Zeiterfassung

Egal wie Sie Arbeitszeiten in Pentacode verwalten - über die Digitale Stempeluhr unsere Mitarbeiter-App oder manuell - Pentacode bietet Ihnen eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten mit denen Sie definieren können, wie und wann sich Mitarbeiter ein- und ausstempeln dürfen, wie Pausen erfasst werden und vieles mehr.

Die Zeiterfassungseinstellungen betreffen in Pentacode vor allem das Erfassen von Arbeitszeiten per Digitaler Stempeluhr oder Mitarbeiter-App. Aber auch wenn Sie Zeiten ausschließlich manuell erfassen finden Sie hier einige relevante Einstellungen, so wie die zum Beispiel die automatische Pausenberechnung oder das automatische Buchen von Mitarbeiteressen.

Über Zeiterfassungs-Regelsätze

Zeiterfassungs-Einstellungen werden in Pentacode über sogenannte Regelsätze verwaltet. Ein Regelsatz kann die Zeiterfassung-Einstellungen für Ihren gesamten Betrieb, bestimmte Abteilungen oder sogar einzelne Mitarbeiter bestimmen. So ist es zum Beispiel üblich, die Abteilungen “Schule” und “Kurzarbeit” (soweit Vorhanden) von der Zeiterfassung per Stempeluhr auszuschließen, da Zeiten für diese Bereiche in der Regel manuell erfasst werden.

Den ersten Regelsatz erstellt Pentacode für Sie automatisch. Dieser enthält Ihre “globalen” Einstellungen welche für alle Standorte, Abteilungen und Mitarbeiter Anwendung finden, denen kein anderer Regelsatz zugewiesen ist. Darüber hinaus können Sie eine beliebige Anzahl an weiteren Regelsätzen definieren und beliebig zuweisen (mehr dazu weiter unten).

Regelsätze Verwalten

Neuen Regelsatz Erstellen

Um einen neuen Regelsatz zu erstellen, klicken Sie einfach auf den Button Neuer Regelsatz . Es öffnet sich ein Dialog über den Sie nun die Einstellungen für diesen Regelsatz bearbeiten können. Um den Regelsatz hinzuzufügen, klicken Sie auf Speichern . Vergessen Sie nicht, dem Regelsatz einen Namen zu geben!

Regelsatz Bearbeiten

Einen existierenden Regelsatz bearbeiten Sie, indem Sie einfach den gewünschten Eintrag mit einem Klick aus der Liste wählen. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die gewünschen Änderungen vornehmen können. Klicken Sie auf Speichern um die Änderungen zu übernehmen oder Abbrechen um die Änderungen zu verwerfen.

Regelsatz Entfernen

Sie können einen Regelsatz entfernen, indem Sie auf den icon in der rechten oberen Ecke des Listeneintrags klicken und im Angezeigten Menü die Option Löschen wählen.

Hinweis: Der “globale” Regelsatz kann nicht gelöscht werden.

Regelsatz Duplizieren

Beim Erstellen eines neuen Regelsatzes kann es oft nützlich sein, die Einstellungen eines anderen Regelsatzes zu kopieren und einzelne Einstellungen anzupassen. Dies können Sie bequem über die Option Duplizieren im -Menü des zu duplizierenden Eintrags wählen. Es öffnet sich dann ein Bearbeitungsdialog, in den duplizierten Eintrag noch bearbeiten können bevor Sie durch einen Klick auf den Speichern button den Regelsatz hinzufügen.

Zuordnung von Regelsätzen

Regelsätze können einer beliebigen Anzahl von Standorten, Abteilungen und Mitarbeitern zugeordnet werden.

Regelsätze können einer beliebigen Anzahl von Standorten, Abteilungen und Mitarbeitern zugeordnet werden. Dies funktioniert wie folgt:

  1. Erstellen Sie einen Neuen Regelsatz oder wählen Sie einen existierenden Regelsatz.
  2. Klicken Sie auf das hinzufügen Feld direkt unter dem Namensfeld.
  3. Es öffnet sich ein Dropdown mit einer Liste aller Standorte, Abteilungen und Mitarbeiter, denen der Regelsatz noch nicht zugeordnet wurde. Klicken Sie einfach auf einen der Einträge um den Regelsatz der/dem entsprechenden Standort, Abteilung oder Mitarbeiter zuzuordnen. Tipp: Sie können die Liste filtern, indem Sie einen Suchbegriff in das hinzufügen -Feld eingeben.
  4. Die/der Standort, Abteilung oder Mitarbeiter erscheinen dann in der Liste unter dem Namensfeld. Um die Zuordnung aufzuheben, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Eintrag in dieser Liste.
  5. Klicken Sie auf Speichern um den Vorgang abzuschließen oder Abbrechen um die Änderungen zu verwerfen.

