Dienstplan Schreiben

Bei der Dienstplanung stehen Ihnen zwei Vorgehensweisen zur Verfügung, wie Sie die Dienste Ihrer Mitarbeiter planen können: Sie können geplante Dienstzeiten manuell und/oder Vorlagen verwenden, die Sie mit der linken Maustaste per “Drag&Drop” in den gewünschten Tag beim Mitarbeiter ziehen.

Eingabe geplanter Arbeitszeit

Klicken Sie beim Mitarbeiter in den Tag, den Sie planen wollen und geben Sie den geplanten Dienstbeginn vierstellig ein. 9 Uhr z.B. wird 09:00 geschrieben

Durch Drücken der “Tab”-Taste auf Ihrer Tastatur springt der Cursor in das Eingabefeld für das Dienstende. Geben Sie dort das vorläufig geplante Ende der Schicht ein. Die Eingabe eines Dienstendes ist nicht verpflichtend, Sie können dies durch nochmaliges Drücken der Tab-Taste überspringen. Allerdings geht Ihnen dadurch eventuell wertvolle Information verloren.

Wenn ein Mitarbeiter in mehreren Abteilungen arbeitet, werden seine Arbeitszeiten in allen Abteilungen gezeigt. Dabei ist die Anzeige in der Abteilung, in der er zur Arbeit eingeteilt ist, deutlich hervorgehoben, in den anderen Abteilungen hingegen nur aufgehellt.

Schichten werden in allen Abteilungen angezeigt, in den nicht aktiven Abteilung jedoch nur aufgehellt

Teilschichten

Sie können einem Mitarbeiter innerhalb eines Tages beliebig viele Schichten zuweisen.

Bei einem Mouse-over erscheint unterhalb einer bereits geplanten Schicht ein “+”. Klicken Sie darauf und geben Sie einfach eine weitere Schicht ein.

Sie können Teilschichten anlegen, indem Sie auf das ‘+'-Zeichen klicken

Geplante Schichten verschieben

Sie können eine geplante Schicht beliebig verschieben: auf einen anderen Tag, einen anderen Mitarbeiter oder eine andere Abteilung.

Fahren Sie dazu mit der linken Maustaste auf die Schicht, die Sie verschieben wollen. Der Cursor verändert sich dabei in eine geöffnete Hand. Wenn Sie nun auf die linke Maustaste drücken, schließt sich die Hand zur Faust.

Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Schicht an die gewünschte Stelle. Lassen Sie dann die Maustaste los. Ganz einfach.

Geplante Schichten duplizieren

Sie können eine geplante Schicht auch beliebig häufig wieder verwenden, ohne den vielleicht längeren Weg über die Schichtvorlagen zu gehen.

Verfahren Sie wie bei “Geplante Schichten verschieben”, doch drücken Sie dabei gleichzeitig die “Alt"-Taste.

Problemmeldungen

Pentacode meldet bereits bei der Planung, wenn gesetzliche Fristen verletzt werden oder ein Konflikt vorliegt. ein Konflikt entsteht, wenn ein Mitarbeiter z.B. doppelt geplant wird oder sich zwei geplante Schichten überlappen.

In diesem Fall erscheint am rechten Rand die Meldung “Problem”.

Mit einem Mouse-over werden die Probleme gezeigt. Wenn Sie dann auf ein Problem klicken, springt der Cursor in den Dienstplan und an die Stelle, an der dieses Problem entstanden ist.

Durch Mouse-over und Anklicken eines Problems springt der Cursor zum Problem im Dienstplan

Verwendung von Schichtvorlagen

Am rechten Rand Ihres Dienstplans sehen Sie die vorgegebenen Vorlagen für Fehltage und Schichtvorlagen.

Fahren Sie mit dem Cursor auf eine gewünschte Vorlage, klicken Sie mit der linken Maustaste in die Vorlage, ziehen Sie die Vorlage beim Mitarbeiter in den gewählten Tag (“drag”) und lassen Sie die linke Maustaste los (“drop”). Die Vorlage ist somit in den Dienstplan geschrieben.

