Abwesenheiten

Neben der Arbeitszeitdokumentation und Dienstplanung ist das Verwalten von Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit eine der wichtigsten Aufgaben der Personalverwaltung. Mit Pentacode können Sie nicht nur erfassen und planen, wer wann krank oder im Urlaub war, ist oder sein wird - die Software errechnet automatisch für Sie, wann und wie viele Fehltage für einen Abwesenheitszeitraum gebucht werden müssen und wie viele Fehlstunden und Zuschläge anfallen. Und diese Informationen fließen dann wiederum vollautomatisch in die Lohnbuchhaltung und Mitarbeiterkonten ein!

Alles was Sie tun müssen, ist einen Mitarbeiter, Abwesenheitstyp und Zeitraum zu wählen und Pentacode erledigt den Rest für Sie. Und wenn Sie unsere Mitarbeiter-App nutzen, können Ihre Mitarbeiter selbstständig Urlaubsanträge und Krankmeldungen erfassen, die Sie dann nur noch genehmigen müssen!

Übersicht

In der Abwesenheiten-Übersicht sehen Sie die erfassten, geplanten, beantragten Abwesenheiten aller Ihrere Mitarbeiter auf einen Blick.

Sie gelangen in die Abwesenheiten-Übersicht, indem Sie im Hauptmenü den Punkt Mitarbeiter und dort den Unterpunkt Abwesenheiten wählen.

Tipp: Möchten Sie die nur die Abwesenheiten einer bestimmten Abteilung sehen? Über das -Symbol in der linken oberen Ecke können Sie die Anzeige auf Mitarbeiter aus einer oder mehrerer bestimmter Abteilungen beschränken.

In der Abwesenheiten-Übersicht sehen Sie die erfassten, geplanten, beantragten Abwesenheiten aller Ihrere Mitarbeiter auf einen Blick.

Einzelansicht

Über die Abwesenheiten-Einzelansicht können Sie die Abwesenheiten eines einzelnen Mitarbeiters einsehen und bearbeiten.

Um in die Abwesenheiten-Einzelansicht eines Mitarbeiters zu gelangen, navigieren Sie zunächst zur Abwesenheiten-Übersicht und wählen dort den gewünschten Mitarbeiter.

Über die Abwesenheiten-Einzelansicht können Sie die Abwesenheiten eines einzelnen Mitarbeiters einsehen und bearbeiten.

Neue Abwesenheit Erfassen

So funktioniert das erfassen einer neuen Abwesenheit:

  1. In der Übersicht: Klicken Sie auf das Kästchen, dass dem gewünschten Mitarbeiter und Tag des Abwesenheitsbeginns entspricht, oder halten Sie die Maustaste gedrückt, um durch horizontales Ziehen direkt einen Zeitraum zu wählen.

    In der Einzelansicht: Klicken Sie den -Button in der rechten unteren Ecke.

  2. Wählen Sie die gewünschte Abwesenheitsart.

  3. Geben Sie Abwesenheitsbeginn und -ende ein.

  4. Wählen Sie aus, welche Tage innerhalb des Abwesenheitszeitraums als Fehltage erfasst werden sollen. Pentacode trifft hier automatisch eine Vorauswahl anhand der üblichen Arbeitstage des Mitarbeiters (ermittelt basierend auf den Vertragsdaten und bisher erfasster Arbeitszeiten).

  5. Klicken Sie auf Speichern um die Abwesenheit übernehmen oder Abbrechen um sie zu verwerfen.

  6. Falls es in dem gewählten Zeitraum bereits erfasste Arbeitszeiten oder geplante Schichten gibt wird Pentacode Sie fragen, ob Sie diese löschen möchten. Bestätigen Sie, dass Sie den Vorgang abschließen möchten.

Indem Sie die Maustaste gedrückt können Sie direkt den kompletten Zeitraum der Abwesenheit selektieren.

Abwesenheit Bearbeiten

Um eine Abwesenheit zu bearbeiten gehen Sie wie folgt vor:

  1. Selektieren Sie zunächst in der Übersicht oder Einzelansicht die gewünschte Abwesenheit durch einen Mausklick.
  2. Sie können nun Abwesenheitsbeginn und -ende und die zu erfassenden Fehltage bearbeiten.
  3. Klicken Sie auf Speichern um die Änderungen zu übernehmen oder Abbrechen um sie zu verwerfen.

Abwesenheit Löschen

So löschen Sie eine Abwesenheit:

  1. Selektieren Sie zunächst in der Übersicht oder Einzelansicht die gewünschte Abwesenheit durch einen Mausklick.
  2. Im Bearbeitungsdialog, klicken Sie den {{> button icon=“trash” >}} Button in der rechten oberen Ecke.
  3. Bestätigen Sie, dass Sie die Abwesenheit löschen möchten.

Urlaubsanträge & Krankmeldungen

Über die Pentacode Mitarbeiter-App können Ihre Mitarbeiter Urlaubsanträge und Krankmeldungen in Form von Abwesenheitsanträgen erfassen, welche Sie dann genehmigen oder ablehnen können.

Abwesenheitsantrag Genehmigen

So genehmigen Sie einen Abwesenheitsantrag:

  1. Wählen Sie zunächst den Abwesenheitsantrag durch einen Mausklick in der Übersicht oder Einzelansicht oder indem Sie dem Link in der Benachrichtungs-Email folgen.
  2. Wählen Sie aus, welche Tage innerhalb des Abwesenheitszeitraums als Fehltage erfasst werden sollen. Pentacode trifft hier automatisch eine Vorauswahl anhand der üblichen Arbeitstage des Mitarbeiters (ermittelt basierend auf den Vertragsdaten und bisher erfasster Arbeitszeiten).
  3. Klicken Sie auf Genehmigen .
  4. Sie können nun noch eine optionale Antwortnachricht eingeben. Klicken Sie auf Absenden um den Vorgang abzuschließen.
Über die Mitarbeiter-App können Ihre Mitarbeiter Urlaubsanträge und Krankmeldungen erfassen, welche Sie dann genehmigen oder ablehnen können.

Abwesenheitsantrag Ablehnen

So genehmigen Sie einen Abwesenheitsantrag:

  1. Wählen Sie zunächst den Abwesenheitsantrag durch einen Mausklick in der Übersicht oder Einzelansicht oder indem Sie dem Link in der Benachrichtungs-Email folgen.
  2. Klicken Sie auf Ablehnen .
  3. Sie können nun noch eine optionale Antwortnachricht eingeben. Klicken Sie auf Absenden um den Vorgang abzuschließen.