Verfügbarkeiten

Das Planen von Arbeitszeiten kann eine enorm komplizierte Aufgabe sein, gerade in Betrieben mit volatilen Arbeitszeiten und vielen Aushilfs- und Teilzeitkräften. Es reicht meist nicht zu wissen, wann wie viele Arbeitskräfte benötigt werden ‒ für eine effektive Dienstplanung is es außerdem hilfreich (oder gar zwingend notwendig!), die Verfügbarkeiten und Präferenzen Ihrer Mitarbeiter zu kennen.

Mit Pentacode können Sie schnell und bequem erfassen, welche Tage und Uhrzeiten von Ihren Mitarbeitern bevorzugt werden, welche Mitarbeiter an bestimmten Tagen nicht arbeiten können, wer eventuell an manchen Tagen früher gehen muss und vieles mehr! Die gespeicherten Informationen werden dann automatisch im Dienstplan angezeigt und dienen Ihnen dort als intuitive und leicht zugängliche Planungshilfe.

Tipp: Über die Pentacode Mitarbeiter-App können Mitarbeiter Ihre Verfügbarkeiten selbst erfassen!

Pentacode stellt Ihnen vier verschiedene Arten von Verfügbarkeiten zur Verfügung:

  • Verfügbar
  • Nicht Verfügbar
  • Bevorzugt
  • Wunschfrei

Verfügbarkeiten dienen lediglich als Hinweis für die Dienstplanung und können jederzeit ausgeblendet oder ignoriert werden. Ob sie Verfügbarkeiten selbst erfassen oder Ihre Mitarbeiter diese über die Pentacode Mitarbeiter-App eingeben, sie behalten immer das letzte Wort.

Übersicht

In der Verfügbarkeiten-Übersicht sehen Sie die Verfügbarkeiten aller Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick.

Sie gelangen in die Verfügbarkeiten-Übersicht, indem Sie im Hauptmenü den Punkt Mitarbeiter und dort den Unterpunkt Verfügbarkeiten wählen.

Tipp: Möchten Sie nur die Verfügbarkeiten einer bestimmten Abteilung sehen? Über das -Symbol in der linken oberen Ecke können Sie die Anzeige auf Mitarbeiter aus einer oder mehrerer bestimmter Abteilungen beschränken.

In der Verfügbarkeiten-Übersicht sehen Sie die erfassten, geplanten, beantragten Verfügbarkeiten aller Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick.

Einzelansicht

Über die Verfügbarkeiten-Einzelansicht können Sie die Verfügbarkeiten eines einzelnen Mitarbeiters einsehen und bearbeiten.

Um in die Verfügbarkeiten-Einzelansicht eines Mitarbeiters zu gelangen, navigieren Sie zunächst zur Verfügbarkeiten-Übersicht und wählen dort den gewünschten Mitarbeiter.

Über die Verfügbarkeiten-Einzelansicht können Sie die Verfügbarkeiten eines einzelnen Mitarbeiters einsehen und bearbeiten.

Verfügbarkeit Erfassen

So funktioniert das Erfassen einer neuen Verfügbarkeit:

  1. In der Übersicht: Klicken Sie auf das Kästchen, dass dem gewünschten Mitarbeiter und Tag der Verfügbarkeit entspricht.

    In der Einzelansicht: Klicken Sie auf den gewünschten Tag.

  2. Wählen Sie, ob die Verfügbarkeit einmalig, wöchentlich, monatlich oder jährlich gelten soll.

  3. Wählen Sie die Art der Verfügbarkeit.

  4. Falls die Verfügbarkeit nur für einen bestimmten Zeitraum gelten soll, deaktivieren Sie den Button Ganztägig und geben Sie den entsprechenden Zeitraum ein. Sie können das von oder das bis Feld leer lassen, um eine Verfügbarkeit bis bzw. ab einer bestimmten Zeit des Tages einzutragen.

  5. Klicken Sie auf Speichern um die Verfügbarkeit übernehmen oder Abbrechen um sie zu verwerfen.

Indem Sie die Maustaste gedrückt halten können Sie direkt den kompletten Zeitraum der Verfügbarkeit selektieren.

Verfügbarkeit Bearbeiten

Um eine Verfügbarkeit zu bearbeiten gehen Sie wie folgt vor:

  1. Selektieren Sie zunächst in der Übersicht oder Einzelansicht die gewünschte Verfügbarkeit durch einen Mausklick.
  2. Bearbeiten Sie die Verfügbarkeit wie unter dem Punkt Verfügbarkeit Erfassen beschrieben.
  3. Klicken Sie auf Speichern um die Änderungen zu übernehmen oder Abbrechen um sie zu verwerfen.

Verfügbarkeit Löschen

So löschen Sie eine Verfügbarkeit:

  1. Selektieren Sie zunächst in der Übersicht oder Einzelansicht die gewünschte Verfügbarkeit durch einen Mausklick.
  2. Im Bearbeitungsdialog, klicken Sie den Button in der rechten oberen Ecke.
  3. Bestätigen Sie, dass Sie die Verfügbarkeit löschen möchten.