Tagesabrechnung

Der kaufmännische Kern des Geschäftsalltags ist die tägliche Erfassung von Umsätzen und Ausgaben. Diese Erfassung erledigen Sie in der “Tagesabrechnung” von Pentacode. Kassenbuch, Debitorenverwaltung und Vorschusserfassung geschieht im Anschluss vollständig automatisch.

Umsatzerfassung MIT Umsatzgruppen

Wenn Sie bereits Umsatzgruppen angelegt haben, finden Sie diese in der von Ihnen gewählten Reihenfolge und dauerhaft in der Tagesabrechnung vor. Dies gilt auf für unbare Zahlarten oder Ausgabepositionen, die Sie eventuell zu Gruppen zusammengefasst haben.

Geben Sie hier lediglich die Bruttobeträge ein, wie diese aus Ihrem Kassen- und/oder EC-System hervorgehen.

Erfassen Sie hier Ihre Brutto-Umsätze

UST, Kontonummer und eventuelle Kostenstelle sind bereits in der Umsatzgruppe definiert und werden somit automatisch gebucht.

Empfehlung: Bei Umsatzarten, die nur unregelmäßig vorkommen, ist es aus Gründen der Übersichtlichkeit empfehlenswert, keine Umsatzgruppe anzulegen. Erfassen Sie sporadische Umsatzarten besser, indem Sie wie nun im Folgenden beschrieben vorgehen.

Umsatzerfassung OHNE Umsatzgruppen

Legen Sie die Umsatzarten an, indem Sie unter “Neuer Eintrag” den gewünschten Text eingeben.

Einmal angelegte Umsatzarten erscheinen automatisch im Dropdown-Menü. Sollten Sie viele unterschiedliche Umsatzarten angelegt haben und damit die Liste entsprechend lang sein, geben Sie am besten die ersten Buchstaben in das Eingabefeld ein. Die Auswahl wird mit jeder Buchstabeneingabe weiter eingeengt.

Durch Anklicken des Eingabefeldes ersehen Sie die Einträge der Vergangenheit

Indem Sie durch die TAB-Taste oder durch Anklicken auf das Zahlenfeld gelangen, geben Sie den Betrag ein und haben dabei die Möglichkeit, Buchungstext, Steuerschlüssel, buchhalterisches Konto und Kostenstelle zu benennen.

Die buchhalterischen Angaben sind keine Pflichtangaben

Als Buchungstext für das Kassenbuch erscheint standardmäßig “Umsatz + gewünschter Text”. Diese Standardvorgabe können Sie beliebig überschreiben.

Steuerschlüssel, buchhalterisches Konto und Kostenstelle sind keine Pflichtangaben.

Analog zum hier gezeigten Vorgehen können Sie auch mit “Unbaren Zahlungsarten”, “Debitoren” und “Ausgaben” verfahren oder jeweils entsprechende Gruppen bilden.

Statistische Erfassung

Selbst wenn Sie die Kassenbuch von Pentacode nicht nutzen sollten, empfehlen wir, die Erlöse in Ihrem Unternehmen zumindest zu statistischen Zwecken zu erfassen. Neben einer Darstellung Ihrer Umsätze nach deren Herkunft ermittelt Pentacode automatisch die Arbeits-Produktivität in Ihrem Unternehmen.

Verwenden Sie für die Umsatzeingabe am besten Umsatzgruppen.

Wenn Sie im Menüpunkt Umsatzgruppen auf “+ Neue Umsatzgruppe” klicken, öffnet ein Eingabefeld, in dem Sie u.a. buchhalterische Angaben leisten können. Wenn Sie Ihre Umsatzarten nur aus statistischen Gründen erfassen, können Sie diese Eingaben ignorieren. Sie sollten jedoch unbedingt den zutreffenden UST-Satz wählen.

