Urlaubsansprüche und Überstunden übertragen

Sollten Sie sich dazu entschieden haben zu Pentacode zu wechseln um ihre gesamte Personalplanung unter einem Dach zu haben, kommt früher oder später der Punkt an dem Sie die Urlaubs- und Arbeitskonten ihrer Mitarbeiter - also Resturlaub und Über- oder Minderstunden übertragen müssen. Zum Glück ist das in wenigen Klicks getan - im Folgenden erkläre ich Ihnen das ganze anhand eines Beispieles.

Warum Konten übertragen?

Mit Hilfe von Pentacode können Sie nicht nur sehen ob ihre Mitarbeiter Über-oder Minderstunden aufbauen, Sie können auch Fehl- und Urlaubstage planen und Überstunden auszahlen, sowie vieles mehr. Als dies wird durch die automatisch geführten Mitarbeiterkonten ermöglicht. Natürlich sind bei einem Umstieg auf Pentacode aber nicht alle Uhren auf null gestellt und Resturlaub sowie Überstunden können nicht einfach entfallen. Um die Mitarbeiterkonten zu Beginn der Nutzung von Pentacode zu "eichen", müssen Sie also die Konten einmal auf den aktuellen Stand bringen.

Urlaubsansprüche Übertragen

Um das Urlaubskonto ihres Mitarbeiters auf den richtigen Stand zu bringen verwenden Sie den Kontenübertrag.

  1. Navigieren Sie dazu zunächst zum Kontenblatt des Mitarbeiters.
  2. Fahren Sie mit der Maus über den erste Monat des Mitarbeiters und klicken Sie auf den Button am linken Rand.
  3. Tragen Sie im erschienen Feld unter Urlaub die Anzahl an Resturlaubstagen ein, um diese dem Mitarbeiter gutzuschreiben.
  4. Klicken Sie auf den um die Änderung zu speichern.

Sollten Sie die Menge an bestehendem Resturlaub nicht wissen, weil Sie bisher keine Personalsoftware verwendet haben - keine Sorge. Hier beschreiben wir, wie Sie den Resturlaub berechnen.

Über- und Minderstunden Übertragen

Bei Über- und Minderstunden verfahren Sie fast identisch wie beim Übertrag von Urlaubsansprüchen.

  1. Navigieren Sie dazu zunächst zum Kontenblatt des Mitarbeiters.
  2. Fahren Sie mit der Maus über den erste Monat des Mitarbeiters und klicken Sie auf den Button am linken Rand.
  3. Tragen Sie im erschienen Feld unter Stunden die Anzahl an Überstunden ein. Falls Sie Minderstunden übertragen wollen, geben Sie vor der Anzahl ein - ein.
  4. Klicken Sie auf den um die Änderung zu speichern.
Wenn Sie Resturlaub und Überstunden des Mitarbeiters bereits kennen, ist das Übertragen in Sekunden erledigt

Kontenübertrag für mehrere Mitarbeiter

Da Sie bei einem Wechsel zu Pentacode meist nicht nur die Stunden und Urlaubstage eines Mitarbeiters übertragen müssen, bietet Pentacode Ihnen auch die Funktion mehrere Konten "In einem Schwung" zu übertragen.

  1. Navigieren Sie zunächst unter Mitarbeiter auf Konten und in die Jahresübersicht.
  2. Klicken Sie den -Button in der rechten oberen Ecke.
  3. Es öffnet sich ein Dialog mit der Überschrift "Konten Zurücksetzen". Wählen Sie ihren Startmonat in Pentacode aus.
  4. Füllen Sie die Spalten "Urlaub" mit den Resturlaubstagen und "Stunden" mit den Über- oder Minderstunden des Mitarbeiters.
  5. Sollte für manche Mitarbeiter nichts zu übertragen sein, lassen Sie die Felder einfach unbeschriftet
So aktualisieren sie schnell die Urlaubs- und Arbeitskonten mehrere Mitarbeiter auf einmal

Urlaubsanspruch händisch berechnen

Da wir schließlich nicht mit irgendwelchen Zahlen, sondern realistischen Personendaten arbeiten, verwenden wir zum Berechnen der Urlaubsansprüche die fiktive Angestellte Frau Hahn. Sie arbeitet Vollzeit und hat einen jährlichen Gesamturlaubsanspruch von 27 Tagen. Zum ersten April wechseln wir zu Pentacode und beginnen Frau Hahns Vertragsverhältnis am ersten April. Zu diesem Zeitpunkt hat Frau Hahn schon drei Urlaubstage in Anspruch genommen.

Wie berechnen Wir nun den Urlaubsanspruch, den wir nach Pentacode übertragen?

Da Pentacode automatisch ab April das Urlaubskonto weiterführt, müssen wir nur den Anspruch für die Monate Januar - März übertragen. Wir wissen, dass der Monatsanspruch stets dem Jahresanspruch geteilt durch 12 entspricht. Frau Hahn hat also einen monatlichen Urlaubsanspruch von 2,25 Tagen. Für die drei Monate Januar - März entspricht dieser also gesamt 6,75 Tagen. Nun müssen wir nur noch die drei genommenen Urlaubstage abziehen und wir kommen auf einen restlichen Urlaubsanspruch von 3,75 Tagen. Dies ist der Betrag, welchen wir wie unter Urlaubsansprüche übertragen beschrieben in Pentacode speichern.

Hier noch einmal die Schritte um den Urlaubsanspruch zu berechnen:

  1. Monatsanspruch berechnen
  2. Zeitspanne berechnen in welcher der Mitarbeiter gearbeitet hat aber nicht über Pentacode geführt wurde
  3. Monatsanspruch mit Zeitspanne multiplizieren.
  4. (Falls vorhanden) Genommene Urlaubstage abziehen und Resturlaub aus dem letzten Jahr aufaddieren.