In unserem vorherigen Blogartikel haben Sie bereits erfahren, wie Sie durch vorrausschauende Dienstplanung Überstunden verhindern können, bevor sie überhaupt entstehen. Hier hört das Potenzial guter Dienstplanung aber noch lange nicht auf - in diesem Artikel erfahren Sie weitere Möglichkeiten betriebliche Abläufe zu optimieren und Personalkosten zu sparen.
Die zwei mächtigen Werkzeuge für größeren Unternehmenserfolg
Personalkosten entstehen durch Arbeitszeiten mal Lohn. An den Löhnen werden Sie als Unternehmer nicht „drehen“ können. Der Hebel, der Ihnen jedoch zur Verfügung steht, ist der Stundenaufwand. Um Personalkosten zu senken, bestand die Aufgabe im Kern schon immer darin, sogenannte „Leerlaufzeiten“ zu vermeiden, dadurch den Stundenaufwand herabzusetzen und am Ende Lohnkosten einzusparen. Richtiges Zeitmanagement beginnt deshalb bereits mit der Planung. Diese orientiert sich idealerweise an einem vorgegebenen Stundenaufwand. So können bereits bei der Planung unproduktive Arbeitszeiten vermieden werden.
Planung nach Kennzahlen
Oder: Malen nach Zahlen für den Dienstplaner
Zum Zeitpunkt der Planung sind die vorgesehenen Einsatzzeiten der Mitarbeiter im Grundsatz eine Investition in den zu erwartenden Umsatz. Zu Kosten werden die geplanten Arbeitszeiten erst, wenn sie in Anspruch genommen worden sind. Wirklich wirkungsvolle Planung hat ein Ziel vor Augen und beschreibt den Weg, um dieses Ziel zu erreichen. Ein wichtiges Ziel ist die Vermeidung von Leerlaufzeiten, also Zeiten, die Mitarbeiter zwar mit Beschäftigung zubringen, jedoch keinen produktiven Beitrag leisten.
Wir zeigen Ihnen die Planung anhand eines Restaurantbetriebes. Sollten Sie in einer anderen Branche arbeiten, denken Sie sich bitte einfach die Abteilungen entsprechend anders. Die Prinzipien der Planung ändern sich nicht. Die hier gezeigten Abbildungen stammen aus unserer Software Pentacode. Ein zumindest ähnliches Ergebnis können Sie auch mithilfe von Excel erzielen. In einem unserer nächsten Newsletter werden Sie die Möglichkeit erhalten, eine entsprechende Vorlage zu Ihrer Verwendung herunterzuladen.
... und damit nun zur Planung:
Dienstplanung bei Mehrschichtbetrieben
Es gibt eine äußerst wirkungsvolle Weise, überflüssige Stunden zu reduzieren und somit Arbeitszeit und Lohnkosten einzusparen: Geben Sie für jede Abteilung die Anzahl an Stunden vor, an denen sich die Dienstplanung orientieren soll. Ziel dieser Art der Planung ist es, die am Ende zu bezahlende Arbeitszeit zu verringern, indem Mitarbeiter zeitversetzt beginnen und zügig “aussteigen”, sobald es der Geschäftsgang ermöglicht. Die Stundenvorgaben für die einzelnen Wochentage schlägt Pentacode automatisch und selbständig vor. Dafür errechnet die Software den durchschnittlichen Stundenaufwand pro Wochentag und Abteilung aufgrund der historischen Werte. Den Zeitraum für die Durchschnittsberechnung wählen Sie selbst und können ihn auch jederzeit wieder ändern. Ebenso können Sie einen vorgeschlagenen Wert jederzeit überschreiben.
Diese Werte finden sich im Dienstplan wieder und dienen dem Dienstplaner, indem sie ihm ein Ziel vorgeben, an dem er sich orientieren kann. Ein Fortschrittsbalken am Fußende einer Abteilung zeigt dem Dienstplaner, ob er sich innerhalb der Vorgaben befindet oder diese überschreitet.
Der “Charme” dieser Art der Planung liegt darin, dass ein Dienstplaner Anhaltspunkte hat, an denen er sich orientieren kann.
Der Dienstbeginn kann immer verbindlich geplant werden. Das Ende eines Arbeitstages jedoch kann vom Geschäftsverlauf abhängen und unverbindlich sein. Allerdings kennt jeder Unternehmer seinen Betrieb. Die Erfahrung vieler Anwender von Pentacode zeigt jedenfalls, dass ein Dienstende zwar nur näherungsweise, im Durchschnitt aber überraschend zutreffend angenommen werden kann.
Bei der Planung muss natürlich berücksichtigt werden, dass es auch Arbeiten gibt, die unproduktiv, aber trotzdem wichtig sind. Dies umfasst alle Tätigkeiten, die zwar nichts zum Umsatz beitragen, aber für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes notwendig sind. Seien Sie bei der Vorgabe von Stunden vor allem zu Beginn aber ruhig ein bisschen mutig, indem Sie die Ziele etwas enger setzen. Untersuchungen haben gezeigt, dass teilweise mehr als 10% der Arbeitszeit überflüssig zugebracht werden. Möglicherweise auch in Ihrem Betrieb.
Fazit
Diese Arbeit erscheint Ihnen mühevoll?
In diesem Fall ein Wort zur Wirksamkeit: Nehmen wir an, in Ihrem Betrieb arbeiten z.B. 6 Mitarbeiter im Durchschnitt täglich 8 Stunden. Nehmen wir weiter an, dass Sie lediglich 2 Stunden/Tag einsparen, weil Sie Mitarbeiter etwas zeitversetzt einsteigen lassen und einzelne Dienste früher beenden, weil es der Geschäftsgang erlaubt. Diese zwei Stunden entsprechen nur 4% der täglichen Arbeitszeit. Oder nochmals in anderen Worten: Sie sparen in diesem Fall bloß jede 25-ste Stunde ein. Wenn Sie nur Mindestlohn bezahlen, macht das in Summe über 877 € pro Monat oder über 10.500 € pro Jahr aus.
Für keine 15 Minuten Arbeit pro Woche ist das ein durchaus passabler Unternehmerlohn. Und nur 4% Zeitersparnis liegt im Normalfall deutlich unterhalb der Möglichkeiten.