Ignorieren Sie für die statistische Erfassung die buchhalterischen Angaben, wählen Sie jedoch den zutreffenden UST-Satz

In der Standardeinstellung ist der Button bei “Kassenbuch” und “Berichte” gesetzt. Wenn Sie nur die Berichtsfunktion nutzen wollen, wählen Sie den Button beiKassenbuchab. Ihre Angaben laufen damit lediglich in das Berichtswesen ein.

Durch Abwählen des Buttons ‘Kassenbuch’ werden Ihre Angaben nur für das Berichtswesen verwendet

Empfehlung: Sollten Sie in Zukunft das Berichtswesen von Pentacode nutzen wollen, so ist es empfehlenswert, die Umsätze nach Erlösarten (Speisen, Getränke, usw.) zu erfassen, nicht nach MwSt-Sätzen. In der Folge können die Erlösarten den Kostenstellen zugeordnet und in den Berichten z.B. nach Produktivität und weiteren Faktoren analysiert werden.

Unbare Zahlungen

Erfassen Sie die Bezahlung durch EC-Karten, Kreditkarten, Gutscheine usw. wie Sie dies bisher gewohnt waren.

Erfassen Sie hier die unbaren Zahlarten

Empfehlung: Sollten Sie ein EC-Gerät benutzen, legen Sie idealerweise die einzelnen Kartenarten entsprechend der Erfassung durch das Gerät an und vermeiden Sie ein manuelles Aufaddieren der einzelnen Kartenarten. Damit vermeiden Sie Rechenfehler und vereinfachen das Auffinden eines evtl. Tippfehlers im Falle einer Kassendifferenz.

Wenn das Gerät zur Erfassung von Kartenzahlungen direkt an Ihr Kassensystem angeschlossen ist, kann der Kassenbericht zu den Finanzwegen irrtumsfrei verwendet werden.

Auf Rechnung

Debitoren, die einmal erfasst sind, werden von Pentacode wiedererkannt und in einer Dropdown-Liste zur Auswahl vorgeschlagen.

Einmal erfasste Debitoren werden automatisch vorgeschlagen

Ausgaben

Ausgaben, die einmal erfasst sind, werden von Pentacode wiedererkannt und in einer Dropdown-Liste zur Auswahl vorgeschlagen.

Einmal erfasste Ausgaben werden automatisch vorgeschlagen

Bitte beachten Sie unbedingt!: In der Tagesabrechnung werden ausschließlich jene Ausgaben erfasst, die Teil des Geschäftstages waren (und somit aus der “Restaurantkasse” (oder vom Kellner) bezahlt wurden).

Alle anderen Ausgaben sind im Kassenbuch zu erfassen. Sehen Sie hierzu bitte den Artikel "Kassenbuch".

Gehaltsvorschüsse

Wenn Sie in das Eingabefeld “Gehaltsvorschüsse” klicken, erscheint eine Dropdown-Liste der aktuell beschäftigten Mitarbeiter in alphabetischer Reihenfolge nach Vornamen.

Mitarbeiter können über das Dropdown oder Buchstabeneingabe gewählt werden

Sie können einen Mitarbeiter mit Cursor oder durch Buchstabeneingabe auswählen.

Es können in der Abrechnung ausschließlich Bar-Vorschüsse erfasst werden!

Eine Liste der Vorschüsse entsteht in der Folge automatisch.

Bargeld Saldo

Nachdem Sie alle Einnahmen und Ausgaben des Geschäftstages erfasst haben, erhalten Sie denn rechnerischen Kassenstand.

Mit der Eingabe von Umsätzen und Ausgaben errechnet Pentacode die Bargeldsumme, die rechnerisch vorhanden ist

Kassendifferenz

Idealerweise zählen Sie nun das Ihnen tatsächlich verbliebene Bargeld und geben den Zählbetrag unter “Kassenstand Ist” ein.

