Allgemeine Funktionen
Neuen Mitarbeiter Anlegen
Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, wählen Sie zunächst den Punkt im Hauptmenü und klicken Sie dort auf den Button . Es öffnet sich ein Dialogfenster, das Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führt:
1. Stammdaten
Hier können Sie allgemeine Informationen zum Mitarbeiter erfassen. Mehr Informationen zum Thema Mitarbeiter-Stammdaten finden Sie unter Mitarbeiter/Stammdaten.
Klicken Sie auf , um zum Punkt Positionen zu gelangen.
2. Positionen
Hier können Sie die Arbeitsbereiche definieren in denen der Mitarbeiter eingesetzt werden kann/soll. Mehr Informationen zum Thema Arbeitsbereiche finden Sie unter Einstellungen/Arbeitsbereiche. Zugewiesene Positionen können Sie später jederzeit unter Mitarbeiter/Positionen bearbeiten.
Klicken Sie auf , um zum Punkt Vertrag zu gelangen.
3. Vertrag
Hier hinterlegen Sie die Vertragsdaten des Mitarbeiters, wo Sie das Beschäftigungsverhältnis, Lohn/Gehalt, Sollstunden, Urlaubsanspruch und vieles mehr definieren können. Details zu den einzelnen Feldern und deren Auswirkungen finden Sie unter Mitarbeiter/Vertrag. Auch die Vertragsdaten können später jederzeit unter dem Menüpunkt Mitarbeiter/Vertrag angepasst werden.
Klicken Sie auf , um zum Punkt Zugänge & Rechte zu gelangen.
4. Zugänge & Rechte
Hier können Sie entscheiden, ob Sie dem Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Bereiche und Funktionen in Pentacode geben wollen.
Falls Sie dies tun möchten, aktivieren Sie den Button . Für das Erstellen eines Mitarbeiterzugangs wird eine Emailadresse benötigt. Geben Sie diese also ein, falls Sie dies nicht bereits unter 1. Stammdaten getan haben. Optional können Sie auch eine Nachricht eingeben, die in der Einladungs-Email an den Mitarbeiter angezeigt werden soll. Klicken Sie nun auf um festzulegen, welche Berechtigungen der Mitarbeiter erhalten soll.
Falls Sie dem Mitarbeiter keinen Zugriff auf Pentacode geben möchten, deaktivieren Sie einfach den Button. Sie können nun den Vorgang abschließen, indem Sie auf den Button klicken.
5. Berechtigungen
Falls Sie im vorherigen Schritt die Option gewählt haben, können Sie nun definieren, welche Berechtigungen der Mitarbeiter genau erhalten soll. Mehr Informationen zum Thema Berechtigungen finden Sie unter Mitarbeiter/Zugänge & Rechte.
Wenn Sie die Berechtigungen des Mitarbeiters zu Ihrer Zufriedenheit eingerichtet haben, können Sie nun den Vorgang abschließen, indem Sie auf den Button klicken.
Mitarbeiter Auf Probe
Bevor eine Person als voller Mitarbeiter eingestellt wird, ist es in vielen Branchen üblich, ihn einen oder mehrere Tage "auf Probe" arbeiten zu lassen. So kann sichergestellt werden, dass ein Mitarbeiter auch wirklich in das Unternehmen passt und für die vorgesehenen Aufgaben geeignet ist.
Um einen Mitarbeiter "auf Probe" anzulegen, gehen Sie genauso vor wie unter Neuen Mitarbeiter Anlegen beschrieben. Allerdings aktivieren Sie nun den Button in der linken oberen Ecke. Die Punkte Vertrag und Zugänge & Rechte können in diesem Fall übersprungen werden.
Mitarbeiter mit dem Status "Auf Probe", können bereits für Dienste eingeplant werden und sogar über die Digitale Stempeluhr Zeiten erfassen. Sonstige Features wie das Arbeitszeitkonto, Abwesenheiten oder das Dokumentenarchiv sind für Probemitarbeiter nicht verfügbar.
Probemitarbeiter Voll Einstellen
Um einen Probemitarbeiter in einen vollen Mitarbeiter umzuwandeln, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie den Punkt im Hauptmenü und wählen dort den gewünschten Mitarbeiter über das Dropdown-Menu in der linken oberen Ecke.
- Klicken Sie den Button unter dem Namen des Mitarbeiters.
- Bestätigen Sie die Aktion durch einen Klick auf den -Button.
- Es öffnet sich automatisch das Formular zum Erstellen eines neuen Vertrages. Geben Sie hier die gewünschten Vertragsdaten ein und klicken Sie auf .
Sofortmeldung
Da jeder von Ihnen eingestellte Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag bei der Rentenversicherung meldepflichtig ist, fällt besonders bei häufig wechselndem Personal viel Arbeit an. Dank der Sofortmeldungsfunktion können Sie das Melden eines neuen Mitarbeiter nun in wenigen Minuten direkt über Pentacode erledigen und gehen sicher, stets rechtlich korrekt zu arbeiten. Sie benötigen dazu nur einige Daten des Mitarbeiters, welche Sie einfach über die Personalfragebogenfunktion anfragen können.
Für jede Sofortmeldung fällt eine Bearbeitungsgebühr von 8€ an, welche mit ihrer nächsten regulären Monatsrechnung anfällt. Ihre Zeitersparnis und die Sicherheit bei Betriebskontrollen nichts zu befürchten zu haben, ist aber unbezahlbar.
