Kassenbuch

Das Kassenbuch in Pentacode entsteht selbständig durch “Abschließen & Buchen” in der Tagesabrechnung.

Manuell in das Kassenbuch werden ausschließlich jene Einnahmen oder Ausgaben eingetragen, für die Sie im Wortsinn “an den Tresor” gehen, in anderen Worten: Wenn Sie auf Gelder zugreifen, die aus zurückliegenden, bereits abgerechneten Tagen stammen.

Wenn Sie z.B. am Montag eine Bankeinzahlung durchführen, so zahlen Sie das Bargeld ein, das von den Umsätzen des Wochenendes verblieben ist. Diese Bankeinzahlung ist deshalb unmittelbar in das Kassenbuch einzutragen. Es ist nicht Teil eines laufenden Geschäftstages und wird deshalb nicht in der Abrechnung des Geschäftstages erfasst.

Weitere Beispiele für Ausgaben, die in das Kassenbuch einzutragen sind, wären: Geldentnahmen aus dem Tresor für Einkäufe oder für Vorschüsse, die nicht aus der “Restaurantkasse” gezahlt werden, sondern die sich Mitarbeiter “im Büro” abholen u.ä.m.

Erfassen von Einnahmen und Ausgaben

Über das "+"-Zeichen können Sie Einnahmen und Ausgaben im Kassenbuch hinzufügen. Bar ausbezahlte Gehaltsvorschüsse werden darüber hinaus automatisch in die “Vorschussliste” der Mitarbeiter übertragen.

Über das + Zeichen können Einnahmen und Ausgaben im Kassenbuch erfasst werden

Jede Eingabe oder Veränderung im Kassenbuch wird zuerst farbig hervorgehoben. Nach der Eingabe findet weder eine Nummerierung, noch eine Saldierung des Kassenstandes statt.

Eingaben oder Veränderungen werden zuerst farbig hervorgehoben

Erst wenn Sie die manuelle Eingabe im Kassenbuch speichern, erhält die Position eine Nummerierung und der Kassenstand wird saldiert.

Wenn Sie die Kassenbuchführung eines Tages abgeschlossen haben, ist das Kassenbuch zu speichern. Ohne Speichern gehen die eingegebenen Daten verloren.

Gehaltsvorschuss

Wenn Sie einen Gehaltsvorschuss im Kassenbuch erfassen , da die Vorschusszahlung nicht Teil der Tagesabrechnung ist, wählen Sie über das “+“Zeichen “Gehaltsvorschuss”. Auch Gehaltsvorschüsse über das Kassenbuch werden automatisch der Vorschussliste zugeführt.

Die Liste der Mitarbeiter ist alphabetisch nach Nachnamen gegliedert, es erscheint immer der erste Namen im Alphabet. Indem Sie auf den Namen klicken, erscheint im Dropdown-Menü die Liste der aktuell beschäftigten Mitarbeiter.

So erfassen Sie Gehaltsvorschüsse im Kassenbuch, wenn diese nicht Bestandteil der Tagesabrechnung sind

Wählen Sie den Mitarbeiter mit dem Cursor oder über Buchstabeneingabe, geben Sie den Auszahlungsbetrag ein und “Speichern” Sie.

Als Auszahlungsdatum wird immer der aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen. Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum im Bedarfsfall entsprechend korrigieren!

Zählprotokoll

Ein Zählprotokoll ist der schriftliche Nachweis der “Sturzfähigkeit” der Kasse, so das Amtsdeutsch. In Klarsprache übersetzt bedeutet dies, dass Sie schriftlich nachweisen, dass der gezählte Geldbetrag tatsächlich vorhanden ist.

Es gibt (noch) keine gesetzliche Verpflichtung zur Durchführung eines Zählprotokolls. Mit Blick auf die Betriebsprüfung ist es jedoch dringend ratsam, dieses mindestens nach jeder Bankeinzahlung durchzuführen, wenn der Zählbetrag relativ gering ist. Der Nachweis der Sturzfähigkeit Ihrer Kasse verringert das Risiko einer Umsatz-Zuschätzung erheblich!

Ein stichhaltiges Zählprotokoll hat Formvorschriften zu erfüllen. Es muss die sogenannte “Stückelung” ausweisen und wird idealerweise nach dem Prinzip Ansager/Schreiber von zwei Personen unterschrieben.

Es erhöht die Glaubwürdigkeit, wenn mindestens eine dieser Personen nicht Inhaber des Unternehmens ist.

Wenn Sie über das “+“Zeichen “Zählprotokoll” wählen, öffnet ein Zählprotokoll, welches das aktuelle Tagesdatum und den rechnerischen Bargeldbestand des Tages ausweist.