Hinweis: Jeder/jedem Standort, Abteilung und Mitarbeiter kann jeweils höchstens ein Regelsatz zugeordnet werden. Sollten Sie bei der Zuordnung eine/n Standort, Abteilung oder Mitarbeiter wählen, der/dem bereits ein Regelsatz zugeordnet wurde, wird Pentacode Ihnen eine entsprechende Warnung anzeigen und Sie fragen, ob sie die Zuordnung überschreiben wollen.

Anwendung von Regelsätzen

Welcher Regelsatz für eine bestimmte Schicht angewandt wird hängt von dem Arbeitsbereich und zugewiesenem Mitarbeiter sowie der jeweiligen Zuordnung von Regelsätzen ab. Hierbei werden grundsätzlich spezifischer Zuordnungen (z.B. direkte Zuordnung zu einem Mitarbeiter) höher priorisisert als weniger spezifische (z.B. Zuordnung zu einem Standort). Die Anwendungslogig ist wie folgt:

  1. Ist dem Mitarbeiter ein Regelsatz zugeordnet? Ja: Regelsatz anwenden; Nein:
  2. Ist der Abteilung ein Regelsatz zugeordnet? Ja: Regelsatz anwenden ; Nein:
  3. Ist dem Standort ein Regelsatz zugeordnet? Ja: Regelsatz anwenden ; Nein:
  4. Verwende den globalen Regelsatz

Anzeige im Dienstplan & Arbeitszeitblatt

Bei großen Betrieben mit mehreren Regelsätzen und komplexen Zuordnungen kann es oft schwierig sein nachzuvollziehen, welcher Regelsatz bei einer bestimmten Schicht zur Anwendung kommt. Pentacode schafft Ihnen hier Abhilfe indem es bei der Dienstplanung und Bearbeitung von Arbeitszeiten den angewandten Regelsatz direkt anzeigt. Selectieren Sie hierfür einfach die gewüschte Schicht - der Regelsatz erscheint dann unter dem Punkt Regeln.

Pausenberechnung

Unter dem Punkt “Pausen” können Sie defnieren, wie Pausenzeiten in Pentacode erfasst werden sollen. Es stehen Ihnen hierbei folgende Modi zu Verfügung.

Keine Sorge, egal welchen Pausenmodus Sie wählen, Sie haben immer das letzte Wort. D.h. Pausen können nach Abschluss einer Schicht jederzeit nachbarbeitet und korrigiert werden.

Automatisch

In diesem Modus ermittelt Pentacode ermittelt Pentacode automatisch die Dauer der Pause basierend auf der entgültigen Arbeitsdauer (nicht anhand der geplanten Dauer). Dabei können genau definieren ab welcher Dauer wie viel Pause berechnet werden soll. Die Standardeinstellungen für die automatische Pause entsprechen den gesetzlichen Pausenvorschriften - d.h. 30 Minuten ab einer Arbeitszeit von 6 Stunden und 45 Minuten ab einer Arbeitszeit von 9 Stunden. Diese Werte können Sie natürlich jederzeit abändern beziehungsweise Stufen hinzufügen oder entfernen. Zum hinzufügen einer Stufe, klicken Sie den Stufe Hinzufügen button. Um eine Stufe zu entfernen, bewegen Sie die Maus darüber und klicken Sie den button.

Manuell

In diesem Modus werden Zeiten ausschließlich manuell über die Digitale Stempeluhr oder Mitarbeiter-App erfasst. Der Mitarbeiter erfasst dann immer Beginn und Ende jeder Pause - Pentacode berechnet dann automatisch die Länge der Pause und zählt am Ende alle Teilpausen zusammen um zur entgültigen gesamten Pausenlänge zu gelangen.

Automatisch + Manuell

Dieser Pausenmodus kombiniert die Funktionalität der beiden vorgenannten Pausenmodi: Pentacode berechnet zunächst die automatische Pause anhand der von Ihnen definierten Stufen. Mitarbeiter können dann zusätzlich manuell Pausen erfassen, welche dann zu der automatischen Pause hinzugerechnet werden.

