Dienstplan

In diesem Hilfeartikel erfahren Sie, wie Sie selbst komplexe Dienstpläne schnell und einfach erstellen können. Wenn Sie Ihren ersten Dienstplan erstellen, werden Sie feststellen, dass sich Ihnen alles, was hier als Text beschrieben ist, sehr intuitiv erschließen wird. Lesen Sie bitte trotzdem diesen Artikel und fangen Sie dann einfach mit dem Schreiben an!

Die Dienstplanansicht in Pentacode zeigt Ihnen standardmäßig eine Woche von Montag bis Sonntag in tabellarischer Ansicht. Abteilungen werden untereinander in der Reihenfolge dargestellt, die Sie unter Einstellungen / Arbeitsbereiche definiert haben. In den jeweiligen Abteilungen erscheinen jeweils alle Mitarbeiter, denen mindestens eine Position in dieser Abteilung zugewiesen ist.

Mitarbeiter Sortieren

Standardmäßig erscheinen Mitarbeiter in der Reihenfolge, in der sie in Pentacode angelegt wurden. Um die Position eines Mitarbeiters nach oben oder unten zu verschieben, fahren Sie mit der Maus über Bild/Namen des Mitarbeiters und klicken Sie den oder Pfeil.

Zeitraum Wechseln

Den Zeitraum wechseln Sie in der Kalenderansicht (mittig oben). Dort können Sie mit den Pfeiltasten zwischen Wochen wechseln oder mit einem Klick auf den Kalender einen beliebigen Zeitraum auswählen.

Größere Zeiträume können nützlich sein, wenn Sie den Dienstplan für mehrere Wochen oder einen ganzen Monat im Voraus erstellen.

Den Dienstplan für die nächsten 3 Wochen auf einen Blick? Kein Problem!

Dienstplannotizen hinzufügen

Wollen Sie ihrer Belegschaft weitere Informationen zum Tagesgeschäft, wichtige Neuerungen oder eine einfache Erinnerung zukommen lassen? All das können Sie über die Tagesnotizen erledigen. Diese können Sie einfach in der Dienstplanübersicht erstellen.

  1. Fahren Sie mit dem Cursor über einen Tag der ausgewählten Woche.
  2. Klicken Sie auf Notiz .
  3. Geben Sie die Nachricht an ihre Mitarbeiter ein.
  4. Wählen Sie den Zeitraum aus, in der die Notiz angezeigt werden soll - standardmäßig ist das nur der ausgewählte Tag.
  5. Wählen Sie die Abteilungen aus, welche die Notiz sehen sollen.
  6. Mit Speichern wird die Notiz ihren Mitarbeitern angezeigt.
Ihre Mitarbeiter sollen mit einer Lieferung rechnen? Mit einer Dienstplannotiz sind sie schnell erinnert.

Dienstplannotiz löschen

Um die Notiz eines oder mehrerer Tage zu löschen klicken Sie einfach über die Notiz in der Dienstplanübersicht. Nun können Sie zum einen die Notiz bearbeiten, durch einen Klick auf den -Button können Sie die Notiz aber auch komplett löschen.

Dienstplan-Tabs

Mithilfe der Dienstplan-Tabs in der oberen linken Ecke des Dienstplan können Sie schnell zwischen verschiedenen Standorten und Filtern wechseln.

Tab Bearbeiten

Sie können Ihre vorhandenen Dienstplan-Tabs bearbeiten, indem Sie den Tab auswählen und auf das Symbol klicken. Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster, in dem Sie den Namen und die Filter für diesen Tab wählen können (mehr über Dienstplan-Filter erfahren Sie unter Filtern & Suchen). Um den Bearbeitungsvorgang zu beenden, klicken Sie einfach irgendwo außerhalb des Popovers.

Neuen Tab Erstellen

Einen neuen Tab erstellen Sie, indem Sie auf den Button mit dem aktuellen Tab und anschließend auf klicken. Es wird automatisch ein neuer Tab hinzugefügt und es öffnet sich das Bearbeitungsfenster.

Tab Löschen

Um einen Tab zu löschen, öffnen Sie das Bearbeitungsfenster und klicken auf den -Button in der rechten oberen Ecke.

Da immer mindestens ein Tab existieren muss, ist der Löschen-Button deaktiviert, falls Sie nur ein Tab haben.

