Dienstplan

In diesem Hilfeartikel erfahren Sie, wie Sie selbst komplexe Dienstpläne schnell und einfach erstellen können. Wenn Sie Ihren ersten Dienstplan erstellen, werden Sie feststellen, dass sich Ihnen alles, was hier als Text beschrieben ist, sehr intuitiv erschließen wird. Lesen Sie bitte trotzdem diesen Artikel und fangen Sie dann einfach mit dem Schreiben an!

Die Dienstplanansicht in Pentacode zeigt Ihnen immer eine Woche von Montag bis Sonntag in tabellarischer Ansicht. Abteilungen werden untereinander in der Reihenfolge dargestellt, die Sie unter Einstellungen / Arbeitsbereiche definiert haben. In den jeweiligen Abteilungen erscheinen jeweils alle Mitarbeiter, denen mindestens eine Position in dieser Abteilung zugewiesen ist.

Mitarbeiter Sortieren

Standardmäßig erscheinen Mitarbeiter in der Reihenfolge, in der sie in Pentacode angelegt wurden. Um die Position eines Mitarbeiters nach oben oder unten zu verschieben, fahren Sie mit der Maus über Bild/Namen des Mitarbeiters und klicken Sie den oder Pfeil.

Zeitraum Wechseln

Den Zeitraum wechseln Sie, indem Sie in der Kalenderansicht in der rechten oberen Ecke die gewünschte Woche anklicken. Alternativ können Sie über die Tastenkombinationen + a und + d in die vorherige bzw. nächste Woche wechseln.

Tagesansicht

Der Klick auf einen vorhanden Dienstplaneintrag oder ein leeres Feld öffnet die Tagesansicht für den entsprechenden Mitarbeiter und Tag. Hier finden Sie Mitarbeiter-spezifische Informationen sowie verschiedene Optionen zur Erstellung, Bearbeitung und Löschung von Dienstplaneinträgen (mehr dazu in den folgenden Kapiteln).

Um zu einem anderen Mitarbeiter oder Tag zu wechseln, klicken Sie einfach in das entsprechende Feld oder wählen Sie einen Wochentag in der rechten oberen Ecke der Tagesansicht.

Der Zurück Button am oberen Rand schließt das Tagesmenü.

Tipp: Mit den Tasten w (auf), s (ab), a (links) und d (rechts) wechseln Sie schnell zwischen Mitarbeitern, Einträgen und Tagen. Diese Tasten sind auf Ihrer Tastatur ähnlich angeordnet wie die Pfeiltasten. So können Sie einfach Ihre linke Hand auf den Tasten ruhen lassen und “blind” zwischen Einträgen, Mitarbeitern und Tagen springen. Über die Esc -Taste schließen sie die Tagesansicht. Probieren Sie es aus!

In der Tagesansicht können Sie Einträge bearbeiten und Informationen zum gewählten Mitarbeiter einsehen.

Dienstplan-Tabs

Mithilfe der Dienstplan-Tabs am oberen Rand des Dienstplans können Sie schnell zwischen verschiedenen Standorten und Filtern wechseln.

Beachten Sie: Die Tableiste verschwindet automatisch, sobald Sie ein Stück nach unten scrollen. Um sie wieder sichtbar zu machen, scrollen Sie einfach wieder ganz nach oben.

Tab Bearbeiten

Sie können Ihre vorhandenen Dienstplan-Tabs bearbeiten, indem Sie mit der Maus über den entsprechenden Tab fahren und den -Button klicken. Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster, in dem Sie den Namen und die Filter für diesen Tab wählen können (mehr über Dienstplan-Filter erfahren Sie unter Filtern & Suchen). Um den Bearbeitungsvorgang zu beenden, klicken Sie einfach irgendwo außerhalb des Popovers.

Neuen Tab Erstellen

Einen Neuen Tab erstellen Sie, indem Sie auf den button am rechten Rand der Tab-Leiste klicken. Es wird automatisch ein neuer Tab hinzugefügt und es öffnet sich das Bearbeitungs-Fenster.

Tab Löschen

Um einen Tab zu löschen, öffnen Sie das Bearbeitungsfenster und klicken auf den -Button in der rechten oberen Ecke.

Da immer mindestens ein Tab existieren muss, ist der Löschen-Button deaktiviert falls Sie nur ein Tab haben.

Filtern & Suchen

Beim Arbeiten mit mehreren Abteilungen und Dutzenden von Mitarbeitern kann das Dienstplan-Schreiben schnell zu einer unübersichtlichen Angelegenheit werden. Pentacodes Dienstplan-Filter erlauben Ihnen, die Anzeige auf bestimmte Abteilungen, Eintragsarten und sogar Zeiträume zu beschränken. So behalten Sie den Überblick und können ohne Ablenkung arbeiten.

