Ab Anfang nächsten Jahres wird in ganz Deutschland die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) eingeführt - einfach gesagt die digitale Version des gelben Zettels. Neben dieser einfachen Umstellung von Papierformat auf digitale Bescheinigung erfolgt jedoch auch ein rechtlicher Wechsel zu Kosten des Arbeitgebers. Dieser muss von nun an die eAU selbstständig bei der Krankenkasse einholen. Hört sich nach viel Arbeit an - einmal erlernt ist diese Anforderung aber nicht wirklich komplizierter und eröffnet auch wieder Chancen einer effektiveren Dokumentenverwaltung. Im folgenden Artikel erfahren Sie alles, was Sie als Arbeitgeber zur neuen eAU wissen müssen.
Das bleibt unverändert
Meldepflicht: Wie bisher muss der Arbeitnehmer den Arbeitgeber über eine Arbeitsunfähigkeit so früh wie möglich informieren. Ihre Mitarbeiter müssen Sie also wie bisher über eine AU informieren.
Bescheinigungspflicht: Auch muss der Arbeitnehmer spätestens nach 4 Tagen AU, bei Regelung im Arbeitsvertrag auch schon ab dem ersten Tag, einen Arzt aufsuchen, um sich die AU bescheinigen zu lassen.
Was sich für Sie ändert
Vorlagepflicht: Bisher hatte der Arbeitnehmer auch eine Vorlagepflicht, er musste also die Bescheinigung der AU beim Arbeitgeber vorlegen. Diese Pflicht entfällt nun, nach dem Arztbesuch hat der Arbeitnehmer seine Pflicht erfüllt und der Arbeitgeber muss eigenständig die AU Bescheinigung bei der Krankenkasse einholen.
Wie kontaktieren Sie die Krankenkasse?
Um die AU Bescheinigung einer ihrer Mitarbeiter einzuholen müssen Sie direkt mit der Krankenkasse in Kontakt treten. Wie der Name eAU schon verrät erfolgt das vollständig digital. In Kontakt treten Sie dabei entweder direkt über ihre Entgeldabrechnungssoftware oder über die supplementäre Software (sv.net)[https://www.itsg.de/produkte/sv-net/], welche speziell für diesen Zweck eingerichtet wurde.
Krankenkassendaten nun auch für Minijobber einholen
Da nun auch die eAU von Minijobbern vom Arbeitgeber eingeholt werden müssen, müssen deren Krankenversicherungsdaten nun auch bekannt sein. Diese Daten waren bisher für den Arbeitgeber irrelevant, da er ausschließlich mit der Minijobzentrale in Kontakt getreten ist. Von nun an müssen diese direkt beim Angestellten eingefordert werden - am besten direkt im Einstellungsprozess. Wenn Sie bereits den Personalfragebogen von Pentacode nutzen ändert sich nichts für Sie - die Krankenkassendaten werden automatisch Teil des Dokuments und der Mitarbeiter füllt diese aus und Pentacode speichert sie ab. Wenn nicht könnte das ein weiterer Grund sein sich dieses Feature genauer anzuschauen.
Umgang mit sensiblen Daten
Wie bisher gelten die Krankheitsdaten des Mitarbeiters als sensibel und sollten deshalb nicht mit aller Welt geteilt werden. Die Informationen der eAU sind dabei die gleichen, wie bisher auf der AU in Papierform angegeben waren.
- Name des/der Beschäftigten.
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit.
- Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit.
- Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und die Angabe ob die AU als Folge eines Arbeitsunfalls erfolgt ist.
Diese Daten können selbstverständlich auch nur dann von der Krankenkasse eingefordert werden, wenn eine für Sie relevante AU vorliegt. Somit müssen Sie sich keine Sorgen machen, mit für sie belanglosen Gesundheitsdaten in Kontakt zu kommen.
Pilotphase läuft bereits
Bereits ab Anfang diesen Jahres läuft die Pilotphase der eAU. Somit können Arbeitgeber schon jetzt die eAU ihrer Mitarbeiter bei den gesetzlichen Krankenkassen anfragen.
Wir empfehlen Ihnen schwer diese Funktion auch jetzt schon zu testen - so gehen Sie sicher, dass Sie zum Anfang des neuen Jahres mit der Software und dem Prozess vertraut sind und Sie keine Überraschung erwartet.
Wo bleibt die alte AU erhalten?
Da das System der eAU noch neu ist, werden nicht alle Zentren der Gesundheitsversorgung von Anfang an daran teilhaben. Dies gilt zum einen für Privatärzte und Privatkliniken, sowie Ärzte im Ausland und generell alle privat Versicherten. Auch Rehabilitationskliniken, Physio- und Psychotherapeuten werden vorest ihre AU weiterhin als 'gelben Zettel' ausstellen. Auch erhält der Arbeitnehmer weiterhin eine Bescheinigung über seine AU beim diagnostizierenden Arzt - diese dient der rechtlichen Sicherheit, dass er seiner Meldepflicht nachgegangen ist. Als Arbeitgeber dürfen Sie diese nun aber nicht mehr einfordern - und sollten dies auch nicht tun, falls der Mitarbeiter Ihnen diese Option anbietet. Sie sollten lieber die Chance nutzen auf ein gänzlich digitales Dokumentenarchiv umzuschalten und der Zettelwirschaft den Krieg anzusagen.
Chancen der eAU
Wie alle Formen der Digitalisierung bietet auch die eAU Chancen einer effektiveren Verwaltung. So gehen nun auch diese Dokumente digital ein und müssen nicht erst einmal durch scannen digitalisiert werden. Das macht es leichter die eAU gemeinsam mit den restlichen Dokumenten des Mitarbeiters zu speichern und sie im Fall der Fälle schnell zur Verfügung zu haben.
Fotoquelle: Foto: Tim Reckmann | ccnull.de | CC-BY 2.0