Filtern & Suchen

Beim Arbeiten mit mehreren Abteilungen und Dutzenden von Mitarbeitern kann das Dienstplan-Schreiben schnell zu einer unübersichtlichen Angelegenheit werden. Pentacodes Dienstplan-Filter erlauben Ihnen, die Anzeige auf bestimmte Abteilungen, Eintragsarten und sogar Zeiträume zu beschränken. So behalten Sie den Überblick und können ohne Ablenkung arbeiten. Der Filter ändert dabei jedoch nichts an den Einträgen im Dienstplan! Sehen Sie jeden Tab als eine spezielle Brille mit eigenen Filtern, um nur das aktuell Relevante im Dienstplan zu sehen.

Um die Filter-Einstellungen eines Tabs zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol (Siehe auch Tab Bearbeiten).

Mit Abteilungs- und Zeitfiltern können Sie sich nur die gewünschten Spätschichten anzeigen lassen.

Tipp: Wechseln Sie häufig zwischen mehreren Filter-Einstellungen? Durch mehrere Dienstplan-Tabs mit verschiedenen Filtern können Sie schnell zwischen unterschiedlichen Ansichten wechseln!

Mitarbeiter Suchen

Wollen Sie schnell einen bestimmten Mitarbeiter finden? Dann geben Sie einfach den Namen oder die Personalnummer in das Suchfeld in der linken oberen Ecke des Dienstplans ein!

Tagesansicht

Der Klick auf einen vorhandenen Dienstplaneintrag oder ein leeres Feld öffnet die Tagesansicht für den entsprechenden Mitarbeiter und Tag. Hier finden Sie Mitarbeiter-spezifische Informationen sowie verschiedene Optionen zur Erstellung, Bearbeitung und Löschung von Dienstplaneinträgen (mehr dazu in den folgenden Kapiteln).

Um zu einem anderen Mitarbeiter oder Tag zu wechseln, klicken Sie einfach in das entsprechende Feld.

Tipp: Mit den Tasten w (auf), s (ab), a (links) und d (rechts) wechseln Sie schnell zwischen Mitarbeitern, Einträgen und Tagen. Diese Tasten sind auf Ihrer Tastatur ähnlich angeordnet wie die Pfeiltasten. So können Sie einfach Ihre linke Hand auf den Tasten ruhen lassen und "blind" zwischen Einträgen, Mitarbeitern und Tagen springen. Über die Esc -Taste schließen sie die Tagesansicht. Probieren Sie es aus!

In der Tagesansicht können Sie Einträge bearbeiten und Informationen zum gewählten Mitarbeiter einsehen.

Dienstzeiten Eintragen

Um manuell eine neue Dienstzeit zu planen, öffnen Sie zunächst die Tagesansicht für den gewünschten Mitarbeiter, Tag und Abteilung (z.B. durch Klicken in das entsprechende Feld). Sollte der entsprechende Tag noch leer sein, öffnet sich automatisch das Menü zur Erstellung eines neuen Eintrags. Andernfalls wählen Sie hier Neue Schicht (Falls ein Mitarbeiter mehrere Positionen in dieser Abteilung einnehmen kann, können Sie die gewünschte Position aus einer Liste wählen). Es öffnet sich ein Formular in dem Sie nun die gewünschte Beginn- und Endzeit eintragen können.

Schichtvorschläge

Die Schichtvorschläge in Pentacode sind ein mächtiges Hilfsmittel, das Ihnen die Erstellung neuer Dienstpläne deutlich erleichtern kann. Das Programm analysiert automatisch Ihre bereits geschriebenen Dienstpläne auf sich wiederholende Planungsmuster und kann so häufig sehr genau vorhersagen, wann und in welcher Position ein Mitarbeiter in einer bestimmten Abteilung und an einem bestimmten Wochentag eingeteilt werden soll. Es gibt zwei Arten von Schichtvorschlägen:

Globale Schichtvorschläge

Auf der rechten Seite des Dienstplans finden Sie die globalen Schichtvorschläge, eine einfache Liste von häufig verwendeten Planzeiten. Damit Ihnen diese angezeigt werden, müssen Sie sie vorher in den Planungshilfen(das -Icon) 'Vorschläge & Favoriten' anwählen. Um einen Eintrag aus einer globalen Schichtvorlage zu erstellen, ziehen Sie diese einfach per Drag & Drop in das entsprechende Feld.