Geplant

Dieser Pausenmodus funktioniert ähnlich wie der Modus Automatisch, mit dem Unterschied dass die Länge der Pause nicht anhand Arbeitszeitdauer und vordefinierten Stufen berechnet, sondern bei jeder Schicht explizit bei der Planung angegeben wird. Die geplante Pause wird dann beim Abschluss der Schicht automatisch als entdgültige Pause übernommen.

Geplant + Manuell

Ähnlich wie der Pausenmodus “Automatisch + Manuell” vereint dieser Pausenmodus die Funktionalität der geplanten und manuell erfassten Pausen. Manuell erfasste Pausen werden dann beim Abschluss der Schicht zur geplante Pause hinzuaddiert.

Bezahlte Pausen

Sollten Sie die Pausenzeiten Ihrer Mitarbeiter bezahlen, können Sie dies durch das Setzen der Buttons Automatische/Geplante Pausen Werden Bezahlt und Manuelle Pausen Werden Bezahlt einstellen.

Bezahlte Pausen werden im Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters als Pausen ausgewiesen, bei der Lohnabrechnung in ihrer Dauer jedoch der Arbeitszeit zugerechnet.

Beispiel: Wenn Sie die gesetzlichen Pausen bezahlen wollen, nicht aber die Raucherpausen/zusätzlichen Pausen, so setzen Sie den Button bei “Automatische Pausen Werden Bezahlt”. In diesem Fall werden nur die gesetzlichen Pausen der bezahlten Arbeitszeit zugerechnet, nicht jedoch die Raucherpausen.

Buchung von Mitarbeiteressen

Über den Punkt Mitarbeiteressen können Sie bestimmen, wie viele Mahlzeiten einem Mitarbeiter pro Tag automatisch hinzugebucht werden. Es können bis zu drei Essen am Tag automatisch gebucht werden. Pentacode verbucht dann pro Teilschicht jeweils ein Essen, bis das angegebene Limit erreicht ist. Oder sie können das automatische Buchen von Mitarbeiteressen deaktivieren, indem Sie Kein Essen Buchen wählen.

Stempeluhr

Unter dem Punkt “Stempeluhr” können Sie bestimmen, ob Arbeitszeiten über die Digitale Stempeluhr und oder Mitarbeiter-App erfasst werden sollen oder ob Sie Zeiten ausschließlich manuell über den Dienstplan oder das Arbeitszeitblatt erfassen möchten. Aktivieren oder deaktivieren Sie hierzu einfach den Button Erfassung per Stempeluhr .

Alle weiteren Optionen betreffen ausschließlich die Zeiterfassung per Stempeluhr und werden ausgeblendet, falls diese Option deaktiviert ist.

Mitarbeiter-App

Hier können Sie einstellen, ob Mitarbeiter zusätzlich zur digitalen Stempeluhr auch über die Mitarbeiter-App Zeiten erfassen dürfen. Hierfür aktivieren oder deaktivieren Sie einfach den Button Stempeln Via MA-App Erlauben .

Stempeln Erfordert QR-Code

Über den Button Stempeln Erfordert QR-Code können Sie einstellen, ob der Mitarbeiter vor dem Ein- oder Ausstempeln über die Mitarbeiter-App zunächst den QR-Code an der digitalen Stempeluhr scannen muss oder nicht. Durch das Scannen des QR-Codes kann Pentacode verifizieren, dass sich der Mitarbeiter zum Zeitpunkt des Stempelns am Arbeitsplatz befindet. Deaktivieren Sie diese Option, falls der Mitarbeiter auch an jenen Arbeitsorten Zeiten erfassen soll, an denen kein Tablet mit Stempeluhr vorhanden ist (z.B. im Homeoffice).

Der QR-Code an der digitalen Stempeluhr wechselt alle 30 Minuten und ist jeweils eine Stunde lang gültig. Das heißt nach jedem Scannen des QR-Codes muss der Mitarbeiter nach spätestens einer Stunden den Code erneut scannen, bevor er/sie erneut ein- oder ausstempeln kann. Auch das erfassen von Pausen erfordert eine verifizierung per QR-Code (falls diese Option aktiviert ist).

Anmeldung / Einstempeln

Verfrühte Anmeldung

Unter dem Punkt Bei Verfrühter Anmeldung können Sie bestimmen, wie Pentacode verfahren soll, wenn ein Mitarbeiter sich über die Stempeluhr oder Mitarbeiter-App vor dem geplanten Schichtbeginn einstempelt.

