Vertrag
Im Menüpunkt “Vertrag” geben Sie die arbeitszeit- und lohnrelevanten Angaben zum Mitarbeiter ein. Achten Sie hier bitte auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben. Die Berechnung aller Konten eines Mitarbeiters, die gesamte Lohnvorbereitung und der Export der Daten beziehen sich auf die hier hinterlegten Daten.
Bitte stellen Sie sicher, dass die hier hinterlegten Angaben zu jedem Zeitpunkt den Vereinbarungen entsprechen, die Sie mit dem Mitarbeiter laut Arbeitsvertrag getroffen haben.
Vertragslaufzeit
Geben Sie bei Vertragsbeginn das Datum ein, zu dem das Beschäftigungsverhältnis des Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen begonnen hat.
Unter Vertragsende ist das Datum einzusetzen, zu dem das Beschäftigungsverhältnis endet.
Im Falle eines befristeten Arbeitsverhältnisses ist es empfehlenswert, das Fristende bereits bei der Anlage des Mitarbeiters im System festzuhalten.
Bemerkungen bezeichnet einen Textbereich, in den Sie Notizen zum Mitarbeiter hinzufügen können.
Wenn Sie den Button bei “Inaktiv” setzen, bleibt der Mitarbeiter im Dienstplan sichtbar, kann jedoch nicht geplant werden. “Inaktiv” unterbricht jedoch nicht die Fortberechnung der verschiedenen Konten eines Mitarbeiters.
Beschäftigungsverhältnis
Wählen Sie die Art des Beschäftigungsverhältnisses durch Anklicken des betreffenden Feldes.
Die Überwachung von Lohngrenzen, die Meldung bestimmter Probleme und der Export der Daten in die Lohnbuchhaltung beziehen sich auf das gewählte Beschäftigungsverhältnis.
Arbeitszeit
Für die Berechnung der Sollarbeitszeit eines Mitarbeiters stehen Ihnen 5 unterschiedliche Modi zur Wahl.
Welcher Modus für Sie im Einzelfall der möglicherweise geeignete ist, erfahren Sie unter Tipps und Rezepte im Artikel Sollstundenberechnung.
Wochenfaktor
Bei der Wahl “Wochenfaktor” erscheint das Eingabefeld Wochenstunden.
Geben Sie hier die Anzahl der Wochenstunden ein, die ein Mitarbeiter laut Arbeitsvertrag zu leisten hat.
Die Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters errechnet Pentacode automatisch. Die Anzahl der Wochenstunden wird mit dem Faktor 4,35 multipliziert .
Die monatliche Soll-Arbeitszeit bei einem Festangestellten mit einer 40-Stunden Woche beträgt somit 40 x 4,35 = 174 Stunden pro Monat. Diese Stundenanzahl gilt gleichbleibend für jeden Monat.
Monatsgenau
Bei der Wahl “Monatsgenau” erscheint das Eingabefeld Wochenstunden.
Geben Sie hier die Anzahl der Wochenstunden ein, die ein Mitarbeiter laut Arbeitsvertrag zu leisten hat.
Bei dieser Auswahl errechnet sich die Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters anhand der Länge eines Monats. Sie schwankt somit von Monat zu Monat.
Um einen Festangestellten mit einer 40-Stunden Woche als Beispiel zu nehmen: Dessen monatliche Soll-Arbeitszeit liegt in einem Monat mit 30 Tagen bei 171,43 Stunden, in einem Monat mit 31 Tagen bei 177,14 Stunden und im Februar (sofern kein Schaltjahr) bei 160 Stunden.
Monatsgenau Ohne Feiertage
Eingabe und Berechnung der monatlichen Soll-Arbeitszeit entsprechen “Monatsgenau”.
Bei dieser Auswahl errechnet sich die Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters anhand der Länge eines Monats. Sie schwankt somit von Monat zu Monat.
Pentacode kennt die gesetzlichen Feiertage des Bundeslands, in dem sich Ihr Unternehmen oder die betreffende Filiale Ihres Unternehmens befindet. Fällt in einem Monat ein gesetzlicher Feiertag auf einen Wochentag, so wird die monatliche Soll-Arbeitszeit um den Feiertag gekürzt.
Feste Wochentage
Bei der Wahl “Feste Wochentage” erscheinen Eingabefelder zu den sieben Wochentagen.