Globale Schichtvorschläge sind per Drag&Drop im Handumdrehen eingetragen.

Schichtvorschläge favorisieren

Klicken Sie auf den Stern neben einem globalen Schichtvorschlag, wird dieser favorisiert. Wenn Sie auf den Stern neben Vorschläge & Favoriten klicken, werden Ihnen nur die favorisierten Schichtvorschläge angezeigt. So können Sie besonders häufig verwendete Schichten ohne Scrollen mehrfach in den Dienstplan einfügen. Ein erneutes Klicken auf den Stern neben dem Schichtvorschlag, entfavorisiert diesen.

Tages- und MA-spezifische Vorschläge

Die intelligentere Variante von Schichtvorschlägen finden Sie in der Tagesansicht im Menü Neuer Eintrag. Hier werden bis zu 5 Vorschläge angezeigt, basierend auf dem Wochentag, die für den Mitarbeiter verfügbaren Positionen und den zuvor in dieser Abteilungen geplanten Dienstzeiten. Klicken Sie auf einen gewünschten Vorschlag, um eine neue Schicht mit den vorgeschlagenen Daten zu erstellen. Anschließend haben Sie selbstverständlich noch die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen.

Tipp: Am rechten Rand jedes Schichtvorschlags sehen Sie eine Ziffer (z.B.: 1). Diese deutet an, dass Sie den Vorschlag über die entsprechende Ziffer auf Ihrer Tastatur wählen können. In Kombination mit den Tasten w s a d (siehe Tagesansicht) können Sie nun rasend schnell arbeiten, ohne die Hände von der Tastatur zu nehmen!

Nicht zugewiesene Schichten

Wenn Sie Schichten besetzen müssen, diese aber keinen konkreten Mitarbeiter zuordnen wollen, können Sie auch "nicht zugewiesene Schichten ausschreiben". Diese werden allen Mitarbeitern als verfügbar angezeigt, die in der gleichen Abteilung tätig sind. Die Mitarbeiter können sich anschließend freiwillig für die Schicht eintragen und diese somit "vom Markt nehmen".

Aktivieren Sie Nicht Zugewiesene Schichten zuerst in den Planungshilfen(das -Icon) mit einem Klick auf das Feld Nicht Zugewiesen . Gehen Sie anschließend wie bei normalen Dienstzeiten vor. Sie müssen lediglich statt eines Mitarbeiters die Zeile "Nicht zugewiesen" auswählen.

So erstellen Sie Schichten, die allen verfügbaren Mitarbeitern der Abteilung zur Auswahl stehen

Fehltage Eintragen

Fehltage wie Urlaub und Krank können auf zwei verschiedenen Wegen eingetragen werden.

Mit Drag & Drop

Wenn Sie in den Planungshilfen (das -Icon) 'Vorschläge & Favoriten' angewählt haben finden Sie auf der rechten Seite eine Liste der im Dienstplan verfügbaren Fehltage Urlaub, Krank, Guttag und Frei. Diese können Sie einfach per Drag & Drop in die gewünschten Felder ziehen.

Über die Tagesansicht

Fehltage können außerdem über das Tagesmenü eingetragen werden. Hierzu öffnen Sie zunächst die Tagesansicht für den gewünschten Mitarbeiter und Tag, und klicken auf die gewünschte Art von Fehltag.

Tipp: Fehltage können auch über die Tastaturkürzel u (Urlaub), k (Krank), g (Guttag) und f (Frei) gewählt werden!

Einträge Verschieben

Möchten Sie eine Schicht einem neuen Mitarbeiter zuweisen oder in einen anderen Tag verschieben? Dies funktioniert ganz einfach über Drag & Drop. Packen Sie einfach den gewünschten Eintrag mit der Maus (linke Maustaste gedrückt halten) und ziehen sie ihn an den gewünschten Ort (linke Maustaste loslassen, um den Vorgang abzuschließen). Pentacode hebt automatisch nur die Mitarbeiter hervor, denen die entsprechende Position zugewiesen ist.