Fehltage eintragen

Für die Vorfälle Krank, Urlaub, Guttag und Wunschfrei sind Vorlagen standardmäßig vorgegeben.

Diese Vorlagen sind vorgegeben

Schichtvorlagen

Eine Schichtvorlage entsteht automatisch mit der Eingabe einer Uhrzeit im Dienstplan.

Diese Schichtvorlagen entstehen durch Eingaben im Dienstplan

Die Liste der Schichtvorlagen ist “unendlich”. Je häufiger eine Uhrzeit im Dienstplan eingegeben wird, desto weiter rückt die entsprechende Vorlage nach oben zum Anfang der Liste.

Favoriten

Durch Anklicken des -Symbols neben der Uhrzeit machen Sie eine Schichtvorlage zum “Favoriten”. Ihre Favoriten befinden sich immer am Anfang der Liste.

Durch Anklicken des Stern-Symbols machen Sie eine Schichtvorlage zum Favoriten

Schichtvorlagen können nicht gelöscht werden. Wird der Zeitraum, den eine Schichtvorlage umfasst, mehr als drei Wochen nicht mehr verwendet, verschwindet die Vorlage automatisch.

Dienstplanvorlagen

Viele Dienste und Schichten kehren regelmäßig wieder. Um zu vermeiden, dass die relativ gleichen Schichten jede Woche neu im Dienstplan eingetragen werden müssen, haben Sie in Pentacode die Möglichkeit, Dienstplanvorlagen zu erstellen.

Sie können für einzelne Mitarbeiter, Gruppen von Mitarbeitern, ganze Abteilungen und auch Abteilungs-übergreifend eine beliebige Anzahl von Dienstplanvorlagen gestalten.

Schreiben Sie hierzu in einer leeren Woche einen Dienstplan vor und klicken sie dann auf das -Symbol..

Wählen Sie die Abteilung oder die Abteilungen, die unter dieser Dienstplanvorlage gespeichert werden sollen, geben Sie der Vorlage eine für Sie eindeutige Bezeichnung und speichern Sie.

Vorlagen können auch Abteilungs-übergreifend erstellt werden

Während sich Schichtvorlagen durch Eintragungen im Dienstplan automatisch erstellen, werden Dienstplanvorlagen vom jeweiligen Dienstplaner individuell und entsprechend eigener Vorgaben erstellt.

Hier finden Sie Ihre Dienstplanvorlagen

Sie können eine Dienstplanvorlage jederzeit löschen, indem Sie nach einem Mouse-over über die Vorlage auf das **-Symbol** klicken.

Dienstplanvorlagen können jederzeit gelöscht werden

Sie können eine Dienstplanvorlage in jede beliebige Abteilung ziehen. Die Vorlage wird automatisch in die richtige Abteilung geschrieben.

Eingaben löschen

Sie können ein Eingabe löschen, indem Sie das ‘x’ anklicken.

Dienstplan löschen

Über das -Symbol können Sie den Dienstplan in seiner Gesamtheit löschen.

Über das Lösch-Symbol können Sie einen Dienstplan in seiner Gesamtheit löschen

Bei der Löschung können Sie die gewünschten Schicht-Eintragungen wählen, jedoch nicht nach Abteilungen filtern.

Löschungen sind unwiderruflich und können nicht rückgängig gemacht werden

Dienstplanung mit Stundenvorgaben

In Pentacode können Sie einem Dienstplaner für jede Abteilung und wochentags-abhängig ein Stundenkontingent vorgeben, an dem er sich zu orientieren hat.

Während er den Dienstplan mit Dienstzeiten gefüllt wird, entsteht ein Fortschrittsbalken, der jeweils die Farbe der Abteilung zeigt, in welcher der Dienstplaner arbeitet.

Die Überschreitung einer Stundenvorgabe wird in Rot angezeigt

Überschreitet die Stundenanzahl der Planung die Vorgabe, wird das Feld im jeweiligen Tag in Rot gekennzeichnet.

Wie Sie Stundenvorgaben festlegen können, erfahren Sie im Hilfeartikel Dienstplanung mit Stundenvorgabe