Um die Filter-Einstellungen eines Tabs zu bearbeiten, öffnen Sie einfach das Bearbeitungs-Fenster indem Sie auf den -Icon (Siehe auch Tab Bearbeiten).

Tipp: Wechseln Sie häufig zwischen mehreren Filter-Einstellungen? Indem Sie sich mehrere Dienstplan-Tabs mit verschiedenen Filtern anlegen, können Sie schnell zwischen unterschiedlichen Ansichten wechseln!

Dienstplan-Filter helfen Ihnen, den Überblick zu bewahren und fokussierter zu Arbeiten.

Mitarbeiter Suchen

Wollen Sie schnell einen bestimmten Mitarbeiter finden? Dann geben Sie einfach den Namen oder die Personalnummer in das Suchfeld in der linken oberen Ecke des Dienstplans ein!

Dienstzeiten Eintragen

Um manuell einen neue Dienstzeit zu planen, öffnen Sie zunächst das Tagesansicht für den gewünschten Mitarbeiter und Tag und Abteilung (z.B. durch Klicken in das entsprechende Feld). Sollte der entsprechende Tag noch leer sein, öffnet sich automatisch das Menü zur Erstellung eines neuen Eintrags. Andernfalls können Sie das Menü öffnen indem Sie auf den Button Neuer Eintrag klicken oder die n -Taste auf Ihrer Tastatur drücken. Wählen Sie hier Neue Schicht (Falls ein Mitarbeiter mehrere Positionen in dieser Abteilung einnehmen kann, können Sie die gewünschte Position aus einer Liste wählen). Es öffnet sich ein Formular in dem Sie nun die gewünschte Beginn- und Endzeit eintragen können.

Schichtvorschläge

Die Schichtvorschläge in Pentacode sind ein mächtiges Hilfsmittel, das Ihnen die Erstellung neuer Dienstpläne deutlich erleichtern kann. Das Programm analysiert automatisch Ihre bereits geschriebenen Dienstpläne auf sich wiederholende Planungsmuster und kann so häufig sehr genau vorhersagen, wann und in welcher Position ein Mitarbeiter in einer bestimmten Abteilung und an einem bestimmten Wochentag eingeteilt werden soll. Es gibt zwei Arten von Schichtvorschlägen:

Globale Schichtvorschläge

Auf der rechten Seite des Dienstplans finden Sie die globalen Schichtvorschläge, eine einfache Liste von häufig verwendeten Planzeiten. Um einen Eintrag aus einer globalen Schichtvorlage zu erstellen, ziehen Sie diese einfach per Drag & Drop in das entsprechende Feld.

Globale Schichtvorschläge sind per Drag&Drop im Handumdrehen eigetragen.

Tages- und MA-spezifische Vorschläge

Die intelligentere Variante von Schichtvorschlägen finden Sie in der Tagesansicht im Menü Neuer Eintrag. Hier werden bis zu 5 Vorschläge angezeigt, basierend auf dem Wochentag, die für den Mitarbeiter verfügbaren Positionen und den zuvor in dieser Abteilungen geplanten Dienstzeiten. Klicken Sie auf einen gewünschten Vorschlag um eine neue Schicht mit den vorgeschlagenen Daten zu erstellen. Anschließend haben Sie selbstverständlich noch die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen.

Tipp: Am rechten Rand jedes Schichtvorschlags sehen Sie eine Ziffer (z.B.: 1 ). Diese deutet an, dass Sie den Vorschlag über die entsprechende Ziffer auf Ihrer Tastatur wählen können. In Kombination mit den Tasten Mit den Tasten w s a d (siehe Tagesansicht) können Sie nun rasend schnell Arbeiten, ohne die Hände von der Tastatur zu nehmen!

Fehltage Eintragen

Fehltage wie Urlaub und Krank können auf zwei verschiedenen Wegen eingetragen werden.

Mit Drag & Drop

Im Menü auf der rechten Seite finden Sie eine Liste der im Dienstplan verfügbaren Fehltage Urlaub, Krank, Guttag und Frei. Diese können Sie einfach per Drag & Drop in die gewünschten Felder ziehen.

Über die Tagesansicht

Fehltage können außerdem über das Tagesmenü eingetragen werden. Hierzu öffnen Sie zunächst die Tagesansicht für den gewünschten Mitarbeiter und Tag, und klicken die gewünschte Art von Fehltag.

