Mitarbeiter-App

Vom persönlichen Dienstplan bis hin zu Urlaubsanträgen, Arbeitszeiterfassung und mehr - mit der Pentacode Mitarbeiter-App haben Sie immer und überall Zugriff auf die wichtigsten Informationen und Funktionen.

Die Pentacode Mitarbeiter App ist über die URL https://perso.pentacode.app verfügbar.

Sollten Sie eine der im Folgenden beschriebenen Funktionen nicht vollständig nutzen können, sprechen Sie ihren Personaler an. Teile der Mitarbeiterapp können für einen Teil der Belegschaft de- oder reaktiviert werden. Darunter zählen das Tauschen von Schichten, das Beantragen von Urlauben, als auch das direkte Krankmelden über die App.

App Installieren

Die Pentacode Mitarbeiter app ist eine Webapplikation und erfordert keine Installation im herkömmlichen Sinne. Sowohl iOS als auch Android bieten allerdings die Möglichkeit, Webapplikationen von dieser Art "zum Homebildschirm hinzuzufügen". Dies fügt die App nicht nur zur Bibliothek auf Ihrem Handy hinzu, wo sie sie wie eine normale App öffnen können - die App wird dann auch in Ihren eigenen Fenster angezeigt und ist somit in Erscheinung und Funktion identisch mit einer "normalen" App.

Wählen Sie die Option 'App Installieren' aus dem 'Drei-Punkte-Menü'

Android

So installieren Sie die Mitarbeiter-App auf Ihrem Android-Gerät:

Hinweis: Die Nutzung der App erfordert eine Androidversion von 4.4 oder neuer und den Google Chrome Browser (In den meisten Fällen bereits vorinstalliert)!

  1. Öffnen Sie den Google Chrome Browser (falls noch nicht installiert können Sie Ihn hier herunterladen).
  2. Geben Sie folgenden Adresse in die URL-Leiste ein: https://perso.pentacode.app
  3. Tippen Sie auf das -Symbol auf der rechten Seite der URL-Leiste
  4. Wählen Sie die Option "App Installieren" bzw "Zum Homebildschirm Hinzufügen"
  5. Bestätigen Sie, dass Sie die App installieren möchten.

iOS

So installieren Sie die Mitarbeiter-App auf Ihrem iOS-Gerät:

Hinweis: Die Nutzung App erfordert eine iOS-Version von 12.4 oder neuer!

  1. Öffnen Sie den Safari Browser (ist auf Apple-Geräten vorinstalliert).
  2. Geben Sie folgenden Adresse in die URL-Leiste ein: https://perso.pentacode.app
  3. Tippen Sie auf das Symbol am unteren Rand des Bildschirms.
  4. Wählen Sie die Option "Zum Homebildschirm "
  5. Wenn Sie möchten können Sie nun noch einen benutzerdefinierten Anzeigenamen wählen. Tippen Sie auf "Hinzufügen" um den Vorgang abzuschließen.

Einloggen

Nachdem ihr Arbeitergeber Sie wie unter Zugänge & Rechte beschrieben per Email eingeladen hat und Sie sich registriert haben, können Sie sich in die Mitarbeiterapp einloggen. Hierzu rufen Sie die Mitarbeiterapp unter https://perso.pentacode.app auf und geben ihre Email Adresse, sowie das selbstgewählte Passwort ein. Worauf Sie in die Übersicht der Mitarbeiterapp gelangt.

Übersicht

In der Übersicht sehen Sie ganz oben ihr aktuelles Profilbild, den Namen ihres Unternehmens sowie ihre Stunden, Überstunden und Resturlaub. Stunden zeigt Ihnen an, wie viele der vertraglich vereinbarten Stunden sie diesen Monat bereits abgearbeitet haben. Überstunden zeigt Ihnen ihr Pensum an Überstunden an, wobei ein rotes Minus vor der Zahl für negative und ein grünes Plus für positive Überstunden steht. Resturlaub gibt die restlichen Tage gesetzlich geregelten Urlaubs für das laufende Jahr an. Alle Angaben werden regelmäßig auf den aktuellen Monat aktualisiert.

