Zugänge & Rechte

Über Pentacodes einfaches und flexibles Zugangs- und Berechtigungssystem können Sie definieren, welche Ihrer Mitarbeiter Zugang zur Mitarbeiterapp oder Verwaltungsebene haben sollen und auf welche Bereiche und Funktionen jeder Person Zugriff gewährt wird. So können Sie zum Beispiel einzelnen Mitarbeitern die Berechtigung erteilen, Dienstpläne zu schreiben, Personaldaten zu verwalten oder einfach ihre Dienstpläne, Urlaubsansprüche und Ähnliches über die Mitarbeiterapp einzusehen.

Zugang Einrichten

Bevor ein Mitarbeiter Zugang zur Mitarbeiter-App oder Verwaltungsebene erhalten kann, muss für diesen zunächst ein Mitarbeiterzugang eingerichtet werden. Hierfür ist die Wahl eines Benutzernamens (die Emailadresse des Mitarbeiters) und Passworts erforderlich.

Der erste Schritt zur Einrichtung eines Mitarbeiterzugangs ist die Versendung einer Einladung an die Emailadresse des Mitarbeiters:

1. Wählen Sie den Punkt Mitarbeiter aus dem Hauptmenü und dort den Unterpunkt Zugänge & Rechte.
2. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus dem Dropdown-Menü in der linken oberen Ecke oder indem Sie in der Listenansicht auf dessen Namen klicken.
3. Klicken Sie auf den Button Einladung Versenden .
4. Geben Sie die Emailadresse des Mitarbeiters ein. Falls bereits eine Emailadresse in den Stammdaten des Mitarbeiters hinterlegt ist, wird diese automatisch für Sie eingefügt. Sie können diese Adresse beibehalten oder eine abweichende Emailadresse eingeben (Achtung: Die Emailadresse in den Stammdaten des Mitarbeiters wird dann mit der neuen Adresse ersetzt.).
5. (Optional) Geben Sie eine Nachricht ein, welche in der Einladungsemail angezeigt werden soll.
6. Weisen Sie dem Mitarbeiter die gewünschte Rolle und Berechtigungen zu.

Der Mitarbeiter erhält nun eine Email mit einem Aktivierungslink, über den er die Einladung akzeptieren und ein Passwort wählen kann. Zusammen mit der Email des Mitarbeiters kann dieses Passwort zum Login in die Mitarbeiter-App (https://perso.pentacode.app) oder (falls die entsprechende Berechtigung vorliegt) in den Verwaltungszugang (https://manage.pentacode.app) verwendet werden.

Tipp: Das Eingeben einer Nachricht mit dem Versand der Einladung ist optional - allerdings empfehlen wir eine kurze Erklärung beizufügen, um zu vermeiden, dass die Einladung fälschlicherweise für eine Spam oder Phishing-Email verwechselt wird.

Mehrere Mitarbeiter Einladen

Sie können eine Einladung an mehrere Mitarbeiter auf einmal versenden.

1. Wählen Sie den Punkt Mitarbeiter aus dem Hauptmenü und dort den Unterpunkt Zugänge & Rechte.
2. Klicken Sie auf den Button Einladung Versenden in der linken oberen Ecke der Listenansicht.
3. Wählen Sie die gewünschten Empfänger durch Anwählen des Buttons in der entsprechenden Zeile oder verwenden Sie den Alle Button, um alle Mitarbeiter zu selektieren.
4. Geben Sie die Emailadressen der Empfänger ein. Falls bereits eine Emailadresse in den Stammdaten des Mitarbeiters hinterlegt ist, wird diese automatisch für Sie eingefügt. Sie können diese Adresse beibehalten oder eine abweichende Emailadresse eingeben (Achtung: Die Emailadresse in den Stammdaten des Mitarbeiters wird dann mit der neuen Adresse ersetzt.).
5. (Optional) Geben Sie eine Nachricht ein, welche in der Einladungsemail angezeigt werden soll.
6. Weisen Sie Ihren Mitarbeiter die gewünschte Rolle und Berechtigungen zu.