Geben Sie hier die Stunden ein, die ein Mitarbeiter an den betreffenden Tagen arbeiten soll. Diese Auswahl ist im Besonderen zu empfehlen, wenn ein Mitarbeiter feste Arbeitstage hat und diese in ihrer Länge auch noch voneinander abweichen. Dies trifft häufig für Mitarbeiter in der Verwaltung zu, bei denen z.B. der Freitag ein verkürzter Arbeitstag ist.
Die Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters errechnet sich über die Häufigkeit, in der ein bestimmter Wochentag in einem Monat auftritt.
Bei tagesabhängig unterschiedlichen Arbeitszeiten hat diese Art der Berechnung Wirkung bei Krank und Urlaub. Wird z.B. ein Mitarbeiter, der am Freitag nur 4 Stunden arbeitet, an einem Freitag krank oder nimmt an diesem Tag Urlaub, so werden für sein Arbeitszeitkonto wie auch für die Lohnabrechnung nur 4 Stunden berechnet.
Feste Wochentage abzgl. Feiertage
Eingabe und Berechnung der monatlichen Soll-Arbeitszeit entsprechen “Feste Wochentage”.
Bei diesem Modus wird jedoch ein Feiertag, der auf einen Arbeitstag des Mitarbeiters fällt, von seiner Soll-Arbeitszeit in Abzug gebracht. Hierbei wird Tag-genau unterschieden.
Fällt ein Feiertag z.B. auf einen Freitag, an dem der Mitarbeiter nur 4 Stunden arbeitet, so werden auch nur 4 Stunden berechnet.
Jahresarbeitszeitkonto Vereinbart
Pentacode überwacht die Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns. Eine versehentliche Unterschreitung des Mindestlohns könnte eintreten, wenn z.B. ein Mitarbeiter mit Festlohn Überstunden leistet. Sein Festlohn geteilt durch die Anzahl der Arbeitsstunden im betreffenden Monat kann einen Stundenlohn ergeben, der unter dem gesetzlichen Mindestlohn liegt.
In diesem Fall erhalten Sie in Pentacode eine Problem Meldung.
Dieses Problem können Sie vermeiden, indem Sie mit dem Mitarbeiter die Führung eines Jahresarbeitszeitkontos vereinbaren.
Setzen Sie in diesem Fall den Button bei “Jahresarbeitszeitkonto Vereinbart”.
Über- und Minderstunden werden in Pentacode grundsätzlich und für alle Mitarbeiter (also selbst bei Aushilfen) saldiert und in den einzelnen Jahresarbeitszeitkonten in die Zukunft vorgetragen.
Rechtswirksam wird ein Jahresarbeitszeitkonto jedoch erst, wenn dessen Führung mit dem Mitarbeiter schriftlich vereinbart ist. Sollte dies bei Ihnen noch nicht der Fall sein, so senden wir Ihnen gerne eine entsprechende Vereinbarung als Ergänzung zum bestehenden Arbeitsvertrag zu. Wenden Sie sich hierzu einfach an unseren Support.
Fehlstundenberechnung
Wenn Sie “Feste Wochentage” als Berechnungsmethode gewählte haben, werden die Fehlstunden für den jeweiligen Tage ermittelt.
Für die Einstellungen “Wochenfaktor” und “Monatsgenau” stehen Ihnen für die Berechnung von Fehlzeiten bei Krank und Urlaub zwei Möglichkeiten zur Verfügung
Feste Stundenzahl
Wenn Sie “Feste Stundenzahl” wählen erscheint ein Eingabefeld, in das Sie die Anzahl der Arbeitsstunden eingeben, die der Mitarbeiter täglich leisten soll. Bei einem Mitarbeiter mit 40-Stunden-Woche und 5 Arbeitstagen wären das z.B. 8 Stunden.
Bei dieser Einstellung wird jeder Tag, an dem der Mitarbeiter als Krank oder in Urlaub im Dienstplan eingetragen ist, mit 8 Stunden bewertet. Dies gilt sowohl für die Berechnung im Arbeitszeitkonto wie auch für die Lohnfortzahlung in der Buchhaltung.
13-Wochen Durchschnitt
Bei dieser Einstellung errechnet Pentacode den Wert eines Urlaub- oder Kranktages an der Arbeitszeit, die der Mitarbeiter im Durchschnitt der letzten 13 Wochen gearbeitet hat.
