – egal ob mit Papierstreifen oder elektronisch festgehaltenen Stempelzeiten – sieht es nicht besser aus als oben beschrieben. Bei jedem mechanischen oder elektronischen Gerät gilt die sogenannte „Autorität der Zeiterfassung“. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter durch sein „Einstempeln“ den Beginn des Arbeitstages einläutet und durch sein „Ausstempeln“ dessen Ende. Dazwischen entsteht der Arbeitstag in seiner Länge.
Hier liegt das Problem weniger beim gerundeten Arbeitsende, sondern vielmehr beim Anfang. Kommt der Mitarbeiter bei Rückenwind mit dem Fahrrad und stempelt sich deshalb zehn Minuten früher ein, zahlt der Unternehmer. Die Rechnung sieht wie oben aus. Mindestens. Denn diese Rechnung ist bereits äußerst zurückhaltend aufgestellt. Korrekturen von handschriftlichen oder durch Stechuhr erfassten Arbeitszeiten sind zwar grundsätzlich möglich, doch müssen diese im Prüfungsfall plausibel begründet werden. Idealerweise wird eine Korrektur vom Mitarbeiter gegengezeichnet. Unabhängig von jeder Prüfungsthematik ist eine tägliche Überprüfung eines jeden Zeiteintrags erforderlich.
Die Lösung: „Smarte“ Zeiterfassung
Eine wirklich dienliche Zeiterfassung funktioniert zum einen nach Regeln, die das Unternehmen festlegt. Zum anderem überprüft sie der Regeleinstellung entsprechend die Stempelzeiten mit den geplanten Arbeitszeiten. Auf diese Weise wird ein zu früher Arbeitsbeginn ignoriert, jede Verspätung jedoch registriert. Der einzige Punkt, an dem ein Mitarbeiter „Zeit schinden“ könnte, läge beim Arbeitsende. Je nach Regeleinstellung wird das Arbeitsende automatisch spätestens zum geplanten Ende herbeigeführt oder der Mitarbeiter muss buchstäblich warten, um noch ein paar Minuten „herauszuholen“.
Egal wie lange Mitarbeiter hier warten: Die Kosten für eine smarte Zeiterfassung werden immer nur ein Bruchteil der Kosten betragen, die durch eine handschriftliche Aufzeichnung oder die unkritische Hinnahme von Stechuhr-Zeiten entstehen. Spätestens wenn es der Gesetzgeber erzwingt, werden viele Firmen feststellen, dass mancher Zwang tatsächlich ein wirtschaftlicher Segen sein kann. Von den organisatorischen Erleichterungen einmal abgesehen. Dazu jedoch mehr an anderer Stelle. Weswegen wir von Pentacode uns der Thematik der elektronischen Zeiterfassung samt digitalem Personalmanagement eigentlich verschrieben haben, lesen Sie übrigens in diesem Beitrag.
