„Freude entsteht an der Grenze zwischen Langeweile und Anspannung.“
Mihály Csíkszentmihályi
Es ist eine weit verbreitete Meinung, dass wir am glücklichsten sind, wenn wir uns entspannen. Der Psychologe Mihály Csíkszentmihályi stellte diese Annahme jedoch bereits vor über 40 Jahren in Frage und entwickelte das Konzept des Flow-Zustands. Menschen erreichen dabei die höchste Zufriedenheit, wenn sie völlig in einer anspruchsvollen und lohnenden Tätigkeit aufgehen. Darum behandeln wir heute, wie Unternehmen den Flow-Zustand bei ihren Mitarbeitern fördern können, um Motivation und Produktivität zu steigern, und wie man dabei die Fallen der Unter- und Überforderung umgeht.
Was den Flow auszeichnet
Der Flow-Zustand zeichnet sich durch intensive Konzentration und Fokus auf die aktuelle Aufgabe aus, wobei störende Gedanken und Ablenkungen verschwinden. Dabei befindet man sich zwischen Unter- und Überforderung und die eigenen Fähigkeiten gehen genau in der Schwierigkeit der Aufgabe auf. Besonders häufig kommt dieser Zustand im Extremsport, etwa bei Bergsteigern, in Musik und Kunst oder in Videospielen auf. Aber auch bei der Arbeit können wir des Flow-Zustandes mächtig werden. Jeder Moment, in dem man sich auf eine Aufgabe konzentrieren muss, hat die Möglichkeit zum Flow-Erleben. In der Arbeitswelt fördert dieser Zustand nicht nur die Produktivität, sondern trägt auch erheblich zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.
Der effektivste Weg den Flow Zustand zu erreichen, ist die Arbeitsaufteilung so anzupassen, dass Unter- und Überforderung möglichst vermieden werden.
Unterforderung - eine neue Aufgabe muss her!
Unterforderung stellt sich dann bei einem Mitarbeiter ein, wenn die eigenen Fähigkeiten größer sind als die Anforderung. Die Aufgabe wird langweilig. Dabei sind Herausforderungen wichtig um die eigenen Fähigkeiten zu prüfen und zu entwickeln. Da wir davon ausgehen, dass unsere Mitarbeiter sich entwickeln wollen, ist die verantwortliche Führungsperson aufgerufen, die Aufgabe entweder zu vertiefen, auszuweiten oder regelmäßig zu wechseln.
In der Organisationspsychologie gibt es dazu feststehende Begriffe, die eigentlich nichts anderes als Übersetzungen sind.
Job Enlargement
Beim Erweitern des Aufgabenbereichs fügen wir zusätzliche Tätigkeiten auf demselben Niveau hinzu. Es werden neue Kompetenzen in weiteren Bereichen geschaffen. Kellner übernehmen etwa zusätzlich die Abrechnung oder Hostessen bereiten Werbe- und Verkaufsunterlagen vor.
Job Enrichment
Beim Vertiefen des Aufgabenbereichs, geben wir dem Mitarbeiter mehr Verantwortung und die Tätigkeiten werden an sich anspruchsvoller. Dabei bauen wir Kernkompetenzen aus. Der Kellner könnte die Verantwortung der Schichtleitung übernehmen und den Ansprechpartner für Beschwerden stellen. Die Hostess könnte sich deutlich tiefer in das angebotene Produkt einarbeiten und damit ausführlicheren Kundenkontakt pflegen.
Job Rotation
Beim Wechseln des Aufgabenbereichs ermöglichen wir es Mitarbeitern, in anderen Funktionen oder Abteilungen zu arbeiten. Hierbei wird vor allem Verständnis und Überblick über die Funktionsweise und das Zusammenspiel der Abteilungen geschaffen. Servicepersonal kann von der Stelle in der Küche in das Lokal wechseln. Verkaufspersonal rotiert zwischen Lagerarbeit und Kundenkontakt.
Welche dieser Methoden sich besonders anbietet um Unterforderung zu bekämpfen, ist von der Situation abhängig. Aufgabenwechsel kann besonders bei simpleren Stellen relativ leicht Abwechslung schaffen, ist für Stellen mit Spezialkompetenzen aber schwierig umzusetzen. Häufig ist das Übernehmen zusätzlicher Verantwortung der eigenen Abteilung oder das Anlernen neuer Mitarbeiter eine exzellente Möglichkeit, die Aufgabe interessanter zu gestalten. Auch hier ist die Kommunikation mit den Mitarbeitern essentiell, um gute Arrangements zu schaffen.
Wichtig ist dabei stets, nicht einfach die Menge des Arbeitsvolumens zu erhöhen, sondern den Mitarbeiter vor neue Herausforderungen zu stellen, an denen er seine Fähigkeiten stärken kann! Sonst laufen wir Gefahr, in das andere Extrem zu verfallen:
Überforderung
Überforderung kann genauso schädlich sein wie Unterforderung und aus vielen Quellen stammen. Zum Beispiel könnten die Fähigkeiten des Mitarbeiters nicht ausreichen, um neue Arbeitsaufgaben zu stemmen. Wie wir gezielt die Fähigkeiten unserer Mitarbeiter entwickeln oder die Arbeitsinhalte anpassen, ist dabei ein Thema für eine weitere Ausgabe, denn zwei der häufigsten Gründe für Überforderung sind rein organisatorisch und einfacher zu lösen:
Ineffiziente Kommunikationsstrukturen und unklare Rollenaufteilungen.
Es geht viel Energie des Mitarbeiters im Hinterfragen des eigenen Kompetenzbereichs verloren und Aufgaben können komplexer wirken, als sie sein müssen. Dabei können schon ein kurzes Morgen-Briefing oder frei einsehbare Aushänge mit Aufgabenbereichen und Verantwortungen Abhilfe schaffen.
Fazit
Selbstverständlich hätten wir uns in diesem Newsletter auch auf Mitarbeiterfortbildungen und Leistungserhebungen konzentrieren können. Häufig fallen jedoch deutlich einfachere und trotzdem sehr effektive Maßnahmen zur Förderung der Mitarbeiter-Aufgaben-Passung unter den Tisch. Eine feste Rotation zwischen Abteilungen im Betrieb muss etwa kein großer Aufwand sein und bietet neben einer abwechslungsreicheren Arbeitsgestaltung auch die Grundlage, Mitarbeiter in Führungspositionen zu heben. Denn sie erleben aus erster Hand wie verschiedene Teile des Unternehmens ineinander greifen.
Und auch wenn die Erkenntnisse der Flow Forschung noch deutlich mehr Weisheiten über die optimale Aufgabengestaltung bieten: mit dem Verständnis, dass es möglich ist, Aufgaben an unsere Mitarbeiter anzupassen, sind Sie bereits der gängigen Führungsposition einen Schritt voraus.
Nachdem wir nun sowohl die Autonomie und den Flow unserer Mitarbeiter zu fördern und nutzen wissen, steht noch ein letzter zentraler Pfeiler eines durch und durch motivierten Mitarbeiters aus. Deshalb behandeln wir im nächsten Newsletter, wie wir das Gefühl der Sinnhaftigkeit der eigenen Arbeit und den Blick für das große Ganze unserer Mitarbeiter schulen – schließlich will jeder die Früchte seiner Arbeit sehen können!
Bis dahin wünschen wir Ihnen eine erfolgreiche Woche!
Ihr Pentacode Team