Zeiterfassung

Unter dem Reiter Zeiterfassung können Sie die Mitarbeiterapp auch als Stempeluhr nutzen. So können Sie sich zu aktuellen Schichten einstempeln. Sowie für Pausen kurzzeitig und zu Schichtende dauerhaft ausstempeln. Auch können Sie spontane Schichten übernehmen, sollte der Bedarf bestehen. Welche der folgenden Funktionen Sie über die Mitarbeiterapp nutzen können, wird vom ihrem Personaler verwaltet. Klären Sie deshalb im Vorfeld ab welche Form der Zeiterfassung Sie in ihrem Betrieb nutzen und wie mit Pausen und spontanen Schichten umzugehen ist. Alternativ zur Zeiterfassung über die Mitarbeiterapp ist auch das Anmelden über unsere digitale Stempeluhr vor Ort (siehe hier) oder das Führen manueller Einträge möglich.

Einstempeln

Je nach Vereinbarung mit ihrem Personaler benötigen sie entweder einen vor Ort angebrachten QR Code, um ihre Schicht zu beginnen oder Sie können auf diesen verzichten.

  1. Klicken Sie auf den Reiter Zeiterfassung
  2. Nun sehen Sie ihre bevorstehende Schicht. Klicken Sie auf Schicht beginnen .
  3. Bestätigen Sie die Auswahl mit einem weiteren Klick auf Schicht beginnen
  4. Optional Scannen Sie den QR Code vor Ort ein, um ihre Schicht zu beginnen.

An dem grünen aktiv Zeichen ist zu erkennen, dass ihre Schicht nun läuft.

Pausen stempeln

Pausen können entweder automatisch oder manuell verrechnet werden. Wenn ihre Pausen automatisch erfasst werden müssen Sie sich um nichts kümmern - lassen Sie ihre Stempeluhr ganz normal bis zum Schichtende weiterlaufen. Haben Sie sich mit ihrem Personaler auf manuelle Pausen geeinigt, müssen Sie diese wie folgend beginnen:

  1. Erst müssen Sie zu einer Schicht aktiv eingestempelt sein.
  2. Klicken Sie nun auf den orangenen Pause Button
  3. Bestätigen Sie die Pause mit einem weiteren Klick auf Pause

Nun wird Ihnen neben der Schicht ein Timer mit der Länge der aktuellen Pause angezeigt. Um diese wieder zu beenden klicken Sie auf Pause beenden und bestätigen die Auswahl wieder.

Sie können sich im manuellen Pausenmodus mehrere Male in die Pause begeben. Der Timer für die Pause addiert dabei die Pausenzeiten für die aktuelle Schicht auf.

Wählen Sie vor Beginn der spontanen Schicht aus in welcher Abteilung Sie arbeiten werden

Spontane Schicht beginnnen

Sollten Sie sich mit ihrem Vorgesetzten darauf geeinigt haben auch spontane Schichten zu übernehmen, können Sie diese auch unter Zeiterfassung starten. Vorraussetzung ist, dass Sie im gleichen Zeitfenster keine geplante Schicht vorliegt und Sie die Berechtigung zum Erfassen von spontanen Schichten haben. Das Prozedere zum Ein- und Ausstempeln sowie zum Stempeln der Pausen ist dabei nahezu identisch zu normalen Schichten.

  1. Öffnen Sie den Reiter Zeiterfassung
  2. Wählen Sie im Drop-down Menü über Spontane Schicht die Abteilung aus, in der Sie arbeiten werden.
  3. Klicken Sie auf Spontane Schicht und bestätigen Sie die Auswahl.
  4. Optional Scannen Sie den vor Ort hinterlegten QR Code ein, um die Schicht zu beginnen.

Ausstempeln

Das Ausstempeln mit der Mitarbeiterapp verläuft genauso einfach wie das Einstempeln. Mussten Sie beim Einstempeln einen QR Code scannen, werden Sie auch zum Ausstempeln aufgefordert diesen noch einmal zu scannen.

  1. Klicken Sie während einer aktiven Schicht auf Schicht beenden
  2. Bestätigen Sie die Auswahl durch einen erneuten Klick auf Schicht beenden
  3. Optional Scannen Sie erneut den QR Code ein, um ihre Schicht zu beenden.

Sollten Sie einmal vergessen sich auszustempeln werden Sie automatisch nach einer vorbestimmten Zeit ausgestempelt. Da ihre wahren Stunden dann aber nicht mehr mit den über Pentacode datierten Stunden übereinstimmen, müssen Sie ihrem Personaler eine Nachricht schreiben, damit dieser die Stunden korrigiert.

