Urlaubsansprüche und Überstunden übertragen

Sollten Sie sich dazu entschieden haben zu Pentacode zu wechseln, um ihre gesamte Personalplanung unter einem Dach zu haben, kommt früher oder später der Punkt an dem Sie die Urlaubs- und Arbeitskonten ihrer Mitarbeiter - also Resturlaub und Über- oder Minderstunden übertragen müssen. Zum Glück ist das in wenigen Klicks getan - im Folgenden erklären wir Ihnen das ganze anhand eines Beispieles.

Warum Konten übertragen?

Mit Hilfe von Pentacode können Sie nicht nur sehen, ob ihre Mitarbeiter Über- oder Minderstunden aufbauen, Sie können auch Fehl- und Urlaubstage planen und Überstunden auszahlen, sowie vieles mehr. Als dies wird durch die automatisch geführten Mitarbeiterkonten ermöglicht. Natürlich sind bei einem Umstieg auf Pentacode aber nicht alle Uhren auf null gestellt und Resturlaub sowie Überstunden können nicht einfach entfallen. Um die Mitarbeiterkonten zu Beginn der Nutzung von Pentacode zu "eichen", müssen Sie also die Konten einmal auf den aktuellen Stand bringen.

Konten mehrerer Mitarbeiter in Pentacode übertragen

Um die Urlaubs-, Arbeitszeit- und SFN-Konten ihrer Mitarbeiter zu übertragen bietet Pentacode die Funktion Konten Zurücksetzen. So kommen Sie in das Bearbeitungsmenü:

1. Navigieren Sie dazu zum Reiter Mitarbeiter und wählen Arbeitszeitkonto, Urlaubskonto oder Zuschlagskonto. Die Funktion zum Übertragen ist in allen Konten exakt dieselbe.
2. Klicken Sie auf das Symbol in der oberen rechten Ecke der Kontenübersicht.
3. Wählen Sie Konten Zurücksetzen aus.

Mehr zur Funktionsweise des Übertrags erfahren Sie hier.

Tipp: Wenn Sie erst einen einzelnen Mitarbeiter auswählen und in dessen Kontenmenü die Funktion "Konten Zurücksetzen" nutzen, öffnet sich das Übertragsmenü nur für diesen Mitarbeiter!

Das Übertragsmenü

Im Übertragsmenü können Sie bestimmen, auf welche Werte die Urlaubs-, Arbeitszeit- und SFN-Konten Ihrer Mitarbeiter gesetzt werden sollen.

1. Setzen Sie den Zeitpunkt des Übertrags auf den Beginn Ihrer Arbeit mit Pentacode. Ab dem Vertragsbeginn ihrer Mitarbeiter führt Pentacode automatisch die Konten stets weiter. Unsere Beispielfirma hat am 2. April 2024 mit der Arbeit mit Pentacode begonnen.
2. Tragen Sie für jeden Mitarbeiter die gewünschte Zahl an Arbeitszeit ein, mit der die Führung des Arbeitszeitkontos gestartet werden soll. Positive Zahlen sind dabei Überstunden, negative Zahlen Minderstunden.
3. Tragen Sie für jeden Mitarbeiter die gewünschte Menge an Urlaubstagen ein, mit der die Führung des Urlaubskontos gestartet werden soll.
4. Klicken Sie auf Übernehmen, um den Übertrag in Pentacode zu speichern und die Konten zu aktualisieren.

Sollten Sie die Menge an bestehendem Resturlaub nicht wissen, weil Sie bisher keine Personalsoftware verwendet haben - keine Sorge. Hier beschreiben wir, wie Sie den Resturlaub berechnen.

Urlaubsanspruch händisch berechnen

Da wir schließlich nicht mit irgendwelchen Zahlen, sondern realistischen Personendaten arbeiten, verwenden wir zum Berechnen der Urlaubsansprüche die fiktive Angestellte Frau Hahn. Sie arbeitet Vollzeit und hat einen jährlichen Gesamturlaubsanspruch von 27 Tagen. Zum ersten April wechseln wir zu Pentacode und beginnen Frau Hahns Vertragsverhältnis am ersten April. Zu diesem Zeitpunkt hat Frau Hahn schon drei Urlaubstage in Anspruch genommen.

Wie berechnen Wir nun den Urlaubsanspruch, den wir nach Pentacode übertragen?

Da Pentacode automatisch ab April das Urlaubskonto weiterführt, müssen wir nur den Anspruch für die Monate Januar - März übertragen. Wir wissen, dass der Monatsanspruch stets dem Jahresanspruch geteilt durch 12 entspricht. Frau Hahn hat also einen monatlichen Urlaubsanspruch von 2,25 Tagen. Für die drei Monate Januar - März entspricht dieser also gesamt 6,75 Tagen. Nun müssen wir nur noch die drei genommenen Urlaubstage abziehen und wir kommen auf einen restlichen Urlaubsanspruch von 3,75 Tagen. Dies ist der Betrag, welchen wir wie unter Urlaubsansprüche übertragen beschrieben in Pentacode speichern.

Hier noch einmal die Schritte um den Urlaubsanspruch zu berechnen:

1. Monatsanspruch berechnen
2. Zeitspanne berechnen, in welcher der Mitarbeiter gearbeitet hat aber nicht über Pentacode geführt wurde
3. Monatsanspruch mit Zeitspanne multiplizieren.
4. (Falls vorhanden) Genommene Urlaubstage abziehen und Resturlaub aus dem letzten Jahr aufaddieren.