Allgemeine Funktionen
Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie neue Mitarbeiter anlegen, verwalten und kündigen können - sowie einige Extrafunktionen, die Pentacode für Sie bereithält.
Neuen Mitarbeiter Anlegen
Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, wählen Sie zunächst den Punkt im Hauptmenü und klicken Sie dort auf den Button . Es öffnet sich ein Dialogfenster, das Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führt:
1. Stammdaten
Hier können Sie allgemeine Informationen zum Mitarbeiter erfassen. Mehr Informationen zum Thema Mitarbeiter-Stammdaten finden Sie unter Mitarbeiter/Stammdaten.
Klicken Sie auf , um zum Punkt Positionen zu gelangen.
2. Positionen
Hier können Sie die Arbeitsbereiche definieren, in denen der Mitarbeiter eingesetzt werden kann/soll. Mehr Informationen zum Thema Arbeitsbereiche finden Sie unter Einstellungen/Arbeitsbereiche. Zugewiesene Positionen können Sie später jederzeit unter Mitarbeiter/Positionen bearbeiten.
Klicken Sie auf , um zum Punkt Vertrag zu gelangen.
3. Vertrag
Hier hinterlegen Sie die Vertragsdaten des Mitarbeiters, wo Sie das Beschäftigungsverhältnis, Lohn/Gehalt, Sollstunden, Urlaubsanspruch und vieles mehr definieren können. Details zu den einzelnen Feldern und deren Auswirkungen finden Sie unter Mitarbeiter/Vertrag. Auch die Vertragsdaten können später jederzeit unter dem Menüpunkt Mitarbeiter/Vertrag angepasst werden.
Klicken Sie auf , um zum Punkt Zugänge & Rechte zu gelangen.
4. Zugänge & Rechte
Hier können Sie entscheiden, ob Sie dem Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Bereiche und Funktionen in Pentacode geben wollen.
Falls Sie dies tun möchten, aktivieren Sie den Button . Für das Erstellen eines Mitarbeiterzugangs wird eine Emailadresse benötigt. Geben Sie diese also ein, falls Sie dies nicht bereits unter 1. Stammdaten getan haben. Optional können Sie auch eine Nachricht eingeben, die in der Einladungs-Email an den Mitarbeiter angezeigt werden soll. Klicken Sie nun auf um festzulegen, welche Berechtigungen der Mitarbeiter erhalten soll.
Falls Sie dem Mitarbeiter keinen Zugriff auf Pentacode geben möchten, deaktivieren Sie einfach den Button. Sie können jetzt den Vorgang abschließen, indem Sie auf den Button klicken.
5. Berechtigungen
Falls Sie im vorherigen Schritt die Option gewählt haben, können Sie nun definieren, welche Berechtigungen der Mitarbeiter genau erhalten soll. Mehr Informationen zum Thema Berechtigungen finden Sie unter Mitarbeiter/Zugänge & Rechte.
Wenn Sie die Berechtigungen des Mitarbeiters zu Ihrer Zufriedenheit eingerichtet haben, können Sie nun den Vorgang abschließen, indem Sie auf den Button klicken.
Mitarbeiter Auf Probe
Bevor eine Person als voller Mitarbeiter eingestellt wird, ist es in vielen Branchen üblich, ihn einen oder mehrere Tage "auf Probe" arbeiten zu lassen. So kann sichergestellt werden, dass ein Mitarbeiter auch wirklich in das Unternehmen passt und für die vorgesehenen Aufgaben geeignet ist.
Um einen Mitarbeiter "auf Probe" anzulegen, gehen Sie genauso vor wie unter Neuen Mitarbeiter Anlegen beschrieben. Allerdings aktivieren Sie nun den Button in der linken oberen Ecke. Die Punkte Vertrag und Zugänge & Rechte können in diesem Fall übersprungen werden.
Mitarbeiter mit dem Status "Auf Probe", können bereits für Dienste eingeplant werden und sogar über die Digitale Stempeluhr Zeiten erfassen. Sonstige Features wie das Arbeitszeitkonto, Abwesenheiten oder das Dokumentenarchiv sind für Probemitarbeiter nicht verfügbar.
