Längst ist Kommunikation am Arbeitsplatz nicht mehr auf Telefon, Mail und Meeting beschränkt. Teamchats, Tools zum Projekt- und Aufgabenmanagement, Videocalls … Wer im digitalen wie analogen “Kommunikationsgewusel” den Durchblick behalten und in seiner Kommunikation zielführend vorankommen will, muss sich ein System erarbeiten. Und da jeder anders arbeitet und kommuniziert, muss das ein individuelles System sein. Dennoch gibt es Regeln, die für jeden die Chance bergen, seine Kommunikation im Arbeitsumfeld zu verbessern. Und damit Missverständnisse und/oder Stresssituationen zu vermeiden. Dieser Artikel soll eine Einladung sein, die eigene Art der Kommunikation anhand der folgenden Punkte zu überdenken und zielführender zu gestalten. Denn wer schneller und stressfreier ans (Kommunikations-)Ziel kommt, hat mehr Zeit für gewinnbringende Aufgaben. Zum Beispiel die Erstellung eines Dienstplanes, der Personalkosten spart. Wobei: Dafür gibt’s ja Pentacode . Aber dazu später mehr …
Kommunikationskanäle individuell und ganz bewusst nutzen
Das persönliche Gespräch, lieber anrufen oder doch vorab eine Mail? Welchen Kanal man wählt, hängt zum einen von der Situation ab. Wichtige Gespräche sollte man wenn möglich immer persönlich führen. Chats, Teamtools und Co. eignen sich für den sehr unmittelbaren Informationsfluss. Zum anderen sollte man bei der Wahl des Kommunikationskanals den Empfänger bedenken. Wie kommuniziert dieser am liebsten? Manche Menschen besprechen Dinge gerne im Telefonat, statt viele Nachrichten hin und her zu schicken. Andere werden ungern mit Themen im direkten Kontakt konfrontiert, wollen sich lieber im Vorhinein Gedanken dazu machen. Ihnen schreibt man am besten eine Mail oder Nachricht mit dem anstehenden Thema, der Aufgaben- oder Fragestellung und bittet um einen Termin.
Wer solche Gewohnheiten und Vorlieben seiner Kollegen, Kunden, Partner kennt und akzeptiert, wird es in der Kommunikation mit ihnen leichter haben. Hat man einen Kanal für ein bestimmtes Thema ausgewählt, sollte man außerdem dabei bleiben. Wenn die Absprache zum Firmenevent per Mail stattgefunden hat, einer der Beteiligten aber zwischendurch Updates via Intranet teilt, gehen Infos verloren. Das verursacht unnötigen Stress.
Sich seinen nonverbalen Signalen bewusst werden
Haben Sie sich nach einem Gespräch, das inhaltlich eigentlich positiv verlaufen ist, schon einmal gefragt, weshalb Sie mit einem negativen Gefühl rausgegangen sind? Vielleicht hatte es mit der Körpersprache des Gegenübers zu tun. Wer mit verschränkten Armen und versteinerter Miene die Fortschritte des Projektes lobt, der wird seine Gesprächspartner bestenfalls verwirren. Schlimmstenfalls wird er ihnen vor den Kopf stoßen. Da rund 90 Prozent des gesendeten Inhalts unserer Gespräche non-verbal vonstatten geht, ist es essentiell, dass wir sensibel sind für unsere Mimik, Blickverhalten, Körperhaltung und Co.
Im hektischen Alltag fällt es leider gerne hinten über. Gemessen an dem Effekt, den unsere Körpersprache hat, lohnt es sich aber ganz bewusst an sich zu arbeiten: Mit den Gedanken in der konkreten Gesprächssituation bleiben und nicht schon zu den nächsten To-Dos wandern. So bleiben mehr Kapazitäten für eine bewusste Kommunikation – die verbale und non-verbale.
Nur wer zuhört, führt erfolgreiche Gespräche
In den allermeisten Fällen geht man mit einer ganz eigenen Zielsetzung in ein Gespräch. Man hat seine Punkte und die will man klären. Und zwar möglichst schnell. Denn gleich geht’s ja schon wieder in den nächsten Termin. Also tendiert man dazu, die eigenen Punkte vorzutragen. Sich die Zeit zum Zuhören nehmen – das gelingt nur wenigen.