Sollte der Mitarbeiter sozialversicherungsfreie Zuschläge erhalten, werden auch die Zuschläge errechnet, die er im Durchschnitt der letzten 13 Wochen erhalten hat. Da diese Zuschläge im Lohnfortzahlungsfall beitragspflichtig abzurechnen sind, werden sie auch getrennt als beitragspflichtige Zuschläge ausgewiesen.
Pentacode unterscheidet bei der Berechnung zwischen Wochen-, Sonn und Feiertagen. Dies hat zur Folge, dass bei einem Krank- oder Urlaubstag, der auf einen Wochentag fällt, keine Sonn- oder Feiertagszuschläge hinzugerechnet werden. Diese wären ansonsten beitragspflichtig abzurechnen.
Hinweis bei Einführung von Pentacode
Wenn Sie mit Pentacode beginnen, ist es empfehlenswert, in den ersten drei Monaten mit der Einstellung “Feste Stundenzahl” zu beginnen. Die Einstellung “13-Wochenschnitt” ist zu Beginn ungeeignet, da in den ersten Wochen der Zeitraum, auf den Pentacode zurückgreifen kann, zu kurz ist, um einen verlässlichen Durchschnitt zu errechnen.
Eventuell merken Sie sich ein Datum vor, zu dem Sie diese Einstellung auf “13-Wochenschnitt” verändern wollen.
Lohn und Gehalt
Lohn/Gehalt (brutto)
Geben Sie unter “Alle Arbeitsbereiche” das Standardgehalt des Mitarbeiters ein.
Wird ein Mitarbeiter nach Stunden bezahlt, wählen Sie im Dropdown-Menü Stunden, handelt es sich um einen festen Monatslohn, wählen Sie Monat.
Provision
Wenn ein Mitarbeiter Umsatzprovision erhält, geben Sie unter Provision den Prozentsatz ein. Voraussetzung für die Berechnung der Provision ist die Erfassung des individuellen Umsatzes im Hauptmenüpunkt “Zeiterfassung”.
Wenn sich die Provision auf den Netto-Umsatz bezieht, ist dort der Netto-Umsatz des Mitarbeiters einzugeben. Bezieht sie sich auf den Brutto-Umsatz, entsprechend der Brutto-Umsatz.
Lohnartensatz
Über den Lohnartensatz wird der Export der Daten in die Lohnbuchhaltung organisiert.
Mit dem Drop-down-Pfeil können Sie unter den Lohnarten wählen, die sie unter “Einstellungen” und dort “Buchhaltung” angelegt haben.
In der Standardeinstellung von Pentacode finden Sie den Lohnartensatz “[Nichts Gewählt]”. Wir empfehlen Ihnen, diesen beizubehalten. Der Lohnartensatz, den Pentacode für den Export wählt, orientiert sich damit immer am Beschäftigungsverhältnis des Mitarbeiters.
Dies bedeutet: Wechselt ein Mitarbeiter z.B. von “Aushilfe/Mini-Jobber” auf “Vollzeit/Teilzeit”, wechselt Pentacode auch automatisch den Lohnartensatz. Wenn sie einen bestimmten Lohnartensatz gewählt haben, muss für den Export der Lohnartensatz manuell entsprechend korrigiert werden.
Ein Mitarbeiter - mehrere Löhne
Wenn Sie Mitarbeiter haben, die in verschiedenen Abteilungen bei unterschiedlichen Löhnen arbeiten, kann dies in Pentacode automatisch berücksichtigt werden.
Wählen Sie in diesem Fall beim betreffenden Mitarbeiter unter "+ Gehalt hinzufügen" die entsprechende Abteilungen hinzu und weisen Sie dieser den jeweiligen Lohn zu. Die jeweils gearbeiteten Stunden werden getrennt ausgewiesen und unterscheidbar exportiert.
ACHTUNG! Für die Ermittlung des Lohns im Falle der Lohnfortzahlung bei Krank und Urlaub wird grundsätzlich der Lohn herangezogen, den sie unter “Alle Arbeitsbereiche” angelegt haben.