Rollen Zuweisen

Die Rolle eines Mitarbeiters bestimmt, ob der Mitarbeiter auf die Verwaltungsebene Ihres Unternehmens Zugriff haben soll oder ausschließlich auf die Mitarbeiter-App. Um die Rolle eines Mitarbeiters zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Punkt Mitarbeiter aus dem Hauptmenü und dort den Unterpunkt Zugänge & Rechte.
2. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus dem Dropdown-Menü in der linken oberen Ecke oder indem Sie in der Listenansicht auf dessen Namen klicken.
3. Wählen Sie die gewünschte Rolle aus dem Dropdown-Menü in der linken oberen Ecke.
4. Klicken Sie auf Speichern

Pentacode unterscheidet zwischen drei verschiedenen Zugangsebenen:

Mitarbeiter

Die "Mitarbeiter"-Rolle ist die "niedrigste" Berechtigungsstufe und erteilt dem Mitarbeiter ausschließlich Zugang zur Mitarbeiter-App.

Manager

Mitarbeiter mit der "Manager"-Rolle haben zusätzlich zur Mitarbeiter-App Zugriff auf die Verwaltungsebene von Pentacode (https://manage.pentacode.app) und können dort auf alle Bereiche und Funktionen zugreifen, für die ihnen die entsprechende Berechtigung erteilt wurde.

Besitzer

Der Besitzer eines Unternehmens hat grundsätzlich Zugriff auf alle Bereiche und Funktionen der Software. Für jedes Unternehmen gibt es immer genau einen Mitarbeiter mit der "Besitzer"-Rolle.

Zuständigkeitsbereiche Einschränken

Die Zuständigkeitsbereiche eines Managers bestimmen, auf welche Standorte und Abteilungen der Manager Zugriff hat. Um die Zuständigkeit auf bestimmte Arbeitsbereich einzuschränken, klicken Sie in das Feld "Filter Hinzufügen" und wählen Sie ein oder mehrere Standorte und/oder Abteilungen. Oder lassen Sie die Filter leer, um dem Mitarbeiter Zugriff auf das gesamte Unternehmen zu geben.

Die Zahl neben dem Symbol gibt an, wie viele Mitarbeiter der Zuständigkeitsbereich eines Managers beinhaltet.

Berechtigungen Vergeben

Die Berechtigungen eines Mitarbeiters bestimmt, auf welche Bereiche der Software der Mitarbeiter Zugang haben soll. Um die Berechtigungen eines Mitarbeiters zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Punkt Mitarbeiter aus dem Hauptmenü und dort den Unterpunkt Zugänge & Rechte.
2. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus dem Dropdown-Menü in der linken oberen Ecke oder indem Sie in der Listenansicht auf dessen Namen klicken.
3. Wählen Sie Berechtigungen an oder ab, indem Sie auf den Namen oder das -Element klicken. (Über das Menü in der rechten oberen Ecke können Sie zwischen Berechtigungen für Mitarbeiter- und Verwaltungszugang wechseln).
4. Klicken Sie auf Speichern

Berechtigungen Übersicht

In der Zugänge & Rechte Übersicht sehen Sie auf einen Blick, wer auf welche Bereiche der Software Zugriff hat und können schnell und bequem Anpassungen vornehmen.

Um in die Übersicht zu gelangen, wählen Sie den Punkt Mitarbeiter im Hauptmenü und dort den Unterpunkt Zugänge & Rechte.

Zugang Entziehen

So entziehen Sie einem Mitarbeiter den Zugang zu Ihrem Unternehmen:

1. Wählen Sie den Punkt Mitarbeiter aus dem Hauptmenü und dort den Unterpunkt Zugänge & Rechte.
2. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus dem Dropdown-Menü in der linken oberen Ecke oder indem Sie in der Listenansicht auf dessen Namen klicken.
3. Klicken Sie auf den Button in der rechten oberen Ecke.
4. Wählen Sie Zugang Entziehen .

Es werden dann alle aktiven Sitzungen des Mitarbeiters beendet und es ist kein weiterer Login möglich.