Tipp: Fehltage können auch über die Tastaturkürzel u (Urlaub), k (Krank), g (Guttag) und f (Frei) gewählt werden!

Einträge Verschieben

Möchten Sie eine Schicht einem neuen Mitarbeiter zuweisen oder in einen anderen Tag verschieben? Dies funktioniert ganz einfach über Drag & Drop. Packen Sie einfach den gewünschten Eintrag mit der Maus (linke Maustaste gedrückt halten) und ziehen sie ihn an den gewünschten Ort (linke Maustaste loslassen um den Vorgang abzuschließen). Pentacode hebt automatisch nur die Mitarbeiter hervor, denen die entsprechende Position zugewiesen ist.

Einträge Duplizieren

Das Duplizieren von Einträgen funktioniert fast identisch wie das Verschieben. Sie packen den gewünschten Eintrag mit der Maus (linke Maustaste gedrückt halten) und ziehen sie ihn an den gewünschten Ort. Wenn Sie nun zusätzlich die alt -Taste gedrückt halten wird der Eintrag nicht verschoben sondern dupliziert, dies heißt, es wird an dem neuen Ort ein Eintrag mit der gleichen Position und Anfangs- und Endzeit erstellt (oder im Fall von Fehltagen mit der gleichen Fehltags-Art).

Einträge Löschen

Um einen Eintrag zu löschen, klicken sie einfach auf das in der rechten oberen Ecke des Eintrags. Dies funktioniert sowohl in der Tabellenansicht als auch in der Tagesansicht.

Tip: Selektierte Einträge können außerdem über das Tastenkürzel + gelöscht werden!

Veröffentlichen & Teilen

Zwar werden alle Änderungen, die Sie im Dienstplan vornehmen, kontinuierlich und automatisch gespeichert. Aber die Kontrolle, wann Sie diese Änderungen für Ihre Mitarbeiter öffentlich machen, bleibt bei Ihnen.

Achtung: Für das Veröffentlichen von Dienstplänen wird eine explizite Berechtigung benötigt.

Änderungen Veröffentlichen

Im Dienstplan-Menü auf der rechten Seite zeigt Ihnen ein orangener Button an, wie viele Änderungen seit der letzten Veröffentlichung gemacht wurden. Um diese Änderungen zu veröffentlichen, klicken Sie einfach auf diesen Button. Es öffnet sich ein Bestätigungs-Dialog, in dem Sie sehen, wie viele betroffene Mitarbeiter von den Änderungen benachrichtigt werden. Klicken Sie hier auf Veröffentlichen um den Vorgang abzuschließen. Die Änderungen sind nun in der Mitarbeiter-App und auf der öffentlichen Dienstplan-Seite einsehbar. Von Änderungen betroffene Mitarbeiter werden automatisch per Email benachrichtigt und erhalten einen Link zu ihrem persönlichen Dienstplan.

Tipp: Um Mitarbeiter von Änderungen an ihrem persönlichen Dienstplan benachrichtigen zu können, wird dessen eine Emailadresse benötigt. Diese können Sie in den Stammdaten der einzelnen Mitarbeiter hinterlegen.

Im Dienstplan-Menü sehen Sie, wie viele Änderungen seit der letzten Veröffentlichung gemacht wurden.

Dienstplan Teilen

Sobald Sie Ihren Dienstplan veröffentlicht haben, generiert Pentacode automatisch einen öffentlichen Link für Sie, den Sie mit beliebigen Personen (auch außerhalb Ihres Unternehmens) teilen können.

Über die öffentliche Dienstplan-Seite können Sie Ihren Dienstplan mit beliebig vielen Leuten teilen.

Dienstplan Drucken

Für die Papiermenschen unter Ihnen gibt es selbstverständlich auch eine Druckfunktion. Es wird hier zwischen zwei Varianten unterschieden.

Aktueller Bearbeitungsstatus

Den aktuellen Bearbeitungstatus inklusive nicht veröffentlicher Änderungen können Sie über das Tastenkürzel {{ key “strg” “mono” }} {{ key “P” “mono” }} (bzw. {{ key “cmd” “mono” }} {{ key “P” “mono” }} auf MacOS) oder über das Browser-Menü Drucken.

Veröffentlicher Dienstplan

Die Druckoption für den “fertigen” bzw. veröffentlichen Dienstplan finden Sie im Dienstplan-Menü auf der rechten Seite. (Eventuell müssen Sie den Abschnitt erst aufklappen, indem Sie auf den Veröffentlicht Button Klicken).