Einträge Duplizieren

Das Duplizieren von Einträgen funktioniert fast identisch wie das Verschieben. Sie packen den gewünschten Eintrag mit der Maus (linke Maustaste gedrückt halten) und ziehen sie ihn an den gewünschten Ort. Wenn Sie nun zusätzlich die alt-Taste gedrückt halten wird der Eintrag nicht verschoben, sondern dupliziert. Es wird an dem neuen Ort ein weiterer Eintrag mit der gleichen Position, Anfangs- und Endzeit erstellt (oder im Fall von Fehltagen mit der gleichen Fehltags-Art).

Einträge Löschen

Um einen Eintrag zu löschen, klicken sie einfach auf das in der rechten oberen Ecke des Eintrags. Dies funktioniert sowohl in der Tabellenansicht als auch in der Tagesansicht.

Tipp: Selektierte Einträge können außerdem über das Tastenkürzel + gelöscht werden!

Veröffentlichen & Teilen

Zwar werden alle Änderungen, die Sie im Dienstplan vornehmen, kontinuierlich und automatisch gespeichert. Aber die Kontrolle, wann Sie diese Änderungen für Ihre Mitarbeiter öffentlich machen, bleibt bei Ihnen.

Achtung: Für das Veröffentlichen von Dienstplänen wird eine explizite Berechtigung benötigt.

Änderungen einsehen und auswählen

Wenn Sie die vorgenommenen Änderungen vor dem veröffentlichen noch einmal einzeln aufgelistet sehen wollen, klicken Sie auf das Symbol am rechten oberen Rand. Es wird Ihnen eine Liste der Änderungen mit dem betroffenen Mitarbeiter und dem Zeitpunkt der Änderung angezeigt.

Sollten Sie nur einen Teil der vorgenommenen Änderungen veröffentlichen wollen, wählen Sie bei einzelnen Änderungen den grünen Haken ab. Abgewählte Änderungen werden nicht veröffentlicht aber weiterhin gespeichert.

Änderungen Veröffentlichen

Im Dienstplan-Menü auf der rechten Seite zeigt Ihnen der orangene Button mit dem Symbol an, wie viele Änderungen seit der letzten Veröffentlichung gemacht wurden. Um diese Änderungen zu veröffentlichen, klicken Sie auf diesen Button. Es öffnet sich ein Bestätigungs-Dialog, in dem alle Änderungen erneut aufgelistet sind. Hier können Sie auswählen, welche Änderungen Sie veröffentlichen wollen. Klicken Sie auf Veröffentlichen zeigt Pentacode an, welche betroffenen Mitarbeiter kontaktiert werden. Die Änderungen sind nun in der Mitarbeiter-App und auf der öffentlichen Dienstplan-Seite einsehbar. Von Änderungen betroffene Mitarbeiter werden automatisch per E-Mail benachrichtigt und erhalten einen Link zu ihrem persönlichen Dienstplan.

Tipp: Um Mitarbeiter von Änderungen an ihrem persönlichen Dienstplan benachrichtigen zu können, wird eine Emailadresse benötigt. Diese können Sie in den Stammdaten der einzelnen Mitarbeiter hinterlegen.

Im Dienstplan-Menü sehen Sie, wie viele Änderungen seit der letzten Veröffentlichung gemacht wurden.

Änderungen zurücksetzen

Im gleichen Menü zum Veröffentlichen von Änderungen können Sie die vorgenommenen Änderungen auch zurücksetzen. Klicken Sie dazu auf Rückgängig machen und bestätigen Sie den Vorgang. Es werden auch hier nur die ausgewählten Änderungen zurückgesetzt.

Dienstplan Teilen

Sie können ihren Dienstplan auch mit Personen teilen, die keinen Zugang zur Mitarbeiterapp haben. Klicken Sie dazu auf den -Button im rechten oberen Eck. Nun zeigt Ihnen Pentacode einen Link an, über den Externe den Dienstplan einsehen aber nicht verändern können.

  • Klicken Sie auf Kopieren , um den Link an anderer Stelle mit strg + V einzusetzen.
  • Klicken Sie auf Versenden , um ihrer Belegschaft eine Email mit dem Link zum Dienstplan zu schicken.

Wichtig! Sie teilen immer nur den Teil des Dienstplans, der Ihnen im Filter des aktuellen Tabs angezeigt wird und bereits veröffentlicht ist (mehr Info siehe Teil-Dienstpläne).

