Dokumente & Formulare

Das Dokumentenarchiv bietet Ihnen die Möglichkeit die Dokumente ihrer Mitarbeiter direkt in Pentacode zu speichern und von überall verfügbar zu haben. So bietet es sich an, Lebensläufe, Arbeitszeugnisse, Bescheinigungen oder ähnliche Dateien hier abzuspeichern um auf ein ausgedrucktes Archiv weitestgehend verzichten zu können. So sparen Sie sich Mühe und Papier, da Sie in Sekundenschnelle stets über das gesuchte Dokument verfügen können. Zusätzlich können Sie ihren Mitarbeitern Formulare ausstellen und Informationen einholen.

Dokumentenübersicht

In die Dokumentenübersicht gelangen Sie über den Reiter Mitarbeiter im Hauptmenü und den Unterpunkt Dokumente. Die Dokumentenübersicht zeigt ihnen eine sortierte Liste ihrer gespeicherten Dokumente. Unter jedem Mitarbeiter erscheinen dabei die ihm zugeteilten Dateien mit Namen, Datum und Dokumentenkategorie. Von hier aus können Sie Dateien einsehen, indem Sie auf das gewünschte Dokument klicken, worauf sich diese in ihrem Browserfenster öffnet. Sie können zudem neue Dateien hinzufügen oder nach bestimmten Mitarbeitern oder Dokumentenkategorien filtern.

Hier können Sie die gespeicherten Datein all ihrer Mitarbeiter einsehen.

Einzelansicht

Sie gelangen in die Einzelansicht der Dokumente eines Mitarbeiters, indem Sie den Namen in der Dokumentenübersicht anklicken. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Dokumente eines bestimmten Mitarbeiters einzusehen, Einträge gezielt zu suchen oder auch neue Dateien hinzufügen. Von hier aus können Sie die Dateien des ausgewählten Mitarbeiters auch auf ihrem PC sichern, bearbeiten oder löschen ohne die Datei zuvor öffnen zu müssen. Bewegen Sie dazu ihren Cursor über eines der Dokumente und folgen den Anweisungen hier.

Datei hochladen

So fügen Sie ein neues Dokument hinzu:

Klicken Sie auf den - Button in der rechten oberen Ecke der Übersicht oder Einzelansicht.
Wählen Sie Datei Wählen....
Sie werden nun aufgefordert die gewünschte Datei auszuwählen, dazu wählen Sie erst links das Verzeichnis aus, in dem das Dokument auf ihrer Festplatte gespeichert ist und anschließend die Datei, welche Sie hochladen wollen.
Nun öffnet sich ein Fenster in dem Sie weitere Dokumenteneigenschaften bestimmen können.
Klicken Sie auf Speichern um den Vorgang abzuschließen.

Drag and Drop

Um ein Dokument hinzuzufügen können Sie auch den Ordner mit den gewünschten Dateien auf ihrem PC öffnen und das Dokument per Drag and Drop in das Dokumentenarchiv ziehen. Drücken Sie dazu auf die Datei und halten die linke Maustaste gedrückt. Nun ziehen Sie die Datei in die Dokumentenübersicht zum gewünschten Mitarbeiter. Anschließend öffnet sich auch das Fenster für weitere Dokumenteneigenschaften

Tipp: Haben Sie eine Datei gerade erst von ihrem Mitarbeiter erhalten bspw. über den Anhang einer E-Mail, wird diese im Verzeichnis Dieser PC/Downloads gespeichert und kann von hier in Pentacode importiert werden.

Personalfragebogen

Pentacode erlaubt Ihnen, auch vorgefertigte Dokumente vom Mitarbeiter von Mitarbeitern ausfüllen zu lassen. Dies ist besonders hilfreich um schnell Daten und Informationen einzuholen und direkt in Pentacode zu speichern. Zur Zeit bietet Pentacode ihnen den Personalfragebogen, welchen Sie wie folgt anlegen können:

Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus und gehen zu Dokumente & Formulare.
Klicken Sie auf das in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Personalfragebogen.
Fügen Sie einen Kommentar und eine Kategorie hinzu, falls gewünscht und klicken Sie auf Speichern

Der vorläufige Personalfragebogen ist nun im Dokumentenarchiv des Mitarbeiters gespeichert und noch mit dem Zusatz 'Entwurf' versehen. Sie müssen ihn erst zum Ausfüllen freigeben bevor der Mitarbeiter an der Reihe ist.

