Buchhaltung

Wer den Kern essen will, muss die Nuss knacken”. Leider.

Pentacode ermöglicht Ihnen auf sehr einfache Weise den Export des Kassenbuchs, sowie der Arbeitszeiten, Zuschläge u.a.m. in das Buchhaltungssystem, mit dem Ihr Steuerbüro oder Ihre Buchhaltung arbeitet.

Um den Export durchführen zu können, ist es leider notwendig, diesen einmalig vorzubereiten. Um die Richtigkeit der Angaben zu gewährleisten, lassen Sie bei der Eingabe am besten Ihre Buchhaltung mitwirken. Haben Sie die Einrichtung vorgenommen, führen Sie zur Überprüfung idealerweise einen Probe-Export durch.

Die Vorbereitungsarbeiten für den Export gehören sicher nicht zum spannendsten, was der Arbeitsalltag zu bieten hat. Der einmalige Aufwand wird sich durch die Zeitersparnis in Zukunft jedoch in jedem einzelnen Monat zig-fach ausbezahlen.

Allgemein

Geben Sie hier die Beraternummer (optional) Ihrer Buchhaltung und die Mandantennummer (empfehlenswert) ein, unter der Sie bei der Buchhaltung geführt werden.

Optionale Angaben

Kassenbuch

Geben Sie hier die Nummer ein, unter der in Ihrer Buchhaltung das Kassenbuch geführt wird.

Angabe der Kontonummer für ‘Kasse’

Lohnarten

“Bewegungsdaten” ist das Amtsdeutsch für Arbeits- Fehl-, Zuschlagszeiten u.a.m., was Ihre Lohnbuchhaltung für die Abrechnung der Löhne benötigt. Wenn Sie diese Bewegungsdaten an die Buchhaltung exportieren wollen, müssen Sie die “Lohnarten” festlegen. Als Lohnarten werden jene Konten genannt, in denen die verschiedenen Datensätze gebucht werden.

Wenn Sie es sich so einfach wie möglich machen wollen, empfehlen wir Ihnen im ersten Schritt folgendes Vorgehen:

Klicken Sie auf “+ Neuer Lohnartensatz”. Es öffnet ein leeres Eingabeformular, von dem Sie am besten einen Screenshot machen und Ihrer Buchhaltung zusenden.

Dies ist die Liste, die Sie Ihrer Lohnbuchhaltung als Screenshot zusenden könnten

Schicken Sie den Screenshot an die Buchhaltung mit der Aufforderung, die für Sie benutzten Nummern in die entsprechenden Eingabefelder einzugeben und Ihnen das ausgefüllte Formular wieder zurückzusenden.

Übertragen Sie im zweiten Schritt die Nummern eins zu eins in Pentacode und speichern Sie. Geben Sie dem Lohnartensatz einen eindeutigen Namen, z.B. “Festangestellte” und wählen Sie die Beschäftigungsverhältnisse ab, die für diesen Lohnartensatz nicht zutreffen. Lassen Sie sich auch hierbei von Ihrer Lohnbuchhaltung anleiten.

Übertragen Sie die Lohnarten entsprechend den Angaben durch Ihre Lohnbuchhaltung und wählen Sie nicht zutreffende Beschäftigungsverhältnisse eventuell ab

Das war’s! Ab jetzt können Sie exportieren.

Hinweis: Im Regelfall haben fast alle Mitarbeiter (unabhängig davon, ob Sie einen Stunden- oder einen Monatslohn erhalten oder Azubis sind) die gleichen Lohnarten. Sie benötigen für diese deshalb nur einen Lohnartensatz.

Bei Aushilfen weichen die Lohnarten häufig ab. Sollte dies bei Ihnen der Fall sein, legen Sie einen weiteren Lohnartensatz an, indem Sie wieder auf “+ Neuer Lohnartensatz” klicken und die Felder entsprechend befüllen.

Wie viele Lohnartensätze Sie benötigen und für welche Mitarbeiter diese gelten, kann Ihnen Ihre Buchhaltung sagen.

Nach getaner Arbeit und “Speichern” klappt das Eingabefeld wieder zu. Sie sehen in der Unterzeile die Anstellungsverhältnisse, welche durch den Lohnartensatz erfasst werden.

So könnte das z.B. aussehen

Die Zuordnung der Mitarbeiter findet beim Export automatisch durch Pentacode statt. Sie müssen hierfür nichts tun. Und Sie werden sehen: Diese Arbeit hat sich gelohnt.