Beispiel: In unserem Tab "Frühschicht" werden Spät- und Managementschichten nicht angezeigt, deshalb sind diese auch nicht Teil des geteilten Dienstplans. Zusätzlich haben wir einige Änderungen geplant, welche wir noch nicht veröffentlicht haben - auch diese werden im geteilten Dienstplan nicht angezeigt.

Im geteilten Dienstplan werden nur Schichten angezeigt, die veröffentlicht und Teil des geteilten Dienstplantabs sind.

Dienstplan Drucken

Für die Papiermenschen unter Ihnen gibt es selbstverständlich auch eine Druckfunktion. Es wird hier zwischen zwei Varianten unterschieden.

Aktueller Bearbeitungsstatus

Den aktuellen Bearbeitungsstatus inklusive nicht veröffentlichter Änderungen können Sie über das Tastenkürzel strg P (bzw. cmd P auf MacOS) oder über das Browser-Menü Drucken.

Veröffentlichter Dienstplan

Die Druckoption für den "fertigen" bzw. veröffentlichten Dienstplan finden Sie im gleichen Menü wie Dienstplan teilen. Klicken Sie dazu erst auf den -Button und anschließend auf Drucken .

Beachten Sie: Sie drucken stets nur den veröffentlichten Dienstplan.

Teil-Dienstpläne Veröffentlichen

Aktive Dienstplan-Filter werden beim Veröffentlichungsvorgang automatisch berücksichtigt, dies heißt, es werden nur Einträge veröffentlicht, die den Filterkriterien im aktiven Tab entsprechen. Wenn Sie nur den Dienstplan für eine bestimmte Abteilung oder einen bestimmten Zeitraum veröffentlichen wollen, müssen Sie also nur die entsprechenden Filter setzen, bevor Sie auf Veröffentlichen klicken.

Dienstplan-Vorlagen

Viele Betriebe haben Arbeitsbereiche, in denen sich Arbeitszeiten von Woche zu Woche kaum oder gar nicht ändern. In diesen Fällen können Dienstplan-Vorlagen Ihnen eine Menge Arbeit sparen! Das Prinzip ist einfach: Sie schreiben den Dienstplan für eine Woche und speichern diesen als Vorlage ab, die Sie dann mit wenigen Klicks in anderen Wochen anwenden können.

Vorlage Erstellen

Um eine Vorlage zu erstellen, navigieren Sie zunächst in eine "leere" Woche und tragen die gewünschten Dienstzeiten ein. Falls Sie nur eine bestimmte Abteilung oder einen bestimmten Zeitraum in Ihrer Vorlage speichern möchten, können Sie die zu speichernden Schichten einschränken, indem sie die Filterkriterien des aktiven Tabs bearbeiten. Öffnen Sie nun die Vorlagen-Liste mit einem Klick auf den Button Vorlagen und klicken auf den Button Neue Vorlage.

Im darauffolgenden Dialog müssen Sie der Vorlage nur noch einen Namen geben - können aber auch wählen, Schichten welcher Abteilungen in der Vorlage gespeichert werden sollen. Klicken Sie Speichern, um den Vorgang abzuschließen. Die Vorlage erscheint nun in der Liste Ihrer Vorlagen!

Achtung: Wählen Sie für die Erstellung einer Dienstplanvorlage immer eine zukünftige Woche! Es werden nur Einträge mit vorhandenen Planzeiten gespeichert. Abgeschlossene Arbeitstage werden bei der Erstellung der Vorlage ignoriert.

Vergessen Sie nicht, Ihrer Vorlage einen Namen zu geben!

Vorlage Anwenden

Um eine Vorlage in der aktuellen Woche anzuwenden, wählen Sie diese einfach aus Ihrer Vorlagen-Liste mit einem Klick aus. Klicken Sie anschließend auf Anwenden, um den Vorgang abzuschließen.

Vorlage Löschen

Um eine Vorlage zu löschen, öffnen Sie zunächst die Vorlagen-Liste. Fahren Sie dann mit der Maus über die gewünschte Vorlage und klicken Sie den -Icon. Klicken Sie Entfernen im darauffolgenden Bestätigungsdialog, um den Vorgang abzuschließen.