Tipp: Versehen Sie den Personalfragebogen mit einer Kategorie, die Sie am besten auch 'Personalfragebogen' nennen. So finden Sie auch unter vielen Dokumenten immer schnell das richtige.

Doch warum ein Personalfragebogen?

Das Übertragen der Sozialversicherungs- und Lohndaten neuer Mitarbeiter nimmt besonders in Betrieben mit häufig wechselnder Belegschaft viel Zeit in Anspruch. Mit Hilfe von Personalfragebögen können Sie neuen Mitarbeitern ein Formular zuschicken, in welchem sie ihre Daten angeben können und diese direkt und sicher in ihrem Pentacode Dokumentenarchiv gespeichert werden. So sparen Sie sich Zeit die Lohndaten einzufordern und müssen sie auch nicht mehr händisch übertragen, was Fehler vermeidet. Wenn Sie nun noch die Sofortmeldungsfunktion nutzen, werden die Daten automatisch an die Rentenversicherung weitergeleitet ohne, dass Sie auch nur einmal Sozialversicherungsnummer und co. händisch eintragen müssen.

Zum ausfüllen freigeben

Sobald Sie nun auf den gerade erstellten Personalfragebogen klicken, der unter den Dokumenten des Mitarbeiters gespeichert ist, öffnet sich dieser und steht Ihnen zum Ausfüllen bereit. Tragen Sie nun die nötigen Informationen zu ihrem Betrieb, dem Vertragsverhältnis mit dem Mitarbeiter, sowie Vergütung und Arbeitszeit ein und klicken Sie auf Zum Ausfüllen Freigeben . Der Mitarbeiter wird nun informiert und kann den Personalfragebogen unter Dokumente in der Mitarbeiterapp mit seinen Daten ausfüllen.

Info: Der Mitarbeiter kann die von Ihnen ausgefüllten Daten nur einsehen und nicht bearbeiten - die Angaben zum Vertragsverhältnis liegen also einzig bei Ihnen.

Der Status 'In Bearbeitung' bedeutet, dass der Mitarbeiter kontaktiert wurde, den Fragebogen jedoch noch nicht ausgefüllt und zurückgeschickt hat.

Überprüfen und fertigstellen

Nachdem der Mitarbeiter seine Daten eingetragen und deren Vollständigkeit durch eine Unterschrift bestätigt hat, wird der Personalfragebogen mit dem Vermerk 'Ausgefüllt' markiert. Nun können Sie den Fragebogen noch einmal final überprüfen und fertigstellen. Klicken Sie dazu auf den Fragebogen und kontrollieren die Daten in den Feldern ein letztes Mal. Wenn der Bogen fehlerfrei ausgefüllt ist, müssen Sie ihn nur noch unterschreiben. Klicken Sie dazu auf das Feld in der unteren linken Ecke über Unterschrift Arbeitgeber. Um den Fragebogen zu speichern klicken Sie auf Fertigstellen

Nachdem Sie den Personalfragebogen fertiggestellt haben, wird eine nicht mehr bearbeitbare Kopie in den Dokumenten des Mitarbeiters gespeichert. Zusätzlich können Sie die ausgefüllten Daten direkt in das Stammdatenblatt des Mitarbeiters übertragen.

Dokument öffnen

Nachdem Sie nun zahlreiche Dokumente ihrer Mitarbeiter auf Pentacode in digitaler Form gespeichert haben, möchten Sie natürlich auch wieder auf diese zugreifen. Klicken Sie dazu einfach auf die Datei in der Dokumentenübersicht oder Einzelansicht. Die gewählt Datei wird sich darauf direkt im Browserfenster öffnen.

Tipp: Mit strg + + und strg + - können Sie Dokumente beim Einsehen vergrößern und verkleinern.