Nach Eingabe des gezählten Bargelds wird eine evtl. Kassendifferenz ausgewiesen

Sollte eine Differenz ausgewiesen sein, so überprüfen Sie am besten die Richtigkeit Ihrer Eingaben. Wenn diese richtig sind, zählen Sie evtl. die Kasse nach.

Verbleibt eine Differenz, wird diese im Kassenbuch als Kassendifferenz ausgewiesen.

Unbare Trinkgelder

Nehmen wir den Fall an, dass zum Beispiel nach einer geschlossenen Veranstaltung per Karte bezahlt wird und der Gastgeber den Rechnungsbetrag für ein Trinkgeld aufrundet. Oder Sie führen zum Beispiel einen Betrieb, in dem fast ausschließlich mit Karte bezahlt wird und die Gäste den Kartenbetrag um das Trinkgeld erhöhen. In beiden Fällen wäre der Kartenbetrag höher als der Umsatz.

Da das Trinkgeld in diesen Fällen in den Kartenzahlungen “versteckt” ist, geben Sie als Zählbetrag “0” ein. Das Ihnen verbliebene Bargeld beträgt ja tatsächlich Null Euro.

Beim “Abschließen & Buchen” erscheint nun die Meldung “Differenz als Unbare Trinkgelder buchen?

Bei Eingabe von ‘0’ als Zählbetrag entsteht der Buchungstext ‘Unbare Trinkgelder’

Wenn Sie dies bestätigen, entsteht in der Abrechnung und im Kassenbuch die Position “Unbare Trinkgelder”.

Wenn Sie unbare Trinkgelder an die Mitarbeiter auszahlen, führen Sie eine entsprechende Buchung im Kassenbuch z.B. mit dem Text “Auszahlung Trinkgeld” als Ausgabe durch.

Abrechnung mit Zählprotokoll

Sie können die Abrechnung des Geschäftstages auch in Verbindung mit einem Zählprotokoll durchführen.

Wenn Sie in Pentacode die Bargeldzählung mithilfe des Zählprotokolls durchführen, ergibt sich der gezählte Betrag durch die Eingabe der jeweiligen Stückelungen.

Bei Abrechnung mit Zählprotokoll ergibt sich der Zählbetrag durch Stückzählung

Drucken Sie in diesem Fall idealerweise die Tagesabrechnung über das -Symbol aus und unterzeichnen Sie den Ausdruck.

Der Ausdruck weist das Zählprotokoll aus.

Ein Zählprotokoll ist der schriftliches Nachweis der “Sturzfähigkeit” der Kasse, so das Amtsdeutsch. In Klarsprache übersetzt bedeutet dies, dass Sie schriftlich nachweisen, dass der gezählte Geldbetrag tatsächlich vorhanden ist.

Zwischenspeichern

Abhängig von Ihrer Zugangsberechtigung können Sie “Zwischenspeichern” oder “Abschließen & Buchen” durchführen.

“Zwischenspeichern” ist allen Administratoren möglich, die zur Durchführung einer Tagesabrechnung berechtigt sind.

Jeder, der eine Tagesabrechnung durchführt, kann diese speichern

Das “Zwischenspeichern” ist ZWINGEND notwendig. Nicht gespeicherte Daten gehen nach Verlassen der Tagesabrechnung verloren.

Nachträgliche Änderungen können jederzeit durchgeführt werden. Ein “Zwischenspeichern” kann beliebig häufig vorgenommen werden.

Abschließen und Buchen

Die Funktion “Abschließen & Buchen” ist nur für jene Administratoren sichtbar, die auch Zugang zum Kassenbuch haben.

ABschließen und Buchen erfordert die Berechtigung zum Zugang zum Kassenbuch

Mit der Durchführung von “Abschließen & Buchen” ist die Tagesabrechnung für Administratoren, die nur die Tagesabrechnung durchführen können, nicht mehr veränderbar.

Mit “Abschließen & Buchen” werden die Positionen der Tagesabrechnung in das Kassenbuch übernommen.