Arbeitszeiten

Das Planen, Erfassen und Dokumentieren von Arbeitszeiten gehört zu den Kernaufgaben von Pentacode. In diesem Artikel erfahren Sie unter anderem, wie Sie die Arbeitzeiten Ihrer Mitarbeiter einsehen, manuell erfassen, bearbeiten und exportieren können.

Arbeitszeiten Übersicht

Die Arbeitszeitenübersicht zeigt Ihnen die geleisteten Arbeitstage und -stunden, Urlaubs- sowie Krankheitszeiten all ihrer Mitarbeiter auf einen Blick. Klicken Sie auf das Symbol um die gewünschte Zeitspanne einzustellen, für die Ihnen die Arbeitszeiten angezeigt werden sollen. Klicken Sie auf die über dem Kalender erscheinenden Monate, um diese direkt ganz auszuwählen.

Über das Feld Filter Hinzufügen... können Sie nach einzelnen Abteilungen und Vertragsarten suchen. Beachten Sie, dass wenn Sie eine Abteilung aussuchen Ihnen nur Arbeitszeiten aus der betroffenen Abteilung angezeigt werden und diese nicht die ganze Arbeitszeit einzelner Mitarbeiter darstellt. In der rechten oberen Leiste können Sie zusätzlich auswählen, nach welchem Kriterium die Mitarbeiter in der Liste aufgeführt werden sollen.

Um zur Arbeitszeiten-Übersicht zu gelangen, wählen Sie den Punkt Mitarbeiter aus dem Hauptmenü und dort den Unterpunkt Arbeitszeiten .

Das Arbeitszeitblatt

Das Arbeitszeitblatt zeigt Ihnen die geplanten und geleisteten monatlichen Arbeitszeiten eines Mitarbeiters in einer übersichtlichen Listenansicht. Hier können Sie Arbeitszeiten erfassen, Abwesenheiten bearbeiten, Soll- und Ist-Stunden vergleichen und vieles mehr. Um zum Arbeitszeitblatt eines Mitarbeiters zu gelangen, navigieren Sie zunächst zur Arbeitszeiten-Übersicht und wählen dort den gewünschten Mitarbeiter.

Tipp: Verwenden Sie Ihre Tastatur, um noch schneller zwischen Monaten, Tagen und Einträgen zu wechseln! Mit der a Taste springen Sie in den vorherigen Monat, die d Taste bringt Sie in den nächsten Monat. Mit der s Taste springen Sie in die nächste Zeile, mit der w Taste selektieren Sie die vorherige Zeile.

Neue Arbeitszeit Erfassen

So erfassen Sie eine neue Arbeitszeit für einen Mitarbeiter:

1. Gehen Sie in das Arbeitszeitblatt des gewünschten Mitarbeiters und klicken Sie dort auf den Tag, in dem Sie eine Arbeitszeit erfassen möchten.
2. Falls bereits ein Eintrag an diesem Tag vorliegt, wird dieser automatisch zur Bearbeitung geöffnet. In diesem Fall müssen Sie zunächst Neuer Eintrag wählen. Ist der Tag noch leer, können Sie diesen Schritt überspringen.
3. Es öffnet sich ein Menü auf der rechten Seite. Wählen Sie hier die Option Neue Schicht . Falls der Mitarbeiter mehreren Arbeitsbereichen zugewiesen ist, wird Ihnen für jeden mögliche Position ein separater Button angezeigt. Wählen Sie die Position, für die Sie eine Arbeitszeit erfassen möchten.
4. Es öffnet Sich ein Formular, in dem Sie nun Schichtbeginn- und Ende, sowie verschiedene andere Felder ausfüllen können. Mehr zu den einzelnen Feldern und was sie genau bedeuten erfahren Sie unter Felder & Eigenschaften.
5. Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert. Wenn Sie möchten können Sie den Eintrag nun schließen, indem sie den Zurück button klicken oder Esc auf Ihrer Tastatur drücken.

Tipp: Falls Sie bereits Arbeitszeiten für diesen Mitarbeiter erfasst haben, erstellt Pentacode automatisch Schichtvorschläge anhand von üblichen Arbeitszeiten und Arbeitsbereichen. Mehr zu Schichtvorschlägen erfahren Sie im Dienstplan Hilfeartikel.