Dokumente filtern

Ein großer Vorteil eines digitalisierten Archivs ist die Geschwindigkeit, in der Sie das gesuchte Dokument selbst unter einer Vielzahl anderer Dokumente finden können. Pentacode bietet Ihnen dabei zwei mögliche Filteroptionen: Nach Mitarbeiterkriterien und nach Dokumentenkategorien

Mitarbeiterfilter

So filtern Sie ihre Mitarbeiter nach ihren Positionen und Beschäftigungsverhältnissen:

Gehen Sie in die Dokumentenübersicht und wählen Filtern... neben dem -Button im rechten oberen Eck aus.
Nun können Sie durch Ab- und Anwählen verschiedener Beschäftigungsverhältnisse und Arbeitsbereiche nur die Gruppe an Mitarbeitern auswählen, deren Dokumente Sie einsehen möchten.
Sobald Sie wieder die Dokumente aller Mitarbeiter sehen wollen, scrollen Sie im Filtern-Dialogfenster ganz nach unten und drücken Sie auf Filter zurücksetzen.

Kategorienfilter

Beim Suchen bestimmter Dokumententypen werden Ihnen zudem die Kategorien nützlich, die sie beim Erstellen eines Datei zugeordnet haben. Wählen Sie dazu die mit den markierten Kategorien am oberen Rand der Dokumentenübersicht aus. Durch Anklicken einer der Kategorien sehen Sie nur noch die Dateien, welche dieser Kategorie zugeordnet sind. Um wieder zu allen Dokumenten zurückzukehren drücken Sie auf den Alle -Button.

Filter kombinieren

Die Mitarbeiter- und Kategorienfilter können auch kombiniert werden, wenn Sie nach einer Art von Dokument in einer Gruppe ihrer Belegschaft suchen.

Beispiel: Sollte eine Behörde alle Hygieneschulungen ihrer Köche einsehen wollen, stellen Sie den Filter auf Küche und die Kategorie auf Hygieneschulung und schon haben Sie alle relevanten Bescheinigungen aufgelistet.

Hier wurden die Mitarbeiter nach der Abteilung Küche und die Dokumentenkategorie nach ´Hygieneschulung´ gefiltert

Dokument bearbeiten

So bearbeiten Sie eine Datei:

Öffnen Sie das Dokument
Drücken Sie nun auf den -Button im rechten oberen Eck, um wieder in das Dialogfeld zu gelangen, in dem Sie Namen, Kategorien und Kommentar des Dokuments bearbeiten können.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern

Innerhalb von Pentacode können Sie den Inhalt (z.B den Text in einem Word-Dokument) einer Datei nicht ändern, dazu müssen Sie das Dokument speichern und lokal auf ihrem PC bearbeiten.

Dokument herunterladen

Wenn Sie eine Kopie eines Dokuments auf ihrem Gerät speichern wollen, öffnen Sie die Datei und klicken Sie auf den -Button. Nun wird das Dokument standardmäßig in ihrem Verzeichnis Dieser PC/Downloads gespeichert.

Dokument löschen

Sollten Sie eine Datei von Pentacode löschen wollen, öffnen Sie die Datei und klicken Sie auf den -Button im rechten oberen Eck. Zur Sicherheit werden Sie jedoch noch einmal gefragt, ob Sie die Datei wirklich löschen wollen. Sobald Sie nun auf Löschen klicken, ist das Dokument unwiderruflich gelöscht.

Bewegen Sie in der Einzelansicht ihren Cursor über ein Dokument, erscheinen die Buttons zum Bearbeiten auch ohne das Dokument zu öffnen

Dokumenteneigenschaften

Wenn Sie ein Dokument hinzufügen müssen Sie folgende Felder und Eigenschaften angeben:

Name

Die Bezeichnung des Dokuments. Diese dient für Darstellungszwecke und erleichtert außerdem die Suche nach bestimmten Dokumenten.

Mitarbeiter

Jedes Dokument ist einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet. Diese Zuordnung kann jederzeit durch einen Klick auf das Feld Mitarbeiter geändert werden.

Datei

Jedem Dokument kann eine beliebige Datei bis zu einer Größe von 5MB angehängt werden. Unterstütze Formate sind PDFs, Bilder (JPEG und PNG), Word- und Excel-Dateien sowie einfache Text-Dateien.