Bei der Option Übernehme Zeit laut Dienstplan wird immer der geplante Schichtbeginn als Beginn der Arbeitszeit übernommen, auch wenn sich der Mitarbeiter schon früher eingestempelt. Die Zeit vor dem geplanten Schichtbeginn wird also nicht als Arbeitszeit gewertet.

Wählen Sie die Option Übernehme aktuelle Zeit, so wird der Zeitpunkt des Einstempelns als Arbeitszeitbeginn übernommen, es wird also auch die Zeit vor dem geplanten Schichtbeginn als Arbeiszeit gewertet.

Anmeldung Erlauben

Unter Anmeldung Erlauben definieren Sie, wie lange vor dem geplanten Schichtbeginn sich der Mitarbeiter einstempeln darf. Wählen Sie zum Beispiel “1 Stunde Zuvor”, dann darf der Mitarbeiter sich bei einem Schichtbeginn von 10 Uhr frühestens um 9 Uhr einstempeln. Frühere Versuche werden abgelehnt.

Anmeldung Ohne Dienstplan / Spontane Schicht

Ist Die Option bei Anmeldung Ohne Dienstplan aktiviert, können zusätzlich zu geplanten Schichten auch “spontane” Arbeitseinsätze über die Stempeluhr oder Mitarbeiter-App erfasst werden. Deaktivieren Sie diese Option falls Ihre Mitarbeiter ausschließlich nach Dienstplan arbeiten sollen.

Abmeldung / Ausstempeln

Verspätete Abmeldung

Unter dem Punkt Bei Verspäteter Anmeldung können Sie bestimmen, wie Pentacode verfahren soll, wenn ein Mitarbeiter sich über die Stempeluhr oder Mitarbeiter-App nach dem geplanten Schichtend einstempelt.

Bei der Option Übernehme Zeit laut Dienstplan wird immer das geplante Schichtende als Ende der Arbeitszeit übernommen, auch wenn sich der Mitarbeiter erst später ausstempelt. Die Zeit nach dem geplanten Schichtende wird also nicht als Arbeitszeit gewertet.

Wählen Sie die Option Übernehme aktuelle Zeit, so wird der Zeitpunkt des Ausstempelns als Arbeitszeitende übernommen, es wird also auch die Zeit nach dem geplanten Schichtende als Arbeiszeit gewertet.

Automatische Abmeldung

Unter dem Punkt Automatische Abmeldung legen Sie fest, wie lange der Mitarbeiter sich nach Beginnen einer Schicht aus der selbigen ausstempeln kann. Ist dieser Zeitraum verstrichen, wird der Mitarbeiter as der Schicht automatisch “abgemeldet”, das heißt er kann sich nicht mehr aktiv aus der Schicht ausstempeln. Dies ist wichtig für den Fall, dass ein Mitarbeiter vergisst, sich aus einer Schicht auszustempeln.

WICHTIG: “Automatische Abmeldung” bedeutet nicht, dass automatisch ein Schichtende erfasst wird. Stattdessen vermerkt Pentacode die Schicht als “nicht abgeschlossen” und wird Sie daran erinnern, die Endzeit manuell nachzutragen.

Rundung von Stempelzeiten

Unter dem Punkt “Rundung” können Sie Regeln zur Auf- oder Abrundung von Stempelzeiten bestimmen.

Beispiel für Anmeldung “auf 5 Minuten Aufrunden”: Ein Mitarbeiter meldet sich um 17:08 Uhr an, im System ist 17:10 Uhr registriert.

Bespiel für Abmeldung “Auf 5 Minuten Abrunden”: Ein Mitarbeiter meldet sich um 22:22 Uhr ab, im System ist 22:20 Uhr registriert.

Übrigens: die Rundungen bei Anmeldung und Abmeldung auf nur volle 5 Minuten entsprechen bei einem durchschnittlichen 8-Stunden-Tag etwas mehr als 1% der Arbeitszeit in Ihrem Unternehmen.

Anzeige

Über den Punkt “Anzeige” können Sie Darstellung der digitalen Stempeluhr anpassen.

Mitarbeiter Kurzinfo Anzeigen

Ist diese Option aktiviert, dann wird dem Mitarbeiter bei jedem ein- und ausstempeln (oder einfach durch Eingabe der PIN) seine aktuellen Überstunden und Resturlaub angezeigt.

Aktuellen Dienstplan Anzeigen

Ist diese Option aktiviert können Mitarbeiter über einen Button an der Stempeluhr jederzeit den aktuellen Dienstplan einsehen.