Zusatzleistungen
Wenn Sie einem Mitarbeiter über das Gehalt hinaus noch Zusatzleistungen zukommen lassen, z.B. Kindergartenzuschuss, Fahrtgeld, Messergeld u.a.m., können Sie diese hier vermerken.
Wenn Sie auf das “+ Zusatzleistung hinzufügen” klicken, öffnet ein Eingabefeld, in das Sie Art und Höhe der einzelnen Zusatzleistungen eingeben.
Die Zusatzleistungen, die Sie hier vermerken, werden für den Lohnexport nicht berücksichtigt. Sie sind als feste Werte ohnehin im jeweiligen Buchhaltungssystem hinterlegt.
Pentacode ermittelt jedoch die Lohnkosten, um Ihnen in Echtzeit und lange vor Fertigstellung der Lohnabrechnung einen Überblick zu geben. Die hier angelegten Zuschüsse werden in die Vorausberechnung der Lohnkosten integriert.
Bitte beachten Sie bei der Eingabe, dass Sie bei sozialversicherungspflichtigen Zuschüsse auch den jeweiligen Sozialversicherungsbeitrag hinzufügen.
Urlaub und Fehltage
Geben Sie bei “Urlaubsanspruch (pro Jahr)” die vereinbarte Anzahl der Urlaubstage/Jahr ein, die mit dem Mitarbeiter vereinbart sind.
Der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters kann nach unterschiedlichen Maßgaben berechnet werden.
a) Wenn Sie bei Urlaubszuwachs “Nach Arbeitsstunden” wählen, wird der Urlaubsanspruch während eines Monats fortlaufend auf Basis der gearbeiteten Stunden berechnet.
b) Wählen Sie “Monatlich”, wächst dem Mitarbeiter sein monatlicher Urlaubsanspruch zu Beginn eines Monats zu.
Scheidet der Mitarbeiter während eines Monats aus, wird der Urlaubsanspruch, der im Monat des Ausscheidens entstanden ist, in Abhängigkeit von seinen Arbeitsstunden prozentual errechnet.
Zuschläge
Wenn Sie einem Mitarbeiter Zuschläge zahlen, können Sie die Höhe der Zuschläge für jeden Mitarbeiter individuell festlegen. In der Standardeinstellung von Pentacode sind die Zuschläge mit ihren gesetzlich erlaubten Höchstwerten ausgewiesen.
Sie können die Zuschläge individuell nach unten anpassen.
Zuschläge kumulieren
In der Standardeinstellung von Pentacode werden Sonn- und Feiertagszuschläge mit den Nachtzuschlägen kumuliert. Dies heißt, dass der Mitarbeiter an Sonn- und Feiertagen auch Nachtzuschläge erhält.
Sollte die Kumulierung nicht gewünscht sein, ist der Button zu deaktivieren. In diesem Fall werden dem Mitarbeiter an einem Sonn- oder Feiertag die Sonn- und Feiertagszuschläge hinzugerechnet, nicht jedoch die Nachtzuschläge.
Monatliche SFN-Pauschale
Sollten Sie Zuschläge pauschal im Voraus bezahlen, so aktivieren Sie den Button bei “… bezahlen” und geben Sie im Eingabefeld, das in der Folge erscheint, die Höhe der monatlichen Pauschalvorauszahlung ein.
Im Konto “SFN-Zuschläge” werden die Vorauszahlungen mit den Zuschlägen in €, die laut Arbeitszeiterfassung entstanden sind, monatlich abgeglichen und fortlaufend saldiert.
Eine unterjährige Überzahlung ist sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlich nicht von Bedeutung. Für die korrekte Behandlung der am Jahresende saldierten Über- oder Unterzahlung von Zuschlägen setzen Sie sich bitte mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Lohnbuchhaltung in Verbindung.
Vertrag beenden
Wenn das Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiters endet, muss auch der Vertrag in Pentacode beendet werden.
Öffnen Sie in diesem Fall den Vertrag des Mitarbeiters, klicken Sie auf das -Symbol und wählen Sie “Vertrag bearbeiten”.
Geben Sie dann unter “Vertragsende” das Datum ein, zu dem der Vertrag mit dem Mitarbeiter endet.
Ab dem Folgetag ist der Mitarbeiter archiviert. Sie finden ihn wieder, indem Sie auf Mitarbeiter klicken, über das -Symbol den Haken bei “Ausgeschieden” setzen und den Namen eingeben.