Arbeitszeit Bearbeiten

So bearbeiten Sie einen existierenden Arbeitszeiteintrag:

1. Gehen Sie in das Arbeitszeitblatt des gewünschten Mitarbeiters und klicken Sie dort auf den Eintrag, den Sie bearbeiten möchten.
2. Es öffnet Sich ein Formular, in dem Sie nun Schichtbeginn- und Ende, sowie verschiedene andere Felder bearbeiten können. Mehr zu den einzelnen Feldern und was sie genau bedeuten erfahren Sie unter Felder & Eigenschaften.
3. Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert. Wenn Sie möchten können Sie den Eintrag nun schließen, indem sie den Zurück button klicken oder Esc auf Ihrer Tastatur drücken.

Tipp: Um beim Selektieren eines Eintrags direkt in ein bestimmtes Feld zu springen, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Wert in der Listenansicht. Also wenn Sie z.B. die Pausenzeit bearbeiten wollen, klicken Sie einfach auf den Pausenwert und Sie landen direkt im entsprechenden Eingabefeld wo Sie Ihre Änderung vornehmen können.

Felder & Eigenschaften

Wenn Sie eine Arbeitszeit zur Bearbeitung wählen oder eine neue Arbeitszeit erfassen, wird Ihnen ein Bearbeitungsformular präsentiert, wo Sie Sie Plan- und Ist-Zeiten einer Schicht sowie Pausen, Mitarbeiteressen und einiges mehr bearbeiten können. Im Folgenden möchten wir kurz auf die enthaltenen Felder und deren Bedeutung eingehen.

Position

Unter dem Punkt Position können Sie über ein Dropdown-Menü den Arbeitsbereich festlegen, in dem die Schicht stattfinden soll. Die verfügbaren Optionen beschränken sich selbstverständlich auf die dem Mitarbeiter zugewiesenen Arbeitsbereiche.

Geplant

Unter dem Punkt Geplant können Sie den geplanten Schichtbeginn, das geplante Schichtende sowie die geplante Pause bearbeiten.

Hinweis: Dieser Bereich ist nur bearbeitbar, falls der Eintrag in der Zukunft liegt und für den zugewiesenen Mitarbeiter und Arbeitsbereich die Zeiterfassung per Stempeluhr oder Mitarbeiter-App aktiviert ist.

Schichtbeginn und -ende

Über die ersten beiden Felder können Sie den geplanten Schichbeginn sowie das geplante Schichtende eintragen. Diese Zeiten, zusammen mit den Zeiterfassungs-Regeln für diese Schicht, bestimmen, wann sich der Mitarbeiter per Stempeluhr oder Mitarbeiter-App, ein- bzw. ausstempeln darf und können später als Vergleich zu den tatsächlich gearbeiteten Zeiten herangezogen werden (siehe Berichte / Arbeitszeit und Dienstplan / Soll-Ist-Vergleich).

Tipp: Lassen Sie eines oder beide dieser Felder leer, um eine Schicht mit offenem Beginn bzw. Ende zu planen. Dies ist zum Beispiel dann nützlich, wenn ein Mitarbeiter zu einer bestimmten Zeit zur Schicht erscheinen soll, das Schichtende aber vom Tagesgeschäft abhängt und spontan entschieden wird.

Pause

Über das rechte Eingabefeld (erkennbar durch das Symbol) können Sie die geplante Pause für eine Schicht eintragen. Dieses Feld ist nur bearbeitbar, falls der Pausenmodus Geplant oder Geplant + Manuell für diese Schicht gewählt ist. Mehr über diese Pausenmodi und wie geplante Pausen zur Anwendungen kommen, erfahren Sie in dem Hilfeartikel Einstellungen / Zeiterfassung.

Gestempelte Arbeitszeiten

Unter dem Punkt Gestempelt finden Sie die über die digitale Stempeluhr erfassten Arbeitszeiten des Mitarbeiters. Diese Option ist nicht bearbeitbar und nur ausgefüllt bei vergangenen Schichten, die über Pentacode gestempelt wurden!