Gerade im eng getakteten Arbeitsalltag, in dem man von allen Seiten mit Infos und Nachrichten beschossen wird, ist es wichtig, sich für Besprechungen realistische Zeitfenster einzuplanen. Sodass man nicht nur selber (aus)sprechen, sondern dem Gegenüber auch wirklich zuhören kann. Denn: Wer aktiv zuhört und Rückfragen stellt, erzielt einen qualitativ guten Konsens und verhindert Missverständnisse, die das konkrete Gespräch, das Projekt und sogar die Arbeitsbeziehung sabotieren könnten.
Statt „aus dem Bauch heraus“: besonnen und auf Fakten basierend kommunizieren
Ein Vorwurf, eine Kritik, vielleicht war es auch einfach nur eine ungünstig formulierte Feststellung: Wenn sich eine im Gespräch beteiligte Person persönlich angegriffen fühlt, ist erst einmal wichtig herauszufinden, ob der Affront wirklich initiiert war. Reagiert man im Affekt, kann aus einer banalen Situation, die vielleicht sogar auf einer reinen „gefühlten Wahrheit“ basiert, ein Streit werden. Und der ist im beruflichen Kontext, in dem es nicht in erster Linie um Beziehungsarbeit, sondern um Projekt- und Unternehmensziele geht, alles andere als förderlich. Denn er hält auf. Wenn man sich in hitzigen Situationen aber dazu anhält, besonnen zu reagieren – zum Beispiel, indem man das Gesagte erst einmal zur Kenntnis nimmt und sich damit zurückzieht, um seine Gedanken zu ordnen, kann in der Regel zu einem späteren Zeitpunkt Missverständnisse, andere Standpunkte und gemeinsame Kompromisse leichter eingehen.
Mit Zielsetzung kommunizieren & Zwischenschritte festhalten
Wenn ein Meeting erst einmal begonnen und alle Beteiligten in Fahrt sind, ist eine Stunde schnell um. Zeit kostet ja aber bekanntlich Geld. Ärgerlich also, wenn die Kernaussagen nicht festgehalten wurden und die gemeinsamen Erkenntnisse im Sand verlaufen. Die Zeit aller Teilnehmer wird verschwendet, was der intrinsischen Motivation gar nicht gut tut.
Passiert das häufig, kann im Team ein kollektiver Kommunikationsfrust auftreten. Abgesehen davon, dass gemeinsame Projekte und Unternehmensziele nur langsam Fortschritt machen. Besser also man fragt sich im Vorhinein: Was genau will ich eigentlich (im Gespräch oder mit der geschriebenen Nachricht) erreichen / erfahren / initiieren? Wer weiß, worauf er hinaus will, drückt sich klar aus und hat die besten Voraussetzungen, um effektiv zu kommunizieren.
Einziges Problem ist dann noch: sich selber kann man zur zielführenden Kommunikation anhalten. Das Gegenüber aber nicht unbedingt. Wenn Kollegen, Kunden oder Partner zum Ausschweifen neigen, ist es besonders wichtig, dem Gespräch genau zu folgen und die wichtigen Informationen herauszufiltern. Indem man Rückfragen stellt und Schlüsselinformationen zusammenfassend formuliert, hält man „Meilensteine“ der gemeinsamen Kommunikation fest. Und sorgt dafür, dass alle Teilnehmer auf einem Nenner sind. Das hilft, Missverständnisse im Keim zu ersticken. Zum Beispiel, wenn man mal wieder im Team Befindlichkeiten rund um den aktuellen Dienstplan bespricht …
Stressfrei kommunizieren und arbeiten mit den richtigen Tools
In dieser Hinsicht ist übrigens auch unser Personalplanungstool eine gut gemeinter Tipp in Sachen Kommunikationsoptimierung. Von der automatischen Dienstplanerstellung bis zur Lohnkostenvorbereitung: Pentacode eliminiert viele stressbringende Kommunikationsanlässe per se. Mehr zu den Vorteilen des technisch umfangreichsten Tools zur Personalplanung, das es derzeit auf dem Markt gibt, lesen Sie auf unserer Homepage.
