Datenschutz

Zum Schutz Ihrer Privatsphäre verfahren wir bei allen Vorgängen der Datenverarbeitung (z.B. Erhebung, Verarbeitung und Übermittlung) nach den gesetzlichen Regelungen des europäischen und deutschen Datenschutzrechts. Im Folgenden wollen wir Sie wissen lassen, welche Ihrer Daten auf unsere Webseite (https://pentacode.app) und über die Web-Applikationen (unter anderem https://manage.pentacode.app, https://perso.pentacode.app, https://time.pentacode.app) (nachfolgend „Software“) erhoben, von uns genutzt und weitergegeben werden.

Ihr Ansprechpartner für Ihr Datenschutzanliegen

Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften für sämtliche über unsere Webseiten erfolgende Datenverarbeitungsprozesse ist:

Sandstroem Brand Mangement AG
Lindwurmstr. 147, 80337 München
+49 89 2154 820 0
E-Mail: mail@pentacode.app

Benötigte, erhobene und gespeicherte Daten für die Nutzung unserer Webseiten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person“) beziehen, wie z.B. Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer, Ihr Geburtsdatum, Ihre Bankdaten sowie Ihre IP-Adresse. Personenbezogene Daten unserer Nutzer werden grundsätzlich nur insoweit erhoben und verwendet, als dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Webseite sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist und erfordern die Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und/oder die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

Nutzungsdaten

Bei der Nutzung unserer Webseiten werden die folgenden Daten protokolliert, wobei die vorübergehende Speicherung ausschließlich internen systembezogenen und statistischen Zwecken dient, sog. Nutzungsdaten:

  1. Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
  2. Betriebssystem des Nutzers
  3. IP-Adresse des Nutzers
  4. Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  5. Webseiten, von denen das System des Nutzers auf unsere Webseite gelangt
  6. Webseiten, die vom System des Nutzers über unsere Webseite aufgerufen werden
  7. Verwendete Suchmaschinen
  8. Namen heruntergeladener Dateien

Die Daten werden lediglich in Echtzeit erfasst und nicht dauerhaft gespeichert. Allenfalls bei Kontaktaufnahme über das Calendly- oder Help Scout-Kontaktfenster oder den Help Scout-Chat können Nutzungsdaten gespeichert werden. Mehr hierzu erfahren Sie nachfolgend im Text. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Webseite an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Sobald diese Daten für die Erreichung des Zwecks nicht mehr erforderlich sind, werden sie gelöscht. Dies ist spätestens der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Für den Betrieb der Webseite ist die Datenerfassung zwingend erforderlich und bietet deshalb dem Besucher der Webseite keine Widerspruchsmöglichkeit.

Registrierung

Die Nutzung der Software erfordert eine Registrierung auf unserer Webseite durch die Angabe personenbezogener Daten. Diese werden in einem Dialogfeld eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt. Folgende Angaben werden im Rahmen des Registrierungsprozesses verarbeitet:

  1. Der vollständige Name des Account-Inhabers
  2. Der Name des Unternehmens
  3. Die Anschrift des Unternehmens
  4. Die Telefonnummer des Unternehmens
  5. Die E-Mail-Adresse

Bei der erstmaligen Registrierung wird auch der Zeitpunkt der Registrierung gespeichert. Interessenten haben die Möglichkeit, unsere Software für eine Testphase kostenlos zu nutzen. Während der Testphase werden die Daten eines Interessenten vorübergehend gespeichert, um die Nutzung der Software ermöglichen. Beendet der Interessent die Testphase, ohne dass es zu einer entgeltlichen Nutzung der Software führt, werden die Daten gelöscht. Entscheidet sich ein Interessent, unsere Software nach Ablauf der Testphase gebührenpflichtig zu nutzen, bleiben die von vom Interessenten eingegebenen Daten gespeichert. Diese Daten werden benötigt, und um Nutzungsentgelte abzurechnen. Der Zugang zur Software erfordert ein vom Kunden selbstgewähltes Passwort. Dem Kunden steht jederzeit das Recht zu, seine Anmeldedaten zu korrigieren und zu löschen. Im Rahmen der vertraglichen Nutzungsvereinbarung hat der Kunde jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung durch einfache Mitteilung an uns auflösen zu lassen. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO stellt die Rechtsgrundlage dar, auf der ein Vertrag zur Nutzung der Software abgeschlossen und erfüllt wird und regelt die Durchführung der Maßnahmen, die für die Verarbeitung der Daten notwendig sind. Die Daten werden gelöscht, sobald eventuelle vorvertragliche Maßnahmen, i.B. die Testphase durchgeführt sind oder für eine weitere Durchführung eines Vertrages nicht mehr benötigt werden. Dies unter dem Vorbehalt, dass nicht-vertragliche oder gesetzliche Verpflichtungen einer Löschung nicht entgegenstehen.

Helpdesk-Ticketsystem, Helpdesk-Chat, Helpdesk-Kontaktformular und Calendly Kontaktformular

Auf unseren Webseiten setzen wir das Ticketsystem, die Chatfunktion und das Kontaktformular von Help Scout, sowie das Kontaktformular von Calendly ein. Hierbei handelt es sich um Dienste von

Help Scout
100 City Hall Plaza
Boston, MA 02108, USA

sowie

Calendly LLC
271 17th St NW Ste 1000
Atlanta, GA 30363, USA.