Beachten Sie: Diese Option ist nur verfügbar, solange keine unveröffentlichten Änderungen vorliegen.

Die Druckoption versteckt sich hinter dem ‘Veröffentlicht’ Button auf der rechten Seite.

Teil-Dienstpläne Veröffentlichen

Aktive Dienstplan-Filter werden beim Veröffentlichungsvorgang automatisch berücksichtigt, dies heißt, es werden nur Einträge veröffentlicht, die den Filterkriterien im aktiven Tab entsprechen. Wenn Sie nur den Dienstplan für eine bestimmte Abteilung oder einen bestimmten Zeitraum veröffentlichen wollen, müssen Sie also nur die entsprechenden Filter setzen, bevor Sie auf Veröffentlichen klicken.

Dienstplan-Vorlagen

Viele Betriebe haben Arbeitsbereiche, in denen sich Arbeitszeiten von Woche zu Woche kaum oder gar nicht ändern. In diesen Fällen können Dienstplan-Vorlagen Ihnen eine Menge Arbeit sparen! Das Prinzip ist einfach: Sie schreiben den Dienstplan für eine Woche und speichern diesen also Vorlage ab, die Sie dann mit wenigen Klicks in anderen Wochen anwenden können.

Vorlage Erstellen

Um ein Vorlage zu erstellen, navigieren Sie zunächst in eine “leere” Woche und tragen die gewünschten Dienstzeiten ein. Falls Sie nur eine bestimmte Abteilung oder eine bestimmten Zeitraum in Ihrer Vorlage speichern möchten, können Sie die zu speichernden Schichten einschränken, indem sie die Filterkriterien des aktiven Tabs bearbeiten. Öffnen Sie nun die Vorlagen-Liste (mit einem Klick auf den Button Vorlagen und klicken auf den Button Neue Vorlage. In dem darauffolgenden Dialog müssen Sie der Vorlage nur noch einen Namen geben. Klicken Sie Speichern um den Vorgang abzuschließen. Die Vorlage erscheint nun in der Liste Ihrer Vorlagen!

Achtung: Wählen Sie für die Erstellung einer Dienstplanvorlage immer eine zukünftige Woche! Es werden nur Einträge mit vorhandenen Planzeiten gespeichert. Abgeschlossene Arbeitstage werden bei der Erstellung der Vorlage ignoriert.

Vergessen Sie nicht, Ihrer Vorlage einen Namen zu geben!

Vorlage Anwenden

Um eine Vorlage in der aktuellen Woche anzuwenden, ziehen Sie diese einfach aus Ihrer Vorlagen-Liste per Drag & Drop an einen beliebigen Ort im Dienstplan. Falls die Vorlage mehrere Abteilungen umfasst, können Sie nun wählen, ob Sie die Einträge von allen Abteilungen einfügen möchten oder nur von bestimmten. Klicken Sie auf Vorlage Einfügen um den Vorgang abzuschließen.

Vorlage Löschen

Um eine Vorlage zu löschen, öffnen Sie zunächst die Vorlagen-Liste. Fahren Sie dann mit der Maus über die gewünschte Vorlage und klicken Sie den -Icon. Klicken Sie Entfernen im darauffolgenden Bestätigungsdialog um den Vorgang abzuschließen.

Dienstplan Leeren

Um den gesamten Dienstplan zu leeren, klicken Sie den -Icon im Dienstplanmenü. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in die Arten der zu löschenden Einträgen einschränken können. Klicken Sie auf Dienstplan Leeren um den Vorgang abzuschließen.

Beachten Sie: Es werden nur Schichten gelöscht, die den Filterkriterien des aktuellen Tabs entsprechen.

Planungshilfen

Das Schreiben eines “fehlerfreien” Dienstplans ist keine einfache Angelegenheit. Nicht nur müssen Sie die Verfügbarkeit, Sollstunden und Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten, auch die gesetzlichen Vorlagen in Ihrer fürchterlichen Vielfalt dürfen nicht verletzt werden. Pentacode steht Ihnen deshalb mit einer Vielzahl von intelligenten Planungshilfen zur Seite!

Problemberichte

Pentacode prüft jede Ihrer Eingaben automatisch auf Fristverletzungen, Schichtüberlappungen oder andere Probleme. Diese werden Ihnen unmittelbar im Dienstplan-Menü unter dem Bereich Probleme dargestellt. Ein Klick auf einen Eintrag in dieser Liste bringt Sie direkt zum betroffenen Eintrag, wo Sie eventuelle Fehler korrigieren können.

Über den Bereich ‘Probleme’ im Dienstplanmenü sehen Sie unmittelbar, ob Sie bei der Eingabe einen Fehler gemacht haben.

