Planung nach Stundenvorgaben
Um die Wirksamkeit der Dienstplanung zu erhöhen (und dadurch die Personalkosten spürbar zu senken), sollten Sie Ihrem Dienstplaner für jede Abteilung Stundenvorgaben machen. Navigieren Sie dazu in den Reiter Planung und wählen links oben Stundenvorgaben aus.
Stundenvorgaben im Dienstplan
Wenn Sie im Dienstplan die Stundenvorgaben aktiviert haben, wird Ihnen zu jeder Abteilung ein Fortschrittsbalken angezeigt. Dieser vergleicht Stundenvorgaben und tatsächlich eingeteilte Schichten. Überschreiten die im Dienstplan eingeteilten Schichten das Planungsziel, wird das Feld am jeweiligen Tag in Rot gekennzeichnet.
Mit einem Klick auf werden Sie in den Planungsreiter verwiesen. Von dort können Sie ihr Planungsziel anpassen.
Stundenvorgaben aus dem Durchschnitt
Wenn Sie auf das Ø-Symbol klicken, erscheint die durchschnittliche Anzahl der Stunden, die an den Wochentagen, in der jeweiligen Abteilung tatsächlich angefallen sind. Standardmäßig wird dieser Durchschnitt aus den letzten 4 Wochen berechnet - über das Dropdown mittig oben können Sie jedoch jederzeit einen anderen Zeitraum bestimmen.
Die durchschnittlichen Vorgaben sollen Ihrer ersten Orientierung dienen und eine Idee bieten, welche Stundenvorgaben für Ihre Abteilungen realistisch sein könnten.
Stundenvorgaben anpassen
Es gibt viele Gründe Ihre Stundenvorgaben abzuändern und damit die Dienstplanung bewusst zu verändern.
Mit den Schiebereglern über den Wochentagen können Sie ihre Stundenvorgaben prozentual anpassen. Bei dieser Vorgehensweise werden die Stunden aller Abteilungen gleichmäßig erhöht.
Beispiel: Sie betreiben im Sommer einen zusätzlichen Biergarten? Nun könnten Sie erwarten, dass Sie bis zu 30% mehr Personal in allen Abteilungen brauchen, als der Durchschnitt der letzten Wochen es erwarten lässt.
Tipp: Mit den Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur können Sie die Prozente bei der Umsatzplanung genauer anpassen!
Sie können die Stundenvorgaben auch direkt überschreiben. Klicken Sie dazu in das Feld einer Abteilung an einem Wochentag und tragen die gewünschte Stundenzahl ein, an der sich die Dienstplanung orientieren soll.
Als Standard verwenden
Die Stundenangaben beziehen sich immer auf die Woche, in der Sie sich im Moment befinden. Wenn Sie den Haken bei "Als Standard Verwenden" setzen, werden diese Vorgaben für alle folgenden Wochen angewendet.
Tipp: Wenn Sie einen Wert an einem Tag überschreiben, gilt dieser nur für diesen einen Tag. Wenn der neue Wert dauerhaft für kommende Wochen verwendet werden soll, wählen Sie "Als Standard Verwenden" an. Er wird dann dauerhaft auch in Zukunft gelten.
Stundenvorgaben nach Umsatz-Zielen
Sie können Ihre Ziele noch genauer definieren, indem Sie die Stundenvorgaben an Ihren Umsatzerwartungen orientieren. Voraussetzung ist dabei, dass Sie bereits eine Umsatzplanung aufgestellt haben.
Durch das Anklicken des €-Symbols in der Fußleiste werden Ihren Stundenvorgaben die Planumsätze hinzugefügt und die daraus resultierende Produktivität ermittelt. Produktivität ist hier definiert als Umsatz pro Arbeitsstunde und wird für jede Abteilung und Tag einzeln berechnet.
Durch einen Mouse-over über die einzelnen Planungstage wird Ihnen der Rechenweg gezeigt, der zur Feststellung der Produktivität führt.
Im oben gezeigten Beispiel wurde für die Abteilung Küche am Montag ein Umsatz von 1.181 € geplant. Der Stundenaufwand im Standard liegt für diesen Tag bei 20 Arbeitsstunden. Dies würde zu einer Produktivität von 59 €/Std. führen.
Soll z.B eine Produktivität von ca. 80 € / Stunde erreicht werden, muss die Stundenanzahl von 20 auf ca. 16 gekürzt werden. Die von Ihnen auf diese Weise vorgegebene Stundenanzahl erscheint entsprechend im Dienstplan.
Wenn Sie mehr über die Produktivität als Kennzahl in der Planung erfahren möchten - Hier beschreiben wir, wie wir Pentacode für die Dienstplanung am liebsten verwenden!