Das Thema Betriebsprüfung ist für viele leidig – besonders für Firmen, die nicht gut darauf vorbereitet sind. Aber das sollte jeder! Denn eine Steuerprüfung kann jeden Betrieb treffen. Es ist also nur eine Frage der Zeit, bis das Thema für Sie wichtig wird. Weil das Ganze ein weites Feld ist und es verschiedene Arten von Prüfungen gibt, konzentrieren wir uns hier auf die häufigste Art und die wichtigsten Fragen dazu: die Außenprüfung durch das Finanzamt.

1. Wer prüft was bei einer Steuerprüfung?

Generell geht es bei einer Betriebsprüfung darum, herauszufinden, ob Sie Ihre Steuerpflichten richtig erfüllen. Die Außenprüfung wird vom Finanzamt angeordnet. Sie ist eine umfassende Kontrolle aller Dinge, die für die Steuern wichtig sind. Dazu gehören zum Beispiel:

• Kleine Rechnungen
• Vorsteuerabzug
• Umsatzsteuer
• Beiträge zur Kranken- und Sozialversicherung
• Aber auch der privat genutzte Firmenwagen, Privatkonten oder das Handy.

Ihr Steuerberater weiß genau, worauf es ankommt. Haben Sie also immer einen guten Experten an der Hand, mit dem Sie regelmäßig alle Unterlagen sammeln und vorbereiten. Und nutzen Sie die 14 Tage Frist zwischen Prüfungsanordnung und Termin, um alles griffbereit zu haben.

2. Wer darf geprüft werden und wann?

Das Gesetz (Abgabenordnung, ab § 193) erlaubt dem Finanzamt, jederzeit Firmen zu prüfen. Dabei spielt die Größe keine Rolle: Freiberufler können genauso betroffen sein wie kleine oder große Betriebe. Wie oft eine Betriebsprüfung vorkommt, hängt von der Art und Größe Ihres Unternehmens ab. Statistiken zeigen:

• Sehr kleine Handelsbetriebe (bis 145.000 Euro Umsatz) werden nur etwa alle 50 Jahre geprüft.
• Mittelständler (ca. 90.000 Euro Umsatz) schon alle elf Jahre.
• Großbetriebe (ab ca. 7 Mio. Euro Umsatz) sogar jährlich.

Diese Häufigkeit gilt auch für andere Branchen – die genauen Umsatzgrenzen können dabei aber abweichen.

3. Was kann eine Außenprüfung wahrscheinlicher machen?

Neben dem normalen Prüfungsplan des Finanzamts gibt es Faktoren, die eine Betriebsprüfung wahrscheinlicher machen. Das sind Dinge, die den Verdacht auf Probleme in Ihrer Buchhaltung nahelegen. Zum Beispiel, wenn Sie:

• Regelmäßig Ihre Steuererklärung zu spät abgeben.
• Fehler im Jahresabschluss oder in der Bilanz haben.
• Stark schwankende Gewinne angeben.
• Steuerschulden unzuverlässig bezahlen.

Wie oft es zur Steuerprüfung kommt, können Sie also auch selbst beeinflussen, indem Sie Ihre Buchhaltung von Anfang an professionell, klar und zuverlässig organisieren.

4. Wie läuft die Betriebsprüfung ab und wie lange dauert sie?

Wenn eine Außenprüfung durch das Finanzamt ansteht, bekommen Sie mindestens 14 Tage vor dem Termin eine „Prüfungsanordnung“. Oft ruft der Prüfer vorher an, um einen Termin zu besprechen. Halten Sie unbedingt Rücksprache mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie einen Termin festlegen! Verschieben kann man den Termin nur mit sehr wichtigen Gründen, wie Krankheit des Steuerberaters.

Meist findet die Prüfung in Ihren Geschäftsräumen statt. Gibt es keine (z.B. bei Künstlern), wird beim Steuerberater oder im Finanzamt geprüft. Sie stellen dem Prüfer einen Ansprechpartner zur Verfügung, der Fragen beantwortet und Unterlagen übergibt. Je nach Größe des Betriebs kann eine Prüfung ein paar Tage bis mehrere Wochen dauern. Am Ende steht das Ergebnis der Prüfung und ein Abschlussgespräch. Normalerweise führt eine Betriebsprüfung dazu, dass die Steuerberechnung angepasst wird.

Aber Steuerprüfung muss nicht stressig sein! Stellen Sie sich vor: Ihre Zeiterfassung und Personalverwaltung sind schon von vornherein lückenlos und digital organisiert. Alle Arbeitszeiten, Überstunden und Zuschläge sind automatisch und rechtssicher erfasst. Lohnnachweise und Arbeitszeitblätter liegen digital vor. Das erleichtert nicht nur Ihre tägliche Arbeit enorm, sondern spart Ihnen bei einer Steuerprüfung auch unzählige Stunden und Nerven, weil alle wichtigen Dokumente schnell und fehlerfrei zur Hand sind.