Arbeitszeiten

Mit “Arbeitszeiten” ist das monatliche Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters bezeichnet. In diesem Konto werden die detaillierten Arbeitszeiteinträge gelistet, die durch die Zeiterfassung durch den Mitarbeiter entstanden sind.

Aufbau und Struktur

Im Monatsarbeitszeitkonto eines Mitarbeiters werden dargestellt: die Abteilung, in der der Mitarbeiter am jeweiligen Tag gearbeitet hat, Anfang und Ende des Arbeitstages, sowie der Arbeitspausen entsprechend Ihrer Regeleinstellung für die Zeiterfassung und die Anzahl eventueller Mahlzeiten

Hier sehen Sie den Verlauf der einzelnen Arbeitstage

Am rechten Rand sehen Sie die errechnete Dauer des Arbeitstages unter Abzug der Pausen und die Anzahl der Zuschlagsstunden in den einzelnen Zuschlagszonen entsprechend der Einstellungen in den Vertragsdaten des Mitarbeiters.

Hier sind die Dauer des Arbeitstages und die Zuschläge in Summe dargestellt

Zeichenerklärung

Am rechten unteren Rand finden Sie eine Zeichenerklärung für die unterschiedlichen Zuschlagsarten.

Legende zu den Zuschlagsarten

Summen-Übersicht

Am rechten oberen Rand werden die geplanten Arbeitszeiten, die monatlichen Arbeitszeiten, die der Mitarbeiter laut Arbeitsvertrag leisten sollte und die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden einander gegenübergestellt. Die Differenz ergibt sich aus dem Unterschied zwischen monatlichen Soll-Arbeitszeit und der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit.

Hier sehen Sie die Summen der Arbeits- und Zuschlagszeiten in Stunden dargestellt

Korrektur von Arbeitszeiten

Sollten Daten unvollständig oder fehlerhaft sein, erscheint am betreffenden Tag ein Ausrufezeichen.

Fehler werden ausgewiesen und können korrigiert werden

Durch einen Mouseover wird das Problem benannt. Sie können einen Fehler jederzeit ergänzen oder berichtigen.

Nachträgliche Ergänzungen

Neben Korrekturen können Sie im Arbeitszeitkonto auch Ergänzungen durchführen.

Wenn Sie auf das + am Fußende klicken, erscheint ein Menü mit den Ergänzungsmöglichkeiten

So können Sie die Art der Ergänzung auswählen

Arbeitszeiten hinzufügen

Wenn Sie “Arbeitszeiten hinzufügen” wählen, bezieht sich die automatische Datumsangabe auf den aktuellen Kalendertag. Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum wählen, zu dem der Arbeitstag hinzugefügt wird!

Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Datum wählen!

Wenn ein Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen arbeitet, können Sie die Abteilung auswählen, in der er an dem Tag gearbeitet hat, den Sie nun nachtragen. Dies ist wichtig, wenn der Mitarbeiter abteilungsabhängig unterschiedlichen Lohn erhält.

Geben Sie dann den Anfang und das Ende des Arbeitstages ein.

Pausen werden nicht automatisch gesetzt! Sie müssen von Ihnen manuell eingegeben werden. Dies gilt auch für eine eventuelles Essen.

Wenn der Mitarbeiter eine Umsatzprovision erhält, können Sie hier auch seinen Umsatz eingeben und optional einen beliebigen Kommentar hinzufügen.

Fehltag hinzufügen

Wenn nachträglich ein Fehltag gebucht werden soll, wählen Sie “Fehltag hinzufügen”.

Über den Dropdown-Pfeil wählen Sie die Art des Fehltags. Dieser wird unter dem von Ihnen gewählten Datum dem Arbeitszeitkonto hinzugefügt.

Achten Sie bei jeder nachträglichen Buchung auf die Richtigkeit des Datums!

Zeitbuchung

Sie können dem Arbeitszeitkonto eines Mitarbeiter auch Stunden summarisch hinzubuchen oder in Abzug bringen.

