Probleme

"Irren ist menschlich" - und die Fülle gesetzlicher Bestimmungen enorm.

So gerne wir auch auf Anhieb den perfekten Dienstplan erstellen oder alle Schichten im Blick haben würden - Fehler schleichen sich immer ein. Besonders wenn man dabei die diversen Arbeitsrichtlinien und Vertragsvereinbarungen im Blick behalten muss. Die Problemberichte in Pentacode helfen Ihnen den Überblick zu behalten und Probleme zu vermeiden bevor sie überhaupt entstehen.

Problemarten

Pentacode zeigt Ihnen in der Problemübersicht acht Arten von Problemberichten an. Um diese möglichst schnell beheben zu können, sollten Sie wissen wo der Ursprung jedes dieser Probleme liegt. Wie unter Problem beheben beschrieben, bringt Sie der Beheben immer direkt zum Kern des Problems.

• Arbeitszeit >10 Stunden: Die maximale Arbeitszeit an einem Stück darf nur 10 Stunden betragen - sollte einem Mitarbeiter eine Schicht zu geteilt werden, welche länger dauert, wird dieses Problem angezeigt. Sie müssen die betroffene Schicht kürzen um das Problem zu beheben.

• Ruhezeit <11 Stunden: Zwischen Schichten müssen Angestellte mindestens 11 Stunden arbeitsfreie Ruhezeit haben. Sollten zwei Schichten zu nah an einander liegen, wird dieses Problem angezeigt. Löschen oder verschieben Sie die Schichten so, dass diese 11 Stunden Abstand haben.

  Die Problemmeldungen 'Arbeitszeit > 10 Stunden' und 'Ruhezeit < 11 Stunden' können auch erscheinen, wenn der Mitarbeiter zu viele Überstunden gestempelt hat. In diesem Fall werden die Problemmeldungen erst nach der Schichtdurchführung angezeigt.

• Schichtüberlappung: Sollten zwei Schichten eines Mitarbeiters sich zeitlich überlappen wird dieses Problem angezeigt. Da ihr Mitarbeiter sich nicht zweiteilen kann, müssen Sie eine der Schichten verschieben oder löschen.

• gesetzliche Pause unterschritten: Jedem Mitarbeiter stehen nach 6 Stunden Schicht 30 Minuten und nach 9 Stunden Schicht 45 Minuten Pause zu. Sollte ein Mitarbeiter seine Pause nicht gestempelt haben, wird Ihnen dieser Problembericht angezeigt. Sie sollten den Mitarbeiter darauf aufmerksam machen, seine Pausen zu stempeln.

• Schicht nicht angetreten: Sollten Sie die Stempeluhrfunktion von Pentacode nutzen, müssen sich Mitarbeiter zum Beginn ihrer Schicht stets einstempel. Sollte dies nicht geschehen wird Ihnen dieser Problembericht angezeigt. Das entweder bedeuten, dass ein Mitarbeiter tatsächlich nicht zu einer Schicht angetreten ist oder 'nur' vergessen hat sich anzumelden. Sie sollten allenfalls den Ursprung dieses Problems aufklären, um Wiederholungen zu vermeiden.

• Schicht nicht ausgestempelt: Sollte ein Mitarbeiter einstempeln jedoch vergessen wieder auszustempeln wird Ihnen dieses Problem angezeigt. In den Einstellungen können Sie einstellen, ab welcher Länge einer Schicht Pentacode diese als 'nicht ausgestempelt' erkennt. Auch hier sollten Sie ihren Mitarbeiter darauf aufmerksam machen, zukünftig das Ausstempeln zu beachten und die Länge der Schicht korrigieren.

• Mindestlohnunterschreitung: Sollte ein Mitarbeiter auf einen Stundenlohn unter dem Mindestlohn fallen, wird Ihnen dieses Problem angezeigt. Dies kann passieren, wenn Sie vertraglich einen monatlichen Lohn festgelegt haben und der Mitarbeiter eine zu hohe Stundenanzahl erreicht. Dieses Problem können Sie nur beheben, indem Sie den Arbeitsvertrag des Mitarbeiters aktualisieren um Arbeitsstunden und Lohn wieder ins Lot zu bringen

Nach einer gesetzlichen Erhöhung des Mindestlohns kann es passieren, dass bei vielen Mitarbeiter die Mindestlohnunterschreitung angezeigt wird.

• Überschreitung Lohngrenze: Sollte ein Mitarbeiter die vertraglich festgelegte Lohngrenze überschreiten, wird Ihnen dieses Problem angezeigt. Dieser Problembericht ist für geringfügig Beschäftigte relevant, da das maximale Gehalt im Monat gedeckelt ist. Sollten Sie dieses Problem haben müssen Sie entweder Stundenlohn oder Arbeitsstunden anpassen um wieder unter die Gehaltsgrenze zu kommen.

Übersicht nach Monaten

Klicken Sie im Hauptmenü auf den Reiter Probleme um in die Problemübersicht zu gelangen. Sie werden anschließend eine chronologische Auflistung der von Pentacode erkannten Problemmeldungen erhalten. Dabei werden die neusten Problemberichte ganz oben angezeigt, beispielweise von einem gerade erstellten Dienstplan. Sie können entweder durch scrollen in abgeschlossene Monate gelangen oder den gewünschten Monat direkt in der linken unteren Ecke auswählen. Eine rot umrahmte Zahl zeigt Ihnen dabei wie viele Probleme im betroffenen Monat aufgekommen sind.

Nach Art des Problems filtern

Sie können bestimmen welche der hier beschrieben Problemarten Ihnen angezeigt werden, indem Sie verschiedene diese an- und abwählen. Standardmäßig werden Ihnen alle Probleme angezeigt, um eine Art abzuwählen, klicken Sie diesen in der oberen rechten Ecke an.

Problem beheben

Pentacode zeigt Ihnen Probleme, damit Sie diese vorzeigt beheben können. Wenn Sie mit der Maus über einen der Problemberichte fahren erscheint auf der rechten Seite der Button Beheben . Wenn Sie auf diesen klicken, bringt Sie Pentacode automatisch zum Ursprung des Problems.

Problembericht verwerfen

Sollten vergangene Probleme nicht mehr zu lösen oder die Problemberichte aus anderem Grund nicht mehr relevant sind, können Sie diese verwerfen, um die Übersichtlichkeit zu wahren. Fahren Sie dazu über einen Problembericht und klicken auf den Button Verwerfen . Bestätigen Sie anschließend, dass Sie den Problembericht wirklich verwerfen wollen

Achtung: Das Verwerfen von Problemberichten ist nicht rückgängig zu machen!

Wichtig: Das Verwerfen eines Problemberichts löst das Problem nicht! Pentacode zeigt Ihnen das Problem nur nicht mehr an.

Alle Problemberichte verwerfen

Sollten Sie alle Problemberichte eines Monats verwerfen wollen, können Sie dies in einem Klick tun. Klicken Sie dazu auf den Button Verwerfen neben einem Monat und bestätigen Sie anschließend die Aktion. Es werden anschließend alle Problemberichte des ausgewählten Monats verworfen.

Der Problembericht von fehlenden Tagesabrechnungen kann nicht verworfen werden! Da die Tagesabrechnung elementar für eine nachvollziehbare Buchführung und das Berichtswesen ist, muss diese immer durchgeführt werden!