Dienstplan Leeren

Um den gesamten Dienstplan zu leeren, klicken Sie das -Icon in der oberen rechten Ecke des Dienstplanmenüs. Sie können nun das Feld Dienstplan Leeren auswählen. Sie können entscheiden entweder ausschließlich geplante oder auch abgeschlossene Schichten zu löschen. Mit einem Klick auf 'Dienstplan Leeren' ist dieser unwiderruflich gelöscht!

Beachten Sie: Es werden nur Schichten gelöscht, die den Filterkriterien des aktuellen Tabs entsprechen.

Planungshilfen

Das Schreiben eines "fehlerfreien" Dienstplans ist keine einfache Angelegenheit. Nicht nur müssen Sie die Verfügbarkeit, Sollstunden und Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten, auch die gesetzlichen Vorlagen in Ihrer fürchterlichen Vielfalt dürfen nicht verletzt werden. Pentacode steht Ihnen deshalb mit einer Vielzahl von intelligenten Planungshilfen zur Seite!

Wichtig: Die Planungshilfen können Sie mit einem Klick auf das Icon im rechten oberen Eck aktivieren und deaktivieren.

Problemberichte

Pentacode prüft jede Ihrer Eingaben automatisch auf Fristverletzungen, Schichtüberlappungen oder andere Probleme. Diese werden Ihnen unmittelbar im Dienstplan-Menü bei dem roten Symbol angezeigt. Ein Klick auf das Icon öffnet eine Liste aller Probleme im aktuellen Dienstplan. Dort können Sie direkt den betroffenen Eintrag auswählen, um das Problem zu beheben. Zusätzlich können Sie eine Auflistung aller Problemberichte unter dem Reiter Probleme einsehen.

Pentacode hilft Ihnen Probleme bei der Dienstplanung zu erkennen und zu beheben.

Schichten Spiegeln

Bei Mitarbeitern, die in mehreren Abteilungen eingesetzt werden, kann es hilfreich sein, in einer Abteilung Einträge von anderen Abteilungen zu "spiegeln". So sehen Sie immer, wenn ein Mitarbeiter bereits in einer anderen Abteilung eingeteilt ist und können dies in Ihrer Planung berücksichtigen. Die "Schichten Spiegeln"-Funktion kann über das Icon aktiviert und deaktiviert werden.

Verfügbarkeiten anzeigen

Um die Wüsche ihrer Mitarbeiter bei der Erarbeitung eines Dienstplans zu berücksichtigen, können Sie sich die Verfügbarkeitsangaben einblenden lassen. Wählen Sie dazu "Verfügbarkeiten" in den Planungshilfen an. Nun werden Ihnen die verschiedenen Verfügbarkeiten ihrer Mitarbeiter farblich hinterlegt. Die Verfügbarkeiten sind dabei lediglich zur Orientierung gedacht, sie beeinflussen ihre Schichtplanung nicht.

Klicken Sie auf das icon, um sich die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter farblich hinterlegen zu lassen.

Wochenstunden

Über die "Fortschrittsanzeige" unter den Namen der Mitarbeiter, sehen Sie auf einen Blick, wie viele Stunden einem Mitarbeiter noch fehlen, um auf die Sollstunden für diese Woche zu kommen. Diese Anzeige aktualisiert sich automatisch, wenn Sie Änderungen an den Dienstplanzeiten des Mitarbeiters vornehmen.

Monatsstunden

Analog zu der Wochenstunden-Anzeige gibt es außerdem eine "Fortschrittsanzeige" für die Ist- und Sollstunden eines Mitarbeiters im aktuellen Monat. Diese finden Sie in der Tagesansicht für den aktuell selektierten Mitarbeiter. Dort werden Ihnen auch die restlichen Urlaubstage des Mitarbeiters angezeigt.

Stundenvorgaben

Sie möchten mehr Kontrolle darüber, wie viele Stunden von jeder Abteilung täglich aufgewendet werden? Über die Stundenvorgabe können Sie genau definieren, wie viele Stunden von jeder Abteilung an einem bestimmten Tag insgesamt in Anspruch genommen werden sollen. Diese Stundenvorgaben werden Ihnen dann direkt im Dienstplan in Form von "Fortschrittsbalken" angezeigt. Diese Stundenvorgaben-Leisten können Sie in den Planungshilfen unter 'Stundenvorgaben' an- und abwählen.

