Konten
Basierend auf den hinterlegten Vertragsdaten, erfassten Arbeitszeiten und Urlauben kann Pentacode automatisch aggregierte Werte wie Überstunden und Resturlaubsansprüche für Sie berechnen und diese in fortlaufend saldierenden Konten zusammenfassen. Pentacode unterscheidet zwischen drei verschiedenen Kontenarten.
Stundenkonto
In diesem Konto werden die Soll-Zeiten, die ein Mitarbeiter arbeiten soll, den tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten gegenübergestellt und Über- oder Minderstunden ausgewiesen.
Die Gegenüberstellung erfolgt auf Monatsbasis, wobei der laufende Monat nur die bis zum aktuellen Zeitpunkt erfassten Arbeitszeiten ausweist. Geplante Arbeitszeiten werden in dieser Übersicht nicht berücksichtigt.
Da das Arbeitskonto weder geplante noch in der Zukunft zu leistende Arbeitszeiten ausweist, wird das laufende Jahr nur bis zum aktuellen Monat dargestellt.
Sofern nicht anders erfasst, werden die Über- oder Minderstunden am Ende eines Jahres immer automatisch in das Folgejahr übertragen. Wie Sie diese Überträge bearbeiten können, erfahren Sie unter dem Punkt Übertrag Bearbeiten / Konten Zurücksetzen.
Urlaubskonto
In diesem Konto werden die diesen Monat erworbenen Urlaubsansprüche den genommenen Urlaubstagen gegenübergestellt und Über- oder Unterschreitungen ausgewiesen.
Sofern nicht anders erfasst, wird der Resturlaub am Ende eines Jahres immer automatisch in das Folgejahr übertragen. Wie sie den Resturlaub eines Jahres verwerfen oder Überträge bearbeiten können, erfahren Sie unter dem Punkt Übertrag Bearbeiten / Konten Zurücksetzen.
SFN-Konto
Das Konto SFN-Zuschläge weist die Summe der monatlichen Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit des Mitarbeiters aus.
In der Spalte "B.Frei" werden die beitragsfreien Zuschläge erfasst, in der Spalte "(B.pfl.)" jene Zuschläge, die durch Krankheit oder Urlaub beitragspflichtig abgerechnet werden müssen.
Sollte der Mitarbeiter Zuschläge unterjährig als pauschale Vorauszahlung erhalten, werden diese unter "Pausch." gelistet. In diesem Fall werden die monatlichen Über- oder Unterzahlungen unter "Diff" ausgewiesen und als fortlaufender Saldo gezeigt.
Für die Saldierung werden standardmäßig ausschließlich die betragsfreien Zuschläge berücksichtigt. Wenn Sie bei der Saldierung auch die beitragsplichtigen Zuschläge mit einberechnen wollen, können Sie dies unter Einstellungen / Sonstiges einstellen.
Die Gegenüberstellung erfolgt auf Monatsbasis, wobei der laufende Monat nur die Zuschläge ausweist, die auf Grund der bis zum aktuellen Zeitpunkt erfassten Arbeitszeiten errechnet werden. Geplante Arbeitszeiten werden nicht berücksichtigt.
Hinweis: Anders als beim Stunden- und Urlaubskonto wird der Jahressaldo des SFN-Kontos nicht automatisch in das Folgejahr übertragen.
Zur lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlich korrekten Behandlung von Über- oder Unterzahlung bei Pauschalvorauszahlungen von SFN-Zuschlägen wenden Sie sich bitte an Ihre Lohnbuchhaltung.
Monatsübersicht
In der Monats-Kontenübersicht sehen Sie die Kontostände aller Mitarbeiter jeweils für einen einzelnen Monat. Diese Ansicht ist dafür hilfreich, einen schnellen Überblick über die aktuellen Kontostände Ihrer Mitarbeiter zu erhalten, oder um zu sehen, wer in einem Monat besonders viele Über- oder Mindestunden angehäuft hat.
Sie gelangen in die Monats-Kontenübersicht, indem Sie im Hauptmenü den Punkt Mitarbeiter und dort den Unterpunkt Konten wählen.
Jahresübersicht
Die Konten-Jahresübersicht zeigt Ihnen die Konten all Ihrer Mitarbeiter jeweils für ein ganzes Jahr. Aus Platzgründen kann hier jeweils nur eine der Kontenarten angezeigt werden. Sie können zwischen den verschiedenen Konten wechseln, indem Sie die gewünschte Kontenart über das Menü in der Kopfzeile wählen.
In die Jahresübersicht gelangen Sie, indem Sie zunächst zur Monatsansicht navigieren und dort in der mittig oben von der Option "Monat" auf "Jahr" wechseln.
Kontenblatt
Im Kontenblatt eines Mitarbeiters sehen Sie den gesamten Kontenverlauf vom Zeitpunkt des Beschäftigungsbeginns bis hin zum aktuellen Monat. Um zum Kontenblatt eines Mitarbeiters zu gelangen, navigieren Sie zunächst zur Monatsübersicht oder Jahresübersicht und wählen dort den gewünschten Mitarbeiter.