Schichten Spiegeln

Bei Mitarbeitern, die in mehreren Abteilungen eingesetzt werden, kann es hilfreich sein, in einer Abteilungen Einträge von anderen Abteilungen zu “spiegeln”. So sehen Sie immer, wenn ein Mitarbeiter bereits in einer anderen Abteilung eingeteilt ist und können dies in Ihrer Planung berücksichtigen. Die “Dienstplan Spiegeln”-Funktion kann über den -Button im Dienstplanmenü aktiviert und deaktiviert werden.

Wochenstunden

Über die “Fortschrittsanzeige” auf der linken des Dienstplans sehen auf einen Blick, wie viele Stunden einem Mitarbeiter noch fehlen, um auf die Sollstunden für diese Woche zu kommen. Diese Anzeige ist jeweils unter dem Namen des Mitarbeiters zu finden und aktualisiert sich automatisch, wenn Sie Änderungen an den Dienstplanzeiten des Mitarbeiters vornehmen.

Monatsstunden

Analog zu der Wochenstunden-Anzeige gibt es außerdem eine “Fortschrittsanzeige” für die Ist- und Sollstunden eines Mitarbeiters im aktuellen Monat. Diese finden Sie in der Tagesansicht für den aktuell selektierten Mitarbeiter.

Stundenvorgaben

Sie möchten mehr Kontrolle darüber, wie viele Stunden von jeder Abteilung täglich aufgewendet werden? Über das Pentacode Planungsmodul können Sie genau definieren, wie viele Stunden von jeder Abteilung an einem bestimmten Tag insgesamt in Anspruch genommen werden sollen. Diese Stundenvorgaben werden Ihnen dann direkt im Dienstplan in Form von “Fortschrittsbalken” angezeigt. Diese Stundenvorgaben-Leisten können Sie über den -Button ein- und ausblenden.

Mehr Informationen über das Planen nach Stundenvorgaben erfahren Sie hier.

Personalkostenanalyse

Für eine effiziente Personalplanung ist es essentiell, immer einen Überblick über die entstehenden Personalkosten zu haben. Über den -Button im Dienstplanmenü erhalten Sie nicht nur eine direkte Auskunft darüber, wie hoch der Kostenaufwand für eine bestimmten Tag ist, Sie können bei vergangenen Tagen sogar die geplanten Kosten mit den tatsächlich entstandenen vergleichen!

Plan-Ist-Vergleich

Oft verliert eine Planung ihre Bedeutung, sobald sie beendet ist. Dabei macht ein Plan erst dann seinen wahren Wert erkennbar, wenn er an der Wirklichkeit überprüft wird. Im Falle der Dienstplanung lässt sich dies durch eine einfache Frage beantworten: Haben die Mitarbeiter die durch den Plan gesetzten Vorgaben eingehalten?

Durch das Anklicken des -Symbols erscheinen am Fuß des Dienstplans zwei Linien über welche die Personalkosten aus der Planung den Kosten durch die tatsächlich aufgewendeten Arbeitszeiten gegenübergestellt sind. Die Kosten beinhalten die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.

Über das Diagramm-Symbol werden Plan- und Ist-Kosten sichtbar gemacht

Sollten sich die Felder mit Angabe der €-Beträge überlappen, werden die jeweiligen Beträge durch “Mouse-over” sichtbar.

Durch einen Mouse-over werden einander überlappende Kennzahlen dargestellt

In der Standard-Einstellung werden die Gesamtkosten in “Alle Abteilungen” gezeigt. Über das Dropdown-Menü können Sie einzelne Abteilungen auswählen.

Über den Drop-down-Pfeil können Sie einzelne Abteilungen auswählen

Durch erneutes Anklicken des -Symbols wird die Plan-Ist-Anzeige wieder ausgeblendet.

Die Unterscheidung zwischen geplanten und tatsächlich entstandenen Kosten setzt die Arbeitszeiterfassung durch Stempeluhr voraus.

Hinweis: Wenn an einem Tag Arbeiten zu leisten sind, die nicht mit dem aktuellen Tagesgeschäft in Zusammenhang stehen (z.B. vorbereitende Arbeiten in der Küche für eine Veranstaltung, die erst in zwei Tagen stattfindet, setzen Sie in Planung nach Stundenvorgaben idealerweise das Stundenkontingent für diesen Tag entsprechend nach oben.

Im Menüpunkt “Berichte” erhalten Sie u.a. auch hierzu Informationen in Form einer monatlichen Zusammenfassung.