Bei der Zeiterfassung per Digitaler Stempeluhr oder Mitarbeiter-App werden diese Zeiten automatisch befüllt, sobald der Mitarbeiter sich in die entsprechende Schicht ein- oder ausstempelt, können aber im Nachhinein jederzeit bearbeitet werden.

Erfasste Arbeitszeiten

Unter dem Punkt Erfasst können Sie die Schichtzeiten sehen und bearbeiten, welche in die Lohnberechnung einfließen. Sollten Sie die Stempeluhr verwenden werden dies die gestempelten Zeiten mit jeweilig eingestellter Rundung sein. Sollten Sie die Stempeluhr nicht verwenden, werden dies die geplanten Schichtzeiten sein. Bei zurückliegenden Schichten können Sie manuell den erfassten Schichtbeginn und -ende anpassen.

Hinweis: Änderungen an den erfassten Arbeitszeiten fließen direkt in die für die Lohnabrechnung verwendeten Bewegungsdaten ein! Verändern Sie die erfassten Zeiten nur mit Vorsicht!

Erfasste Pause

Über das rechte Eingabefeld (erkennbar durch das Symbol) können Sie die genommene Pause für eine Schicht bearbeiten. Dieses Feld wird automatisch befüllt, sobald die Schicht beendet wurde, kann aber im nachhinein jederzeit bearbeitet werden.

Hinweis: Falls für die aktuelle Schicht der Pausenmodus Automatisch bzw. Automatisch + Manuell gewählt ist, befüllt Pentacode dieses Feld automatisch basierend auf der Länge geleisteten Arbeitzeit. Dies passiert aber nur dann, wenn noch keine Pause eingetragen wurde! Das heißt: Sollten Sie Schichtbeginn oder -ende im Nachhinein bearbeiten wird das Pausenfeld nicht automatisch mit der neuen Pausenzeit überschrieben. Sie können eine Neuberechnung der automatischen Pause aber veranlassen, indem Sie den aktuellen Wert aus dem Pausenfeld löschen und das Feld anschließend per Mausklick oder Tabulator-Taste verlassen.

Mitarbeiteressen

Im Feld Essen können Sie eingeben, ob Mitarbeiteressen für die aktuelle Schicht gebucht werden sollen. Es wird unterschieden zwischen Frühstück, Mittagessen und Abendessen.

Zusätzlich zu manuellen Buchen von Mitarbeiteressen können Sie auch einstellen, dass Mahlzeiten selbstständigt durch den Mitarbeiter oder sogar vollautomatsich gebucht werden. Mehr dazu unter Einstellungen/Zeiterfassung

Umsatz

Über das Feld Umsatz können Sie erfassen, wie viel Umsatz der Mitarbeiter während der Schicht eingenommen hat. Dieser Wert wird für die Berechnung der Provision herangezogen.

Hinweis: Dieses Feld ist nur dann bearbeitbar, wenn im Vertrag des Mitarbeiters eine Provision hinterlegt ist.

Bemerkungen

Über das Bemerkungen-Feld können Sie einen Kommentar für die Schicht hinterlegen.

Zeiterfassungs-Regeln

Unter dem Punkt Regeln sehen Sie den für diese Schicht geltenden Zeiterfassungs-Regelsatz mit einer Zusammenfassung der enthaltenen Einstellungen in Form von Symbolen. Durch einen Klick auf den Regelsatz-Namen (auf der rechten Seite) gelangen Sie direkt zur Bearbeitungsansicht des Regelsatzes, wo Sie die genauen Einstellungen einsehen und Änderungen vornehmen können (sofern Sie die nötigen Berechtigungen haben).

Tipp: Sie wissen nicht, was die angezeigten Symbole bedeuten? Indem Sie mit der Maus über ein Symbol fahren, erscheint nach kurzer Zeit ein Hinweis zu diesem Symbol.

Arbeitszeit Löschen

Zum Löschen eines Arbeitszeiteintrags gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie in das Arbeitszeitblatt des gewünschten Mitarbeiters und klicken Sie dort auf den Eintrag, den Sie löschen möchten.
2. Bewegen Sie die Maus über die farbige Box direkt über dem Bearbeitungsformular und klicken Sie das Symbol im rechten oberen Eck.
3. Der Eintrag ist nun gelöscht. Wenn Sie möchten können Sie die Tagesansicht nun schließen, indem sie den Zurück button klicken oder Esc auf Ihrer Tastatur drücken.

