„Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck.“ - Dieser bekannte und wahrlich richtige Satz gilt auch für die Beziehung zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern. Und ganz bestimmt auch für die Beziehung von Teammitgliedern untereinander. Kommt ein neuer Kollege oder eine neue Kollegin ins Team, bringt das immer eine gewisse Spannung mit sich. Um die ins Positive zu leiten, empfiehlt es sich, ein gut durchdachtes Mitarbeiter-Onboarding zu etablieren. Das spart nicht nur Zeit und damit Geld (denn er oder sie ist dadurch viel schneller optimal einsetzbar), sondern sorgt auch dafür, dass der Neueinstieg zufriedenstellend für alle Beteiligten abläuft. Indem Aufgaben, Ziele und alle Grundlagen für den gemeinsamen Arbeitsalltag im Vorhinein klar kommuniziert wurden. Aber was sollte bei der Planung eines Mitarbeiter-Onboardings alles bedacht werden? Mit diesen fünf Schritten können Unternehmen unabhängig von der Branche neue Kolleginnen oder Kollegen willkommen heißen.
Was heute wichtig ist und morgen relevant sein kann: Wie plant man ein Onbaording?
Im hektischen Arbeitsalltag ist es oft schwer – gerade in kleinen Unternehmen heißt es gerne mal „Das sehen wir dann, wenn der Neue da ist.“ Aber es lohnt sich wirklich, sich mit einem gewissen Vorlauf zu überlegen, was für das Onboarding der konkreten neuen Stelle relevant ist. Beginnend beim Arbeitsplatz und den Arbeitsgeräten: Welche Tools und Accounts müssen freigeschaltet werden? Was muss der oder die Neue zu etwaigen Kunden und/ oder Projekten wissen? Welche gemeinsamen Commitments gibt es bezüglich des Arbeitsalltags – Homeoffice, Urlaubsanträge, Zeiterfassung etc.? Je sorgfältiger die Planung, desto reibungsloser läuft die Einarbeitung im Team ab. Dabei kann es hilfreich sein, wenn man die einzelnen Kapitel des Onboardings auf mehrere Schultern verteilt und eine Art Timetabel für mindestens mal den ersten Arbeitstag erstellt. Der neue Kollege hat so direkt vor Augen, was wichtig ist, bekommt alle Infos geordnet vermittelt und lernt dabei sogar schon einige Teammitglieder im Zweiergespräch kennen.
Sicherheit geben für den ersten Arbeitstag: Das Vorab-Briefing per Mail
Eine wie oben beschriebene, feste Struktur für das Onboarding gibt neuen Talenten in der Regel Sicherheit. Sie bekommen den Eindruck in ein Team zu gelangen, das gut vorbereitet und gut organisiert ist. Feste Onboardingabläufe dürfen und sollten also durchaus im Vorhinein transparent kommuniziert werden.
Zum Beispiel per Mail ein paar Tage vor dem ersten Arbeitstag. Wann geht das Onboarding los? Gibt es eine Kleiderordnung, einen konkreten Ansprechpartner? Wie läuft der Tag ab? Jemanden mit allen nötigen Infos zu versorgen, trägt nachhaltig zur Willkommenskultur bei.
Willkommen heißen, nicht nur in Worten
Natürlich: der Arbeitsplatz ist nicht der Vereinsstammtisch. Dennoch geht es auch darum, dem neuen Mitarbeiter zu vermitteln, dass er nicht nur als Experte seines Bereichs, sondern auch als Mensch willkommen ist. Eine kleine Geste mit großer Wirkung könnte also zum Beispiel ein Präsent sein, das er oder sie am ersten Arbeitstag am neuen Arbeitsplatz findet. Vielleicht ein Gutschein für das nahegelegenen Café mit ein paar persönlichen Tipps zur Lunchkarte vom Chef. Vielleicht ein Bilderrahmen für das Foto der Familie, eine schöne Topfpflanze, eine Einladung zum Feierabendbier mit ein paar persönlichen Zeilen von den Kollegen? Am Ende zählt nur eins: der Gedanke. Und das Gefühl, dass sich jemand um einen Gedanken gemacht hat.
Nur ein vollständiger Arbeitsplatz ist ein guter Arbeitsplatz
Nichts ist so ärgerlich (und auch ein bisschen peinlich für das Unternehmen), als wenn man die ersten Tage im neuen Job damit verbringt, alles zusammenzusuchen, damit man überhaupt erst seine eigentliche Arbeit machen kann: Materialien, Werkzeuge, Zugänge – aber auch ganz banal: Computer, Passwörter, Stifte, Block, Post-Its (ja, es gibt noch Menschen, die Dinge mit der Hand aufschreiben). Fehlt etwas, ist das kein Weltuntergang. Fehlt vieles, muss sich der neue Kollege mühsam alles zusammensuchen. Das kann ihn oder sie (zurecht) schnell frustrieren. Also am besten eine Liste machen und sie vorbereiten (lassen). Das Gute: Solche eine Liste erarbeitet man ähnlich wie die Onboarding-Struktur lediglich einmal - profitiert vom positiven Effekt aber nachhaltig bei jedem folgenden Neuzugang im Team.
Gute Kommunikation vom Anfang bis zum Ende des Onboardings
Nicht alle Menschen sind die geborenen Kommunikationsprofis. Manchen fällt es vielleicht schwer, den oder die neue Kollegin im Team willkommen zu heißen. Sorgen Sie also für einen geeigneten und gelösten Rahmen. Z.B. bei einem lockeren Willkommensfrühstück am ersten Arbeitstag. Dabei kann sich jeder im Team kurz vorstellen und auch der Neuzugang kann direkt allen auf einmal „Hallo“ sagen und muss nicht jedem an der Kaffeemaschine seinen Werdegang aufs Neue erläutern. Unterhaltsam kann es auch sein, wenn man dem Team im Vorhinein den Lebenslauf zukommen lässt und der neue Kollege stellt Ihnen Fragen zu sich selbst.
Wie das Ritual zum ersten Zusammenkommen auch gestaltet wird: Es löst mögliche Barrieren und liefert allen Beteiligten die Voraussetzungen für einen guten Einstieg in die kollegiale Zusammenarbeit. Der Beginn einer guten Kommunikation im Onboarding. Und was ist das Ende? Erst wenn der neue Kollege oder die neue Kollegin sich zum Ende der Probezeit als vollwertiges Mitglied im Team fühlt, haben alle Maßnahmen gegriffen. Zusätzlich zu einer überlegten Onboarding Strategie ist es hilfreich, jedem Neuzugang einen Mentor für Rückfragen an die Seite zu stellen. Und mit regelmäßigen Feedbackgesprächen den Vorschritt der Eingliederung ins Team nachzuhalten.
