Zeiterfassung

Das Erfassen von Arbeitszeiten ist in vielen Betrieben nicht nur einer der wichtigsten, sondern auch eine der zeitraubensten und fehleranfälligsten Aufgaben im Bereich Personalmanagement. Aber keine Sorge - mit Pentacode wird diese Arbeit fast schon zum Selbstläufer! Es stehen Ihnen drei grundlegende Arten der Zeiterfassung zu Verfügung:

  • Per Digitaler Stempeluhr: Ihre Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten selbstständig über eine digitale Stempeluhr, die als Webapp auf jedes beliebige Tablet, Smartphone oder Desktopgerät geladen werden kann und am Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird. Die Mitarbeiter können sich dann vor Ort per individueller Zeiterfassungs-PIN zur Arbeit ab- und anmelden, sowie Pausen und Mitarbeiter-Essen erfassen.
  • Per Mitarbeiter-App: Als Alternative zur Stempeluhr vor Ort können Mitarbeiter ihre Zeiten auch direkt über ihr eigenes Smartphone, Tablet oder Desktopcomputer erfassen. Dies ist vor allem für die Arbeit im Homeoffice oder bei ständig wechselndem Arbeitsort hiflreich! Mehr zum Thema Zeiterfassung über die Mitarbeiter-App können Sie im entsprechenden Hilfeartikel nachlesen.
  • Manuelle Erfassung: Zu guter letzt bleibt Ihnen selbstverständlich immer noch die manuelle Erfassung von Arbeitszeiten. Das manuelle Bearbeiten oder Nachtragen von Zeiten ist vor allem dann hilfreich, wenn ein Mitarbeiter vergessen hat, sich an- oder abzumelden. In manchen Betrieben kann aber auch eine vollständigt manuelle Zeiterfassung ausreichen (zum Beispiel bei Vertrauensarbeitzeit). Zeiten manuell bearbeiten können Sie direkt im Zeiterfassungs-Dashboard und im Arbeitszeitblatt des Mitarbeiters.

Das Zeiterfassungs-Dashboard

Unter dem Hauptmenüpunkt Zeiterfassung finden Sie das Zeiterfassungs-Dashboard. Hier haben Sie immer einen Überblick über alle geplanten und erfassten Arbeitszeiten. Außerdem können Sie hier Stempeluhren einrichten und verwalten, deren Verbindungsstatus überwachen und das Zeiterfassungs-Ereignisprotokoll einsehen.

Mit dem Zeiterfassungs-Dashboard haben Sie immer einen Überblick über alle geplanten und erfassten Arbeitszeiten.

Stempeluhren Verwalten

Die digitale Stempeluhr ist eine Webapp, die auf jedes beliebige Tablet, Smartphone oder Desktopgerät geladen werden kann. Das eingerichte Endgerät steht dann am Arbeitsplatz zur selbstständingen Erfassung von Arbeitszeiten, Pausen und Mahlzeiten zur Verfügung.

Je nach Bedarf können Sie eine einzelne Stempeluhr für Ihren gesamten Betrieb oder mehrere Stempeluhren für Ihre verschiedenen Standorte oder Abteilungen verwenden.

Stempeluhr Einrichten

Bevor Sie die Stempeluhr auf einem Endgerät nutzen können muss diese aber erst eingerichtet werden. Dies ist mit einigen wenigen Schritten erledigt:

  1. Klicken Sie den Button Neue Stempeluhr auf der linken Seite
  2. Es öffnet sich ein Eingabeformular, in dem Sie den Namen des Tablets, sowie Arbeitsbereiche und verschiede Anzeigeoptionen bestimmen können. Die Einzige Pflichtangabe ist das Namesfeld. Mehr Informationen zu den restlichen Feldern finden Sie unter Stempeluhr Bearbeiten. Klicken Sie abschließend auf Speichern
  3. Die neu angelegte Stempeluhr sollte nun in der Liste auf der linken Seite angezeigt und werden. Auf der rechten Seite sehen Sie die Anweisungen, um die Einrichtung der Stempeluhr einzurichten. Folgen Sie den Anweisungen um den Einrichtungsprozess abzuschließen.
Die digitale Stempeluhr ist in wenigen Schritten eingerichtet und innerhalb von Sekunden einsetzbar.