Tipp: Mit der Tastenkombination ⇧ + löschen Sie eine ausgewählte Arbeitszeit noch schneller.

Freien Tag oder Guttag Erfassen

1. Gehen Sie in das Arbeitszeitblatt des gewünschten Mitarbeiters und klicken Sie dort auf einen leeren Tag, den Sie als freien Tag oder Guttag erfassen möchten.
2. Es öffnet sich ein Menü auf der rechten Seite. Klicken Sie hier auf den Frei oder Guttag button oder drücken Sie die f Taste auf Ihrer Tastatur für "Frei" oder die g Taste für "Guttag".
3. Der Eintrag wird automatisch gespeichert. Wenn Sie möchten können Sie die Tagesansicht nun schließen, indem sie den Zurück button klicken oder Esc auf Ihrer Tastatur drücken.

Hinweis: Freie Tage dienen nur als Platzhalter/Planhilfe und haben keinen Einfluss auf das Arbeitszeitkonto oder die Zeiterfassung.

Urlaub oder Krankeit Erfassen

1. Gehen Sie in das Arbeitszeitblatt des gewünschten Mitarbeiters und klicken Sie dort auf den Tag des Urlaubs- oder eine Krankheitsbeginns.
2. Es öffnet sich ein Menü auf der rechten Seite. Klicken Sie hier auf den Urlaub oder Krank button oder drücken Sie die u Taste auf Ihrer Tastatur für "Urlaub" oder die k Taste für "Krank".
3. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Abweisenheits-Zeitraum und die zu buchenden Fehltage eintragen können. Details zu diesem Dialog und generelle Informationen zur Erfassung von Abwesenheiten finden Sie im Abwesenheiten Hilfeartikel.

Hinweis: aus Gründen der Übersichtlichkeit haben wir die Abwesenheitsarten Kind Krank und Krank in KuG an dieser Stelle weggelassen. Sie können diese im Bereich Mitarbeiter / Abwesenheiten erfassen.

Zeitbuchungen

Abgesehen vom Erfassen von Arbeitszeiten können Sie die Arbeitsstunden für einen Mitarbeiter auch direkt hinzubuchen oder abziehen. Dies erfolgt über eine sogannte Zeitbuchung. Um eine Zeitbuchnung vorzunehmen, klicken Sie auf den -Button mittig-oben, neben den Soll- und Ist-Stunden im Arbeitszeitblatt des Mitarbeiters und wählen die Option "Zeitbuchung".

Zeitbuchungen dienen vornehmlich dazu, Korrekturen am Arbeitskonto eines Mitarbeiters vorzunehmen, die nicht über das Erfassen von Arbeitszeiten oder Fehltagen abgebildet werden können. Beim Abbuchen von Stunden, können Sie außerdem angeben, ob die abgezogenen Stunden bezahlt werden, also ob sie in der Lohnabrechnung des entsprechenden Monats aufgeführt werden sollen oder nicht.

Datum

Über das Datumsfeld können Sie festlegen, an welchem Tag die Zeitbuchung eingetragen werden soll. Der genaue Tag der Buchung ist in der Regel nicht enscheidend (wichtig ist nur, welchem Monat die Buchung zugeordnet wird), kann aber für eine bessere Nachvollziehbarkeit in der Dokumentation hilfreich sein.

Betrag

Hier können Sie den Betrag der Buchung in Echtminuten (also Stunden und Minuten) festlegen und ob der Betrag abgezogen oder hinzugebucht werden soll. Um den Betrag zum Abzug zu bringen wählen Sie Abbuchung aus dem Dropdown. Um Stunden hinzuzubuchen, wählen Sie Gutschrift.

Kommentar

Optional können Sie einen Kommentar für die Buchung hinterlegen. Dieser kann der besseren Dokumentation und Nachvollziehbarkeit dienen und erscheint neben dem Arbeitzeitblatt auch in der Arbeitszeiten-Übersicht, im Arbeitszeitnachweis und in der Lohnabrechnung und Lohnabrechnung-Übersicht. Wenn kein Kommentar hinterlegt ist, erscheint der Eintrag lediglich als "Zeitbuchung".