Datum

Das Datums-Feld ist für die chronologische Einordnung des Dokumentes vorgesehen. Wenn Sie eine Datei auswählen, wird hier automatisch der Zeitpunkt der letzten Bearbeitung eingetragen - sie können aber auch ein beliebiges anderes Datum wählen. Generell sollte das Datumsfeld des Dokumentes das Entstehungsdatum der angehängten Datei widerspiegeln.

Kommentar

Im Textfeld Kommentar kann, wie der Name schon sagt, dem Dokument ein Kommentar mit zusätzlichen Informationen hinzugefügt werden.

Kategorien

Besonders relevant ist das Feld Kategorien, hier können dem Dokument eine oder mehrere Kategorien zugeordnet werden, welche es später einfacher machen nach diesem Dokument zu filtern und es schnell zu finden. Tippen Sie dazu einfach den Namen der gewünschten Kategorie in das Textfeld, bis diese auftaucht. Um eine neue Kategorie zu erstellen, geben Sie den Namen der neuen Kategorie ein und drücken Sie Enter. Die neue Kategorie wird dann automatisch dem Dokument zugeordnet. Wenn Sie den Namen oder die Darstellungsfarbe der Kategorie im Nachhinein bearbeiten wollen, können Sie dies unter Einstellungen/Dokumente tun.

Der Name der Datei sowie das aktuelle Datum werden automatisch übernommen.

Berechtigungen erteilen

Im Menüpunkt Zugänge und Rechte können Sie ihren Mitarbeitern in verschiedenen Stufen Zugriff auf das Dokumentenarchiv gewähren. Sollen die Mitarbeiter nur Zugriff auf ihre eigenen Dokumente haben, reicht ein Mitarbeiterzugriff. Soll jedoch das Dokumentenarchiv mit bearbeitet werden, ist auch das möglich mit einem Managerzugriff.

Mitarbeiterzugriff

In vielen Fällen macht es Sinn ihren Mitarbeitern Zugriff auf ihre eigenen Dokumente zu gewähren. So haben sie die Möglichkeit diese einzusehen - nicht aber die Dokumente anderer Mitarbeiter. Gehen Sie dazu unter Mitarbeiter auf Zugänge und Rechte und kreuzen Sie das Kästchen Dokumente unter Mitarbeiterzugang an. Von nun an kann die ausgewählte Person in ihrer Mitarbeiterapp die für sie gespeicherten Dokumente einsehen aber keine weiteren hinzufügen oder bestehende löschen.

Tipp: Über das Dokumentenarchiv können Sie mitarbeiterspezifisch auch To-Do Listen, Meetingmitschriften oder selbst ausgestellte Arbeitszeugnisse zur Verfügung stellen - ihrer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt

Managerzugriff

Sollten Sie einem Manager Zugriff auf die Verwaltung der Dokumente gewähren wollen, geht das auch ganz einfach über Zugänge und Rechte. Setzen Sie dazu einen Haken bei Mitarbeiter unter Verwaltung - somit wird der Zugriff auf Dokumente in Kombination mit vielen weiteren Verwaltungsfunktionen gewährt. Sie können den Zugang auch nur für die Dokumentenverwaltung spezifizieren, indem Sie den Reiter Mitarbeiter ausklappen und alle Haken bis auf Dokumente entfernen. Von nun an kann dieser Manager die Dokumente aller Mitarbeiter einsehen, bearbeiten und löschen sowie Neue hinzufügen.

Achtung Ein Manager mit Berechtigung auf das Dokumentenarchiv hat Zugriff auf eventuell private Daten der Mitarbeiter - eine Aufklärung zum Umgang mit vertraulichen Daten ist also vorauszusetzen.

Erteilen Sie einem Manager die Berechtigung **Mitarbeiter** kann er automatisch auch das Dokumentenarchiv bearbeiten

Kategorien bearbeiten

Wenn Sie ihre Dokumentenkategorien verwalten und die Farbgebung der Kategorien verändern wollen, drücken Sie in der Dokumentenübersicht auf Kategorien bearbeiten oben rechts im Fenster. Dieser leitet Sie zu den Einstellungen weiter. Klicken Sie hier für mehr Informationen.