Aus rechtlichen Gründen kann ein Zählprotokoll nur tagesaktuell durchgeführt werden, nicht für einen Zeitpunkt, der in der Vergangenheit liegt. Das Zählprotokoll bezieht sich deshalb grundsätzlich auf den tagesaktuellen Kassenbestand.

Unter “Zählung durchgeführt von” steht standardmäßig der Name der Person, die in Pentacode angemeldet ist. Dieser Name kann jederzeit überschrieben werden.

Geben Sie nun die Stückelung ein. Der Zählbetrag wird automatisch aufaddiert.

Der Zählbetrag wird bei Eingabe der Stückelung automatisch aufaddiert

Sollte die Zählung eine negative oder auch positive Differenz zum rechnerischen Bargeldbestand ausweisen, werden Sie bei “Speichern” gefragt, ob die Differenz gebucht oder durch “Überspringen” ignoriert werden soll.

Ein Differenzbetrag zwischen rechnerischem und tatsächlichem Bargeldbestand kann gebucht oder ignoriert werden

In jedem Fall entsteht im Kassenbuch der Saldo-neutrale Eintrag “Kassenzählung”, der die Durchführung des sogenannten “Kassensturzes” nachweist.

Im hier gezeigten Beispiel wird der Differenzbetrag der Kassenzählung ausgewiesen

Durch “Speichern” wird die Kassenzählung im Kassenbuch festgeschrieben.

Gastronomie zählt im Jargon der Finanzbehörden zum “bargeldintensiven” Gewerbe. Kassendifferenzen können hier durchaus vorkommen und sollten als solche auch verbucht werden.

Bei einem “Mouse-over” erscheint am rechten Rand das -Symbol. Indem Sie diese anklicken, können Sie das Zählprotokoll ausdrucken.

Drucken Sie das Zählprotokoll aus unterzeichnen Sie es mit Datumsangabe

Zählprotokolle sollten ausgedruckt und unterzeichnet und für den Fall eine Betriebsprüfung in einem eigenen Ordner abgelegt werden werden.

Überwachung des Kassensaldos

Das Kassenbuch überwacht selbständig den laufenden Endsaldo und lässt einen negativen Endsaldo nicht zu.

Das Kassenbuch lässt keinen Negativ-Saldo zu

Wenn durch eine Ausgabe ein negativer Saldo entstehen sollte, wird die Zeile farbig markiert und der Endsaldo mit “0,00” ausgewiesen (da diese Zelle keinen Wert < 0 zulässt).

In diesem Fall müssen Sie den Eintrag durch “Abbrechen” löschen. Sie können den Eintrag nicht speichern.

Splittbuchung

Mit einem Mouse-over über die Position erscheint am rechten Seitenrand ein -Symbol. Durch Anklicken dieses -Symbols können Sie Ausgaben wie auch Einnahmen splitten.

Die Eingabe eines Buchungstextes ist dabei zwingend, die Angabe von UST und Kontonummer ist optional. Buchungstexte aus der Vergangenheit werden Ihnen bei der Eingabe vorgeschlagen. Sollten Sie diese bereits kontiert haben, werden alle Angaben automatisch übernommen.

So können Sie auf einfache Weise einen Beleg nach Kostenstelle / UST trennen

Eine Splittbuchung wird nur angenommen, wenn die Summe der gesplitteten Beträge dem Gesamtrechnungsbetrag entspricht.

Mit “Speichern” wird die Splittbuchung ins Kassenbuch geschrieben. Um sie zu übernehmen, muss nochmals gespeichert werden.

Nach Übernahme ins Kassenbuch muss hier erneut gespeichert werden

Suchfunktion

Über die Suchfunktion können Sie nach Buchungstext und Zahlen filtern. Mit jeder Eingabe wird der Kreis der Möglichkeiten weiter eingeschränkt

So können Sie im Kassenbuch suchen

Kassenbuch exportieren

Über das -Symbol wählen Sie mit “Format”, ob Sie das Kassenbuch ausdrucken wollen oder das Format, mit dem das Kassenbuch an Ihre Buchhaltung exportiert wird.

Dabei können Sie den Zeitraum wählen. Die Standardvorgabe umfasst immer den gesamten Kalendermonat.

So können Sie das Kassenbuch ausdrucken oder an die Buchhaltung senden

Indem Sie in das Feld “Format” klicken, können Sie die Buchhaltungsformate wählen, die Sie der Buchhaltung zukommen lassen wollen.

So können Sie das Format wählen

Festschreibung des Kassenbuchs

Über das -Symbol wird das Kassenbuch festgeschrieben.

Über das Archiv-Symbol können Sie die Festschreibung des Kassenbuchs veranlassen

Eine Festschreibung kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Ist das Kassenbuch festgeschrieben, können festgeschriebene Werte nur mehr durch Korrekturbuchungen korrigiert werden.

Mit ‘Bestätigen’ wird das Kassenbuch unveränderbar