Arbeitszeit-Abbuchung Bezahlen

Ist unter Betrag die Option "Abbuchung" gewählt, kann unter dem Punkt Bezahlt festgelegt werden, ob die abgebuchten Stunden bezahlt werden sollen. Ist diese Option gewählt, erscheint die Buchung in der Lohnabrechnung und Lohnabrechnung-Übersicht mit dem angegebenen Betrag.

Beispiel: Ein Mitarbeiter hat eine wesentliche Menge an Überstunden angesammelt. Um das Arbeitszeitkonto auszugleichen und die geleisteten Überstunden auszubezahlen, wählen Sie die Option Abbuchung, geben den auszubezahlenden Stundenbetrag ein und wählen Sie die Option bezahlt.

Urlaubsbuchungen

Ähnlich wie Zeitbuchungen können Urlaubsbuchungen verwendet werden, um Korrekturen am Urlaubskonto eines Mitarbeiters vorzunehmen. Um eine Urlaubsbuchung zu erfassen, klicken Sie auf den -Button in der Rechten unteren Ecke des Arbeitszeitblatts des Mitarbeiters und wählen die Option "Urlaubsbuchung".

Datum

Über das Datumsfeld können Sie festlegen, an welchem Tag die Urlaubsbuchung eingetragen werden soll. Der genaue Tag der Buchung ist in der Regel nicht enscheidend (wichtig ist nur, welchem Monat die Buchung zugeordnet wird), kann aber für eine bessere Nachvollziehbarkeit in der Dokumentation hilfreich sein.

Betrag

Hier können Sie den Betrag der Buchung in Tagen festlegen und ob der Betrag abgezogen oder hinzugebucht werden soll. Um den Betrag zum Abzug zu bringen wählen Sie Abbuchung aus dem Dropdown. Um Stunden hinzuzubuchen, wählen Sie Gutschrift. Abbuchungen veringern der Urlaubsanspruch des Mitarbeiters, während eine Gutschrift den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters erhöht.

Tipp: Sie können neben ganzen Urlaubstagen auch beliebige Brüche mit bis zu zwei Nachkommastellen eingeben.

Kommentar

Optional können Sie einen Kommentar für die Buchung hinterlegen. Dieser kann der besseren Dokumentation und Nachvollziehbarkeit dienen und erscheint neben dem Arbeitzeitblatt auch in der Arbeitszeiten-Übersicht und in der Lohnabrechnung und Lohnabrechnung-Übersicht (sofern die Option bezahlt ausgewählt wurde). Wenn kein Kommentar hinterlegt ist, erscheint der Eintrag lediglich als "Urlaubsbuchung".

Urlaub Ausbezahlen

Ist unter Betrag die Option "Abbuchung" gewählt, kann unter dem Punkt Bezahlt festgelegt werden, ob die abgebuchten Urlaubstage bezahlt werden sollen. Ist diese Option gewählt, erscheint die Buchung in der Lohnabrechnung und Lohnabrechnung-Übersicht mit dem equivalenten Fehlstundenbetrag. Der berechnete Fehlstundenbetrag ist der Betrag der durchschnittlichen Tages-Arbeitsstunden der letzten 13 Wochen, multipliziert mit dem Betrag der abgebuchten Tage.

Beispiel: Ein Mitarbeiter hat eine größere Menge an Resturlaub der aus Zeitgründen nicht vollständig in Anspruch genommen werden kann. Um das Urlaubskonto auszugleichen und den nicht genommenen Urlaub auszubezahlen, wählen Sie die Option Abbuchung, geben die Menge von abzubuchenden Urlaubstagen ein und wählen Sie die Option bezahlt.

Arbeitszeiten Exportieren

Klicken Sie auf das mittig-oben auf dem Arbeitszeitenblatt, um auf den Reiter Datenexport verwießen zu werden. Dort können Sie die Bewegungsdaten des Mitarbeiters sowie weitere Lohndaten exportieren. Hier finden Sie weitere Informationen wie Sie die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter Drucken und in ihr Lohnbuchhaltungsprogramm übertragen können.