"Fiktiver" Dienstplan bei Kurzarbeit

Wenn Sie Mitarbeiter in Kurzarbeit haben, sollten Sie davon ausgehen, dass die Rechtmäßigkeit des Kurzarbeitsgelds gesondert und mit großer Aufmerksamkeit überprüft werden wird. Deshalb sollten auch Sie der sauberen Dokumentation von Arbeits- und Kurzarbeitszeiten Ihre besondere Aufmerksamkeit schenken.

Die “sauberste” Weise einer Dokumentation entsteht durch das Führen eines “fiktiven” Dienstplans. Eine vereinfachte Möglichkeit der pauschalen Aufzeichnung von Kurzarbeitszeiten finden Sie im Artikel abcdef.

Erste Schritte

Gehen Sie zuerst in die " Einstellungen" (1) und wählen dort “Arbeitsbereiche” (2).

Erstellen Sie dann eine neue Abteilung “Kurzarbeit” (3) mit der Position “Kurzarbeit” (4)

Setzen Sie den Button bei “Von Zeiterfassung Ausschließen” (5) und “Speichern” Sie.

Klicken Sie dann auf " Mitarbeiter" (1) und wählen Sie dann unter “Alle Mitarbeiter” “Positionen” (2).

Setzen Sie nun bei allen Mitarbeitern, die von Kurzarbeit betroffen sind, den Haken unter der Abteilung “Kurzarbeit” (3)

Im Dienstplan erscheinen die ausgewählten Mitarbeiter nun neben Ihren Standardabteilungen auch in der neuen Abteilung Kurzarbeit.

Erfassen Sie nun die tatsächlich gearbeiteten Zeiten eines Mitarbeiters wie gewohnt in dessen Standardabteilung.

Erfassen der Kurzarbeitszeiten

Die Kurzarbeitszeiten erfassen Sie in der Abteilung Kurzarbeit. Sie schreiben somit einen fiktiven Dienstplan, der in etwa den normalen Arbeitszeiten des Mitarbeiters entspricht.

Tipp: Da die Kurzarbeitszeiten vermutlich sehr regelmäßige Zeiträume umfassen, können entsprechende Dienstplanvorlagen große Erleichterung verschaffen.

Arbeitszeiten und Kurzarbeitszeit werden voneinander deutlich unterscheidbar im Monatsarbeitszeitkonto des Mitarbeiters ausgewiesen …

… und für die Lohnabrechnung in der Ansicht “Alle Mitarbeiter” als jeweilige Summe erfasst.

Empfehlung: Es ist nicht notwendig, die Dienstpläne auszudrucken. Wir empfehlen Ihnen jedoch, die Monatsarbeitszeitkonten der einzelnen Mitarbeiter auszudrucken und diese von den Mitarbeitern unterzeichnen zu lassen.

SFN-Zuschläge und Kurzarbeit

Wenn ein Mitarbeiter SFN-Zuschläge erhält, werden diese auch bei EIntragung von Arbeitszeit in der Abteilung “Kurzarbeit” ausgewiesen.

Sollten Sie für Kurzarbeit keine Zuschläge bezahlen, so achten Sie bitte darauf, dass Sie bei Aarbeitszeiträume, die Sie in “Kurzarbeit” eintragen nicht in Zeiten fallen, an denen Zuschläge entstehen.

Um hierfür ein konkretes Beispiel zu nennen:

Wenn ein Mitarbeiter Zuschläge “Nacht 1” erhält und Sie die Kurzarbeit von 16:00 - 24:00 Uhr eintragen, so würde er (ohne Berücksichtigung der Pausen) 8 Arbeitsstunden und 4 Stunden Zuschläge “Nacht 1” erhalten.

Um dies zu vermeiden, tragen Sie eine beliebig anderen ZEitraum ein, z.B. 08.00 - 16:00. In diesem Fall werden nur die Arbeitsstunden ausgewiesen.

Dass diese Zeitangaben nicht den üblichen Arbeitszeiten des Mitarbeiters entsprechen, ist für die Erfassung der Kurzarbeitszeit unerheblich.

Für die Dokumentation (und in der Folge auch für die Lohnabrechnung) ist alleine die genaue Unterscheidung zwischen Arbeitsstunden und Kurzarbeitszeiten von Bedeutung.