Probemitarbeiter voll Einstellen
Um einen Probemitarbeiter in einen vollen Mitarbeiter umzuwandeln, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie den Punkt im Hauptmenü und wählen dort den gewünschten Mitarbeiter über das Dropdown-Menu in der linken oberen Ecke.
- Klicken Sie den Button unter dem Namen des Mitarbeiters.
- Bestätigen Sie die Aktion durch einen Klick auf den -Button.
- Es öffnet sich automatisch das Formular zum Erstellen eines neuen Vertrages. Geben Sie hier die gewünschten Vertragsdaten ein und klicken Sie auf .
Mitarbeiter Entlassen
Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen dauerhaft oder vorübergehen verlässt, können Sie diesen über die "Mitarbeiter Entlassen" Funktion aus dem Stamm der aktiven Mitarbeiter entfernen. Dies hat mehrere Auswirkungen:
- Der aktuelle Vertrag wird zum Stichtag beendet.
- Der Mitarbeiter erscheint nicht mehr im Dienstplan und den verschiedenen Mitarbeiter-Listen.
- Dem Mitarbeiter werden automatisch alle Mitarbeiter- und Verwaltungszugänge entzogen.
So entlassen Sie einen Mitarbeiter:
- Wählen Sie den Punkt im Hauptmenü und wählen dort den gewünschten Mitarbeiter über das Dropdown-Menu in der linken oberen Ecke.
- Öffnen Sie das Aktions-Menü über den -Button und wählen Sie dort die Option .
- Geben Sie das Datum ein, ab dem der Mitarbeiter ausgeschieden sein soll. Dieses kann sowohl in der Zukunft, als auch in der Vergangenheit liegen. Wenn Sie ein Datum in der Zukunft wählen, wird das Ausscheiden des Mitarbeiters "vorgemerkt" und der Mitarbeiter bleibt bis zum entsprechenden Datum verfügbar.
- Bestätigen Sie die Aktion durch einen Klick auf den -Button.
Mitarbeiter Wiedereinstellen
Ausgeschiedene Mitarbeiter werden nicht komplett aus dem System entfernt, sondern sind weiterhin auffindbar und können sogar wieder eingestellt werden!
So stellen Sie ausgeschiedenen Mitarbeiter erneut ein:
- Wählen Sie den Punkt im Hauptmenü und wählen dort den gewünschten Mitarbeiter über das Dropdown-Menu in der linken oberen Ecke. Achtung: Ausgeschiedene Mitarbeiter werden in der Liste erst aufgeführt, wenn sie einen Suchbegriff in das Suchfeld eingeben. Geben Sie also einfach den Namen (oder einen Teil des Namens) des Mitarbeiters in das Suchfeld ein, um den ausgeschiedenen Mitarbeiter zu finden.
- Öffnen Sie das Aktions-Menü über den -Button und wählen Sie dort die Option .
- Bestätigen Sie die Aktion durch einen Klick auf den -Button.
- Es öffnet sich automatisch das Formular zum Erstellen eines neuen Vertrages. Geben Sie hier die neuen Vertragsdaten ein und klicken Sie auf .
Mitarbeiter Löschen
So löschen Sie einen Mitarbeiter:
- Wählen Sie den Punkt im Hauptmenü und wählen dort den gewünschten Mitarbeiter über das Dropdown-Menu in der linken oberen Ecke.
- Öffnen Sie das Aktions-Menü über den -Button und wählen Sie dort die Option .
- Bestätigen Sie die Aktion durch einen Klick auf den -Button.
Achtung: Durch das Löschen eines Mitarbeiters werden nicht nur dessen Stammdaten, sondern auch alle erfassten Arbeitszeiten, Abwesenheiten und andere mitarbeiterbezogene Bewegungsdaten gelöscht. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden! Wenn Sie einen Mitarbeiter als ausgeschieden markieren wollen, empfehlen wir, die Mitarbeiter entlassen Funktion zu nutzen.