Sofortmeldung bei neuen Mitarbeitern
Sobald Sie einen neuen Mitarbeiter angelegt haben, wird sich ein Dialogfeld öffnen, welches Sie fragt ob Sie den neuen Mitarbeiter direkt bei der Rentenversicherung melden wollen. Bestätigen Sie diese Anfrage öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie einige Daten für die Krankenkasse ausfüllen müssen. Diese Felder werden im Folgenden genauer beschrieben:
Wichtig: Auch Mitarbeiter auf Probe sind meldepflichtig obwohl sie noch nicht fest angestellt sind - Sie sollten also für jeden neuen Mitarbeiter gleich eine Sofortmeldung ausfüllen.
Unternehmen
Hier tragen Sie die Daten ihres Unternehmens ein. Wenn Sie unter Einstellungen ihre Unternehmensdaten bereits angegeben haben, werden diese automatisch in die Sofortmeldung übertragen.
Mitarbeiter
Hier sind die Meldedaten des Mitarbeiters anzugeben. Wenn Sie während der Anmeldung des Mitarbeiters das Stammdatenblatt schon ausgefüllt haben, werden auch diese Daten automatisch übernommen.
Meldung
Die Rentenversicherung braucht desweiteren das Datum des Beginns der Beschäftigung sowie die Versicherungsgruppe des Mitarbeiters und die Sozialversicherungsnummer.
Tipp: Wenn Sie die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters nicht wissen, klicken Sie auf Nicht bekannt neben dem Feld. Füllen Sie nun die weiteren Daten des Mitarbeiters aus, um die Zuordnung zu ermöglichen. Anschließend müssen Sie die Sofortmeldung noch bestätigen, dann wird diese an die Rentenversicherung weitergeleitet.
Mitarbeitern nachmelden
Sollten Sie noch Mitarbeiter haben, welche noch nicht bei der Rentenversicherung gemeldet sind, können Sie auch diese noch nachmelden. Wählen Sie dazu den Mitarbeiter aus und klicken auf das Symbol über dem Profilbild. Wählen Sie nun Sofortmeldung und verfahren wie unter Sofortmeldung bei neuen Mitarbeitern beschrieben.
Meldebescheinigung
Nachdem Sie die Sofortmeldung eines Mitarbeiters erfolgreich abgeschlossen haben, fertigt Pentacode automatisch eine Meldebescheinigung an und speichert diese im Dokumentenarchiv des Mitarbeiters. Diese dient sowohl Ihnen als Nachweis der verpflichteten Meldung, als auch Ihrem Mitarbeiter. Damit dieser jedoch Zugriff auf die Meldebescheinigung erhält, muss er ein Profil in der Mitarbeiterapp besitzen und Sie müssen ihm den Zugang zu seinem Dokumentenarchiv gewähren.
Mitarbeiter Entlassen
Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen dauerhaft oder vorübergehen verlässt, können Sie diesen über die "Mitarbeiter Entlassen" Funktion aus dem Stamm der aktiven Mitarbeiter entfernen. Dies hat mehrere Auswirkungen:
- Der aktuelle Vertrag wird zum Stichtag beendet.
- Der Mitarbeiter erscheint nicht mehr im Dienstplan und den verschiedenen Mitarbeiter-Listen.
- Dem Mitarbeiter werden automatisch alle Mitarbeiter- und Verwaltungszugänge entzogen.
So entlassen Sie einen Mitarbeiter:
- Wählen Sie den Punkt im Hauptmenü und wählen dort den gewünschten Mitarbeiter über das Dropdown-Menu in der linken oberen Ecke.
- Öffnen Sie das Aktions-Menü über den -Button und wählen Sie dort die Option .
- Geben Sie das Datum ein, ab dem der Mitarbeiter ausgeschieden sein soll. Dieses kann sowohl in der Zukunft, als auch in der Vergangenheit liegen. Wenn Sie ein Datum in der Zukunft wählen, wird das Ausscheiden des Mitarbeiters "vorgemerkt" und der Mitarbeiter bleibt bis zum entsprechenden Datum verfügbar.
- Bestätigen Sie die Aktion durch einen Klick auf den -Button.
Mitarbeiter Wiedereinstellen
Ausgeschiedene Mitarbeiter werden nicht komplett aus dem System entfernt, sondern sind weiterhin auffindbar und können sogar wieder eingestellt werden!
So stellen Sie ausgeschiedenen Mitarbeiter erneut ein:
- Wählen Sie den Punkt im Hauptmenü und wählen dort den gewünschten Mitarbeiter über das Dropdown-Menu in der linken oberen Ecke. Achtung: Ausgeschiedene Mitarbeiter werden in der Liste erst aufgeführt, wenn sie einen Suchbegriff in das Suchfeld eingeben. Geben Sie also einfach den Namen (oder einen Teil des Namens) des Mitarbeiters in das Suchfeld ein, um den ausgeschiedenen Mitarbeiter zu finden.
- Öffnen Sie das Aktions-Menü über den -Button und wählen Sie dort die Option .
- Bestätigen Sie die Aktion durch einen Klick auf den -Button.
- Es öffnet sich automatisch das Formular zum Erstellen eines neuen Vertrages. Geben Sie hier die neuen Vertragsdaten ein und klicken Sie auf .
Mitarbeiter Löschen
So löschen Sie einen Mitarbeiter:
- Wählen Sie den Punkt im Hauptmenü und wählen dort den gewünschten Mitarbeiter über das Dropdown-Menu in der linken oberen Ecke.
- Öffnen Sie das Aktions-Menü über den -Button und wählen Sie dort die Option .
- Bestätigen Sie die Aktion durch einen Klick auf den -Button.
Achtung: Durch das Löschen eines Mitarbeiters werden nicht nur dessen Stammdaten, sondern auch alle erfassten Arbeitszeiten, Abwesenheiten und andere mitarbeiterbezogene Bewegungsdaten gelöscht. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden! Wenn Sie einen Mitarbeiter als ausgeschieden markieren wollen, empfehlen wir, die Mitarbeiter entlassen Funktion zu nutzen.