Wählen Sie dafür “Zeitbuchung” und die Art der Buchung über den Dropdownpfeil.

So können Sie einem Mitarbeiter Stunden in Summe gutschreiben oder abziehen

Urlaubsbuchung

Über “Urlaubsbuchung” können Sie einem Mitarbeiter über den Dropdown-Pfeil Urlaubstage hinzugeben oder abbuchen.

Wählen Sie hierzu die gewünschte Buchungsart und geben Sie die Anzahl der Tage ein, die entsprechend gebucht werden soll.

So können Sie einem Mitarbeiter Urlaubstage hinzubuchen oder abziehen

Wenn Sie Urlaubstage abziehen, geht Pentacode davon aus, dass diese Urlaubstage ausbezahlt werden. Es erscheint deshalb das Feld “€ Bezahlt” mit dem aktivierten Button. Die gebuchten Urlaubstage werden dem Urlaubskonto des Mitarbeiters in Abzug gebracht und für die Lohnabrechnung als auszuzahlender Urlaub zugeführt.

Wenn Sie dies nicht wollen, müssen Sie den Button manuell deaktivieren.

Wenn Sie Urlaub hinzubuchen, erscheint dieser Button nicht.

Kontoausdruck

Durch das Anklicken des -Symbols am linken unteren Rand wählen Sie zwischen zwei Möglichkeiten, das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters auszudrucken.

Sie können das Arbeitszeitkonto eines Mitarbeiters in zwei unterschiedlichen Formaten ausdrucken

Arbeitszeiten Nachweis

Der “Arbeitszeiten Nachweis” listet die täglichen Arbeitszeiten mit ihrem jeweiligen Anfang und Ende, den Ruhepausen und die Dauer des Arbeitstages.

Am rechten oberen Rand finden Sie die Soll- und Ist-Arbeitszeiten des Monats einander gegenübergestellt und die Differenz ausgewiesen

In der Spalte “AZ” ist die tatsächliche Arbeitszeit nach Abzug der Pausen zu sehen, in der danebenliegenden Spalte “BEZ” die Anzahl der bezahlten Stunden.

Arbeitszeiten ‘AZ’ und bezahlte Zeiten ‘Bez’ sind in diesem Beispiel identisch, da Pausen nicht bezahlt werden

Im Regelfall sind die Angaben in beiden Spalten identisch. Wenn Sie hingegen Pausen bezahlen, werden diese den bezahlten Stunden unter “BEZ” hinzu addiert.

Wir empfehlen Ihnen, das Arbeitszeitkonto auszudrucken und vom Mitarbeiter unterzeichnen zu lassen.

Dieser Ausdruck dient zum einen als Nachweis bei Überprüfungen durch die jeweiligen Prüfungsbehörden. Zum anderen bestätigt der Mitarbeiter mit der Unterschrift die Richtigkeit der Dokumentation. Dies dient Ihrem Schutz vor späteren Anfechtungen.

Lohnabrechnung

Der Ausdruck “Lohnabrechnung” weist neben den Angaben des “Arbeitszeiten Nachweis” auch die eventuellen Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitsstunden, sowie die Anzahl eventueller Mahlzeiten aus.

Die Lohnabrechnung entspricht dem ‘Arbeitszeiten Nachweis’, ist jedoch wesentlich detaillierter

Am Fußende sehen Sie die Zusammenfassung nach Stunden und die daraus resultierenden jeweiligen Euro-Beträge. Die Lohnangaben beziehen sich dabei auf das Arbeitgeber-Brutto.

Dieser Nachweis dient vor allem Ihrer internen Dokumentation und ist nicht zwingend geeignet, den Mitarbeitern ausgehändigt zu werden.

Im Falle einer Prüfung ist es empfehlenswert, dem Prüfer für eine Stichprobenkontrolle einzelne Ausdrucke der “Lohnabrechnung” zu überlassen. Die offensichtliche Transparenz, Richtigkeit und Glaubwürdigkeit Ihrer Dokumentation durch Pentacode kann den Prüfungsvorgang u.U. erheblich beschleunigen.