Dienstplan

Unter dem Reiter Dienstplan können Sie ihre Schichten einsehen, zum Tausch anbieten oder weitere übernehmen. Die aktuelle Woche sehen Sie standardmäßig ein, wenn Sie auf den Reiter klicken. Mit den Pfeilen unten rechts und links, können Sie in vergangene und kommende Wochen wechseln. Wollen Sie schnell wieder in die aktuelle Woche zurückwechseln klicken Sie einfach auf den -Button. Unter dem jeweiligen Datum ist stets die Abteilung, die Start- sowie Endzeit ihrer Schicht angegeben.

Schichten tauschen

Wenn Sie zu bestimmten Schichten verhindert sind, können Sie auch Schichten freistellen, damit Kollegen diese übernehmen können. Diese werden dann allen Kollegen mit passender Qualifikation und Schichtplan angezeigt. Achten Sie jedoch darauf, dass, wenn kein Kollege die Schicht übernimmt, Sie weiterhin eingetragen bleiben.

So können Sie ihren Kollegen Schichten zum Tausch anbieten:

  1. Klicken Sie auf den Reiter Dienstplan in der Mitarbeiterapp
  2. Wählen Sie ein Schicht aus, indem Sie ihren Cursor über diese bewegen
  3. Klicken Sie auf Zum Tausch freigeben
  4. Bestätigen Sie die Aktion mit einem weiteren Klick auf Freigeben
Die Schicht am Samstag ist zum Übernehmen freigestellt, während die Schicht am Donnerstag von diesem Mitarbeiter selbst zum Tausch angeboten wurde

Schichten übernehmen

Wenn ihr Manager Ersatz oder zusätzliches Personal in ihrer Position benötigt oder ihre Kollegen gerne eine Schicht tauschen würden, erhalten Sie die Möglichkeit diese zu übernehmen. Diese Schichten sind gestrichelt umrahmt und tragen die Anmerkung verfügbar . Sie sind erst für diese Schichten eingetragen, wenn Sie sie freiwillig übernehmen.

So übernehmen Sie eine freie Schicht:

  1. Wählen Sie eine freie Schicht aus, indem Sie ihren Cursor über diese bewegen.
  2. Klicken Sie auf Schicht übernehmen .
  3. Bestätigen Sie die Aktion mit einem weiteren Klick auf Schicht übernehmen .

Sie werden anschließend für diese Schicht eingetragen und sie wird anderen Mitarbeitern nicht mehr angezeigt.

Tipp: Pentacode bietet Ihnen nur freie Schichten an, die nicht in Konflikt mit ihren Pflichtschichten stehen - Sie müssen sich also keine Gedanken über Überschneidungen machen.

Urlaub & Krankmeldungen

Dieser Urlaubsantrag würde die verbleibenden Urlaubstage überschreiten

Über die Mitarbeiterapp können Sie auch schnell und einfach Urlaubsanträge und Krankschreibungen an die Personalabteilung weiterleiten und deren Genehmigung und Ablehnung direkt einsehen.

Urlaub beantragen

So stellen Sie einen neuen Urlaubsantrag:

  1. Klicken Sie auf den Reiter Urlaub & Krankmeldungen.
  2. Drücken Sie unten links auf Urlaub beantragen .
  3. Wählen Sie im angezeigten Fenster ein Start- sowie Enddatum für ihren gewünschten Urlaub aus.
  4. Optional Fügen Sie eine Bemerkung für ihren Personaler hinzu.
  5. Mit Urlaub beantragen schicken Sie ihre Anfrage direkt an die Personalabteilung.

Ihnen wird beim Erstellen des Urlaubsantrags direkt gezeigt wie viele ihrer Urlaubstage Ihnen verbleiben, wenn der Urlaub genehmigt wird.

Krank melden

So melden Sie sich krank:

  1. Klicken Sie auf den Reiter Urlaub & Krankmeldungen.
  2. Drücken Sie unten rechts auf Krank melden .
  3. Wählen Sie im angezeigten Fenster ein Start- sowie Enddatum für ihre Krankmeldung aus.
  4. Optional Fügen Sie eine Bemerkung für ihren Personaler hinzu.
  5. Mit Abschicken schicken Sie ihre Anfrage direkt an die Personalabteilung.

Sie können keine Krankmeldungen für vergangene Tage stellen - schicken Sie deshalb stets eine Krankmeldung über Pentacode am gleichen Tag, selbst wenn Sie ihren Personaler auf anderem Wege kontaktiert haben.

Verfügbarkeiten

Unter Verfügbarkeiten können Sie mitteilen an welchen Tagen Sie bevorzugt arbeiten, nicht verfügbar sind oder gerne frei hätten. Sie sollten stets ihre Verfügbarkeiten angeben, damit ihre Präferenzen in den nächsten Schichtplan mit einfließen können.