Beide Gesellschaften sind bei der Verarbeitung von Daten zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet und Privacy-Shield-zertifizierte Unternehmen. Sie unterliegen somit den Datenschutzkontrollen der EU-Kommission zur Sicherung Ihres Rechts auf Datenschutz bei der Datenverarbeitung. Zum Zeitpunkt der Nutzung von deren Diensten werden folgende Daten gespeichert:

  1. Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
  2. Betriebssystem des Nutzers
  3. IP-Adresse des Nutzers
  4. Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  5. Webseiten, von denen das System des Nutzers auf unsere Webseite gelangt
  6. Webseiten, die vom System des Nutzers über unsere Webseite aufgerufen werden
  7. Verwendete Suchmaschinen
  8. Namen heruntergeladener Dateien

Weitere Informationen über den Zweck, den Umfang, der Verarbeitung und der Nutzung von Kundendaten können im Internet abgerufen werden unter

https://www.helpscout.com/company/legal/privacy/

https://calendly.com/privacy

Für den Fall, dass der Kontakt mit uns über von uns bereitgestellte E-Mail-Adressen hergestellt wird, werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Absenders gespeichert. In keinem der genannten Fälle werden Daten zu Werbezwecken verwendet oder an Dritte weitergegeben. Die Daten werden nur verwendet, um ein Anliegen zu bearbeiten und/oder uns in dessen Zusammenhang mit dem Absender in Verbindung zu setzen. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO bildet die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten, die über eines der Kontaktformulare oder den Chat oder im Zuge der Übersendung einer E-Mail übermittelt werden. Dient die Kontaktaufnahme dem Abschluss eines Vertrages, so bildet für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO die zusätzliche Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hierin auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten. Die Daten werden gelöscht, sobald der Zweck erreicht ist, für den sie erhoben wurden. Personenbezogene Daten aus einem der Kontaktformular und Daten, die per E-Mail zugegangen sind, werden gelöscht, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Dies ist der Fall, wenn der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Widerspruchsrecht

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, der Speicherung seiner personenbezogenen Daten im Kontaktformular oder Chat oder per E-Mail zu widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

Nutzung von Daten und evtl. Weitergabe an Dritte

Personenbezogene Daten werden nur verwendet, um Anfragen zu beantworten oder dem Kunden zu ermöglichen, die Software zu nutzen. Daten werden nur insoweit an Dritte weitergegeben, als sie der Vertragsabwicklung oder der Abrechnung von Nutzungsgebühren notwendig sind, es sei denn, ein Kunde stimmt der Weitergabe an weitere Dritte ausdrücklich zu. Rechtsgrundlage für die Übermittlung der Daten an Dritte zum Zwecke der Vertragsabwicklung oder zu Abrechnungszwecken ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

Maßnahmen zur Datenschutzsicherheit

Zugang zu personenbezogenen Informationen erhalten ausschließlich in Belangen der Datenschutzsicherheit und -praktiken geschulte Mitarbeiter und im Rahmen dieser Datenschutzerklärung nur in dem Umfang, der für die Erfüllung einer Aufgabe notwendig ist. Neben technischen und Verfahrens-Maßnahmen zum Schutz der Datenbanken wird bei der Datenerhebung und -übermittlung standardisierte SSL-Verschlüsselungstechnik verwendet. Im Falle der Kommunikation per E-Mail kann die vollständige Datensicherheit nicht gewährleistet werden.

Verwendung eines Cookies bei Nutzung unserer Webseiten

Wir verwenden auf unseren Webseiten sogenannte Cookies, die auf der Festplatte eines Besuchers unserer Webseiten gespeichert werden, um den Besuch der Seiten nutzerfreundlicher zu gestalten. Dabei werden geringe Datenmengen in Form von Textinformationen gespeichert, die der Webserver an Ihren Browser sendet. Diese werden lediglich auf der Festplatte des Besuchers gespeichert. Cookies können jeweils nur von dem Server, der sie vorher auch abgelegt hat, gelesen werden und erhalten Informationen darüber, was wann auf einer Webseite angesehen wurde und identifizieren nur die IP-Adresse eines Computers, jedoch keine persönlichen Informationen In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:

  1. Access-Token für Aufruf der Anwendung ohne Login
  2. Session ID für die Identifizierung der Session

Daten, die beim Besuch der Webseiten erhoben werden, werden durch technische Vorkehrungen pseudonymisiert und nicht gemeinsam mit sonstigen personenbezogenen Daten gespeichert. Eine Zuordnung der Daten zum Besucher der Webseiten und die Erstellung von Nutzerprofilen sind deshalb nicht möglich. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist in Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO geregelt.

Betroffenenrechte

Werden personenbezogene Daten von Ihnen erhoben oder verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DS-GVO. Als Betroffener stehen Ihnen folgende Rechte zu: Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung und Löschung Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über die bzgl. Ihrer Person bei uns gespeicherten Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Datenverarbeitung über unsere Software, sowie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, Daten berichtigen oder löschen zu lassen oder deren Verarbeitung einzuschränken. Recht auf Datenübertragbarkeit Sie haben das Recht, die Sie betreffenden und uns überlassenen personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Ihrem Anspruch können wir durch die Bereitstellung eines csv-Exports der über Sie verarbeiteten Kundendaten gerecht werden. Recht auf Unterrichtung Wenn Sie Ihr Recht in Anspruch nehmen, Daten berichtigen oder löschen zu lassen oder deren Verarbeitung einzuschränken, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht weiterhin das Recht zu, von uns über diese Empfänger unterrichtet zu werden. Widerspruchsrecht Sie haben auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DS-GVO das Recht, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen. Es werden in der Folge keine Sie betreffenden personenbezogenen Daten mehr verarbeitet, es sei denn, eine weitere Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden. Widerruflichkeit datenschutzrechtlicher Einwilligungserklärungen Darüber hinaus können Sie jederzeit Ihre erteilten Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber unter den Ihnen bekannten Kontaktdaten widerrufen. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die EU-Datenschutzgrundverordnung verstößt. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DS-GVO.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung aus gegebenem Anlass und ohne vorherige Ankündigung zu ändern.