Wie richtige Dienstplanung den Gewinn erhöht

Auf der einen Seite nur die Kosten sehen und auf der anderen Seite immer ein Auge zudrücken - der beste Garant für beidseitige Sehschwäche” (Udo Keller)

In vielen Fällen ist die Dienstplanung nur wenig mehr als ein Info-Blatt für Mitarbeiter zu deren Arbeitseinsätzen. Wirklich wirkungsvolle Planung hingegen hat ein Ziel vor Augen und beschreibt den Weg, um dieses Ziel zu erreichen. Ein Ziel kann zum Beispiel die Vermeidung von Leerlaufzeiten sein, also Zeiten, die Mitarbeiter zwar mit Beschäftigung zubringen, jedoch keinen produktiven Beitrag leisten.

Es gibt eine äußerst wirkungsvollste Weise, überflüssige Stunden zu reduzieren und somit erheblich Lohnkosten einzusparen: Geben Sie für jede Abteilung die Anzahl an Stunden vor, an denen sich die Dienstplanung orientieren soll.

Ziel dieser Art der Planung ist es, zu bezahlende Arbeitszeit zu verringern, indem Mitarbeiter zeitversetzt beginnen und zügig “aussteigen”, sobald es der Geschäftsgang ermöglicht.

Tipp: Natürlich gibt es Arbeiten, die unproduktiv, aber trotzdem wichtig sind. Dazu gehören z.B. Mise-en-place, Putzdienste, Schlußdienst, Inventur u.a.m. Seien Sie bei der Vorgabe von Stunden vor allem zu Beginn aber ruhig ein bißchen mutig. Untersuchungen haben ergeben, dass teilweise mehr als 10% der Arbeitszeit überflüssig zugebracht werden. Möglicherweise auch in Ihrem Betrieb.

Ein Wort zur Wirksamkeit dieses Vorgehens: Nehmen wir an, in Ihrem Betrieb arbeiten durchschnittlich 6 Mitarbeiter 8 Stunden am Tag. Nehmen wir weiter an, Sie sparen durch zeitversetztes “Einsteigen” und zügiges “Aussteigen” der Mitarbeiter nur 2 Stunden / Tag ein. Selbst wenn Sie nur Mindestlohn bezahlen, erzielen Sie eine Einsparung von mehr als 700 € / Monat.

Kurzer Exkurs

Der “Charme” dieser Art der Planung liegt darin, dass ein Dienstplaner Anhaltspunkte hat, an denen er sich orientieren kann und damit die Wirkung seiner Planung sieht.

Die Zählung der geplanten Stunden erfordert jedoch die Eingabe des voraussichtlichen Dienstendes. Dasselbe gilt für die Kalkulation der Kosten eines Arbeitstages, die durch Pentacode im Hintergrund durchgeführt wird. Im Kapitel abcdefg erfahren Sie hierzu mehr.

Während der Dienstbeginn verbindlich geplant werden kann, hängt das voraussichtliche Ende eines Arbeitstages von Faktoren ab, die nur schwer vorherzusehen sind. Die Erfahrung vieler Nutzer von Pentacode zeigt jedoch, dass ein Dienstende zwar nur näherungsweise, dabei aber überraschend zutreffend angenommen werden kann.

Abweichungen in Minuten und deren Wirkung in Euro werden in Pentacode aufgezeichnet. Im Kapitel abcdef erfahren Sie hierzu mehr.