Klicken Sie auf den Reiter Verfügbarkeiten gelangen Sie in die Übersicht, diese ist zuerst in der aktuelle Woche, um weiter zu planen nutzen Sie die Pfeile unten rechts und links. Klicken Sie auf , gelangen Sie in die aktuelle Woche zurück.

Neue Verfügbarkeit

Hier äußert der Mitarbeiter den Wunsch bevorzugt jeden Mittwoch von 11 bis 18 Uhr an der Bar zu arbeiten

Klicken Sie auf einen Tag öffnet sich ein Dialogfenster mit folgenden Einstellungen:

Art der Verfügbarkeit Pentacode stellt Ihnen vier verschiedene Arten von Verfügbarkeiten zur Verfügung:

  • Verfügbar
  • Nicht Verfügbar
  • Bevorzugt
  • Wunschfrei

Häufigkeit Standardmäßig wird die Verfügbarkeit nur einmalig eingetragen, sie können jedoch mit einem Klick auf das Symbol auch eine wöchentliche, monatliche oder jährliche Regelmäßigkeit auswählen.

Zeitspanne Standardmäßig ist die Verfügbarkeit für den ganzen Tag geplant, durch Abwählen des Schiebers neben ganztägig und Eingeben einer Start- und Endzeit in die erscheinenden Felder, können Sie auch Wünsche zu speziellen Schichten äußern.

Kommentar Zuletzt haben Sie noch die Möglichkeit ihre Verfügbarkeitsangabe mit einem Kommentar zu versehen, etwa um aufkommende Fragen bereits im Vorfeld zu klären.

Mit Speichern schicken Sie ihren Wunsch nun direkt an den Personalplaner und dieser versucht ihn in den Arbeitsplan einzuarbeiten.

Dokumente

Unter Dokumente können Sie die Dateien einsehen, die ihnen zugeteilt wurden.

Dokumente speichern

So speichern Sie ein Dokument auf ihrem Gerät ab:

  1. Öffnen Sie den Reiter Dokumente.
  2. Öffnen Sie ein Dokument, indem Sie darauf klicken.
  3. Klicken Sie auf den -Button in der rechten oberen Ecke.

Einstellungen

Unter Einstellungen können Sie ihr Bild, ihre Email Adresse sowie ihr Passwort für den Log in ändern, sowie ihre Benachrichtigungen deaktivieren.

Profilbild Ändern

So ändern Sie ihr Profilbild:

  1. Klicken Sie unter Einstellungen auf den Reiter Account.
  2. Klicken Sie auf Bild Wählen .
  3. Klicken Sie im aufpoppenden Dialogfenster auf zulassen, wenn Sie gefragt werden, ob Sie Pentacode Zugriff auf ihre Kamera gewähren wollen.
  4. Es öffnet sich die Ansicht der Innenkamera - nun können Sie ein neues Bild machen oder per Klick auf ein vorhandenes Bild von ihrem Gerät verwenden.

Profilbild Löschen

So löschen Sie ihr Profilbild:

  1. Klicken Sie unter Einstellungen auf den Reiter Account.
  2. Klicken Sie auf Löschen .

Passwort ändern

So ändern Sie ihr Passwort für den Mitarbeiterzugang:

  1. Klicken Sie unter Einstellungen auf den Reiter Account.
  2. Klicken Sie auf Passwort ändern.
  3. Geben Sie ihr neues Wunsch Passwort in beide Felder ein - das Wiederholen dient der Sicherheit.
  4. Klicken Sie auf Speichern um das neue Passwort zu aktivieren.

Benachrichtigungen deaktivieren

So deaktivieren Sie die Benachrichtigungen über Dienstplanänderungen an ihre Email:

  1. Klicken Sie unter Einstellungen auf den Reiter Benachrichtigungen.
  2. Klicken Sie auf den Schieber neben Dienstplanänderungen.
  3. Klicken Sie auf Speichern um die Auswahl zu bestätigen.

Um die Benachrichtigungen zu reaktivieren, folgen Sie einfach den gleichen Schritten wie zum deaktivieren.

Hilfe

Unter der Hilfefunktion können Sie sich noch einmal genauer mit den Funktionen der Mitarbeiterapp befassen sollten Sie noch einmal etwas nachlesen müssen. Es wird, nachdem Sie auf den Hilfe-Button gedrückt haben ein Pop-up Fenster erscheinen, in welchem dieser Artikel noch einmal aufgeführt ist.