Mehr Informationen über das Planen nach Stundenvorgaben erfahren Sie hier.

Überstunden Vorher/Nachher

Um die Arbeitszeitkonten ihrer Mitarbeiter bei der Dienstplanung stets im Blick zu haben, hilft Ihnen die Überst. Vorher/Nachher Funktion in den Planungshilfen. Wenn diese Funktion angewählt ist, sehen Sie auf der linken Seite des Dienstplans eine Zahl, welche die Über- oder Minderstunden des Mitarbeiters zu Beginn der Dienstwoche angibt. Die Zahl auf der rechten Seite des Dienstplans gibt an, wie viele Über- oder Minderstunden der Mitarbeiter nach Durchführung der geplanten Dienste haben wird.

Grün hinterlegte, positive Zahlen sind Überstunden, während rot hinterlegte, negativ Zahlen Minderstunden anzeigen.

Kompakte Darstellung

Über das Symbol in den Planungshilfen können Sie den Dienstplan von der regulären in eine kompaktere Darstellungsform bringen. Die kompakte Form erlaubt es Ihnen auf einen Blick noch mehr Schichten einzusehen, indem einige Informationen, wie die Wochenstunden, ausgeblendet werden. Besonders für routinierte Anwender und die erste Grobarbeit an neuen Plänen eignet sich die kompakte Darstellung.

Mit einem Klick auf das Symbol können Sie sich den Dienstplan noch minimaler darstellen lassen. Nun werden auch die Dauer der Schichten ausgeblendet und Sie können besonders einfach sehen, welcher Mitarbeiter in welcher Abteilung wann eingeteilt ist.

Lassen Sie sich mit kompakter und minimaler Darstellung nur die Informationen anzeigen, die Sie brauchen.

Personalkostenanalyse

Für eine effiziente Personalplanung ist es essenziell, immer einen Überblick über die entstehenden Personalkosten zu haben. Über den -Button in den Planungshilfen erhalten Sie nicht nur eine direkte Auskunft darüber, wie hoch der Kostenaufwand für einen bestimmten Tag ist, Sie können bei vergangenen Tagen sogar die geplanten Kosten mit den tatsächlich entstandenen vergleichen!

Plan-Ist-Vergleich

Oft verliert eine Planung ihre Bedeutung, sobald sie beendet ist. Dabei macht ein Plan erst dann seinen wahren Wert erkennbar, wenn er an der Wirklichkeit überprüft wird. Im Falle der Dienstplanung lässt sich dies durch eine einfache Frage beantworten: Haben die Mitarbeiter die durch den Plan gesetzten Vorgaben eingehalten?

Durch das Anklicken des -Symbols erscheinen am Fuß des Dienstplans zwei Linien über welche die Personalkosten aus der Planung den Kosten durch die tatsächlich aufgewendeten Arbeitszeiten gegenübergestellt sind. Die Kosten beinhalten die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.

Die Kosten werden immer nur für die im Filter des Tabs ausgewählten Abteilungen angezeigt!

Tipp: Sollten sich die Felder mit Angabe der €-Beträge überlappen, werden die jeweiligen Beträge durch "Mouse-over" sichtbar.

Der Plan-Ist-Vergleich hilft zu überprüfen, ob die Dienstplanung auch eingehalten wird.

Durch erneutes Anklicken des -Symbols wird die Plan-Ist-Anzeige wieder ausgeblendet.

Die Unterscheidung zwischen geplanten und tatsächlich entstandenen Kosten setzt die Arbeitszeiterfassung durch die Stempeluhr voraus.

Hinweis: Wenn an einem Tag Arbeiten zu leisten sind, die nicht mit dem aktuellen Tagesgeschäft in Zusammenhang stehen (z.B. vorbereitende Arbeiten in der Küche für eine Veranstaltung, die erst in zwei Tagen stattfindet), setzen Sie in Planung nach Stundenvorgaben idealerweise das Stundenkontingent für diesen Tag entsprechend nach oben.

Im Menüpunkt "Berichte" erhalten Sie u.a. auch hierzu Informationen in Form einer monatlichen Zusammenfassung.