Manuelle Buchungen
Wie bereits erwähnt führt Pentacode die Konten Ihrer Mitarbeiter anhand der Vertragsdaten und den erfassten Bewegungsdaten vollkommen automatisch und selbstständig. Natürlich kommt es aber in jedem Betrieb regelmäßig zu Sonderfällen, die nicht durch "einfaches" Erfassen von Arbeitszeiten und Abwesenheiten abgebildet werden können und ein manuelles Eingreifen erfordern, z.B. das Ausbezahlen von Überstunden, Minderung des Urlaubsanspruches als Folge von Kurzarbeit usw. Hierfür bietet Ihnen Pentacode die Möglichkeit der manuellen Urlaubsbuchung und Zeitbuchung. Mehr hierzu erfahren Sie im Hilfeartikel Mitarbeiter / Arbeitszeiten.
Übertrag Bearbeiten / Konten Zurücksetzen
Solange Sie der Software keine abweichenden Anweisungen geben, führt Pentacode die Konten eines Mitarbeiters über den gesamten Zeitraum des Beschäftigungsverhältnis saldierend fort. Mit Außnahme des SFN-Kontos werden dabei die Kontensaldi eines Jahres immer automatisch in das Folgejahr übertragen.
In vielen Fällen ist es allerdings notwendig, korrigierend in die Saldierung von Konten einzugreifen, zum Beispiel wenn der Resturlaub eines Mitarbeiters am Ende des Jahres verfallen soll oder die Konten eines Mitarbeiters nach langer Abwesenheit zurückgesetzt werden sollen.
Pentacode bietet Ihnen hierfür die Möglichkeit, den Übertrag eines Monats für eines oder alle Konten eines Mitarbeiters zu bearbeiten.
Kontenübertrag Eines Einzelnen Mitarbeiters Bearbeiten
Um einen abweichenden Kontenübertrag in einem Monat für einen bestimmten Mitarbeiter zu erstellen, verfahren Sie wie folgt:
- Navigieren Sie zunächst zum Kontenblatt des Mitarbeiters.
- Fahren Sie mit der Maus über den Monat, für den Sie einen abweichenden Übertrag erfassen wollen. und klicken Sie auf den Button am linken Rand.
- Füllen Sie die angezeigten Felder für die jeweiligen Konten mit dem gewünschten Betrag. Sie können Felder für bestimmte Konten leer lassen, um für diese Konten den "normalen" Übertrag des Vormonats beizubehalten. Wenn Sie also zum Beispiel nur den Urlaubsübertrag zurücksetzen wollen, füllen Sie die Spalte "Urlaub" aus und lassen den Rest leer.
- Klicken Sie auf den Button um die Änderungen zu übernehmen oder den Button um sie zu verwerfen.
Um den eingetragenen Übertrag im Nachhinein zu bearbeiten, fahren Sie mit der Maus über die entsprechende Zeile und klicken den Button auf der linken Seite. Nehmen Sie dann die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf den Button um die Änderungen zu übernehmen oder den Button um sie verwerfen.
Um den eingetragenen Übertrag zu entfernen, fahren Sie mit der Maus über die entsprechende Zeile und klicken den Button auf der linken Seite. Es wird dann wieder der "normale" Saldo des Vormonats übernommen.
Kontenüberträge Mehrerer Mitarbeiter Bearbeiten
Um die Kontenüberträge eines Monats für mehrere (oder alle) Mitarbeiter "in einem Schwung" zu ändern oder zurückzusetzen, gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie zunächst zur Jahresübersicht.
- Klicken Sie den Button in der rechten oberen Ecke.
- Es öffnet sich ein Dialog mit der Überschrift "Konten Zurücksetzen". Wählen Sie hier zuächst den gewünschten Monat aus.
- Füllen Sie die Spalten "Stunden", "Urlaub" und "SFN" mit den gewünschten Werten. Lassen Sie jene Mitarbeiter/Spalten, für die "normalen" Übertrag des Vormonats beibehalten möchten, einfach leer.
Konten Drucken
Sowohl das Kontenblatt also auch die Monats- und Jahresübersicht bieten die Möglichkeit, die aktuelle Ansicht zu drucken oder als PDF abzuspeichern.
Monats- und Jahresübersicht
In der Monatsübersicht und Jahresübersicht finden Sie die Druckfunktion in der rechten oberen Ecke in Form des Buttons.
Kontenblatt
Im Kontenblatt eines Mitarbeiters können Sie einzelne Jahre ausdrucken, indem Sie mit der Maus über das gewünschte Jahr fahren und dort den Button klicken, den Sie am rechten Rand der Jahresüberschrift finden.
Tipp: Passt der Ausdruck nicht vollständig auf ein DIN-A4 Blatt? Versuchen Sie, die Druckeinstellungen auf Querformat zu setzen oder die Skalierung des Ausdrucks anzupassen. Die Druckeinstellungen finden Sie für gewöhnlich im Druck-Dialog ihres Browsers.