Stempeluhr Bearbeiten

Bereits angelegte Stempeluhren können selbstverständlich auch im Nachhinein noch bearbeitet werden. Dies tun Sie wie folgt:

  1. Navigieren Sie zum Zeiterfassungs-Dashboard
  2. Wählen Sie die Stempeluhr durch einen Klick aus der Liste auf der linken Seite.
  3. Klicken Sie den button in der rechten oberen Ecke und wählen Sie Bearbeiten .
  4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an Namen, Arbeitsbereichen und Anzeige-Einstellungen vor. Um die Änderungen zu übernehmen, klicken Sie den Speichern button.

Arbeitsbereiche

Hier können Sie einschränken, in welche Arbeitsbereiche die Stempeluhr eingesetzt werden soll. Wenn hier nichts gewählt ist, kann die Stempeluhr für das gesamte Unternehmen genutzt werden. Wählen Sie ein oder mehrere Abteilungen oder Standorte um die Erfassung von Arbeitszeiten nur in den ausgewählen Arbeitsbereichen zuzulassen.

Anzeige

Hier können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen, um die Anzeige der Stempeluhr am Endgerät anzupassen.

  • Dienstplan Anzeigen: Wählen Sie diese Option, um die Anzeige des Dienstplans zu erlauben. Es erscheint dann ein Button, mit dem der Dienstplan aufgerufen werden kann. Die Anzeigen des Dienstplans ist selbstverständlich auf die gewählten Arbeitsbereiche eingeschränkt.

  • Ausstehene Schichten Anzeigen: Die Option ausstehene Schichten Anzeigen bestimmt ob geplante Schichten auf der Stempeluhr angezeigt werden sollen. Deaktivieren Sie diese Funktion falls Sie diese Anzeige deaktivieren möchten.

  • Aktive Schichten Anzeigen: Die Option aktive Schichten Anzeigen bestimmt ob aktive Schichten auf der Stempeluhr angezeigt werden sollen. Deaktivieren Sie diese Funktion falls Sie diese Anzeige deaktivieren möchten.

Stempeluhr Löschen

Das Löschen von Stempeluhren ist genauso einfach wie das erstellen:

  1. Navigieren Sie zum Zeiterfassungs-Dashboard
  2. Wählen Sie die Stempeluhr durch einen Klick aus der Liste auf der linken Seite.
  3. Klicken Sie den button in der rechten oberen Ecke und wählen Sie Löschen .

Achtung: Durch das Löschen der Stempeluhr im Zeiterfassungs-Dashboard wird das verbundene Endgerät automatisch getrennt und es sind keine Arbeitszeiten mehr darüber erfassbar! Aber keine Sorge: Es werden weder Arbeitszeiten noch Zeiterfassungsereignisse gelöscht.

Zeiten Erfassen und Bearbeiten

Selbst wenn Ihre Mitarbeiter Arbeitszeiten in der Regel selbstständig über die digitale Stempeluhr oder Mitarbeiterapp erfassen, ist ein gelegentliches manuelles Eingreifen leider oft nicht vermeidbar, zum Beispiel wenn Mitarbeiter sich vergessen, ein- oder auszustempeln. Kein Problem: Über das Zeiterfassungs-Dashboard können Sie Arbeitszeiten, Pausen und Mitarbeiteressen ganz einfach nachtragen oder bearbeiten. Der Prozess ist im Wesentlichen der gleiche wie im Arbeitszeitblatt.

Das Zeiterfassungsprotokoll

Beim öffnen des Dashboards sehen Sie auf der rechten Seite das Zeiterfassungsprotokoll. Hier können Sie genau nachvollziehen, wer wann Zeiten gestempelt oder Pausen erfasst hat. Darüber hinaus können Sie sich weiter Informationen anzeigen lassen, wie etwa vom Mitarbeiter hinterlassene Nachrichten, das "Beweisfoto" (falls eingestellt) und den Standort zu Zeitpunkt des Ereignisses.