Unternehmen

Unter dem Reiter Unternehmen können Sie verschiedene Unternehmendaten hinterlegen und gleichzeitig allgemeine Einstellungen für alle ihre Mitarbeiter treffen. Die Adressdaten dienen dabei lediglich der Information und haben keinen weiteren Einfluss.

Beginn der Kontoführung

Unter "Kontoführung ab" legen Sie fest, ab welchem Zeitpunkt die Arbeitszeitkonten Ihrer Mitarbeiter in Pentacode geführt werden.

Urlaube, SFN-Zuschläge und Lohnkosten werden in Pentacode auch bruchteilig berechnet. Für die Einheitlichkeit der Buchhaltung und eine später bessere Nachvollziehbarkeit ist es jedoch empfehlenswert, den ersten eines Monats zu wählen.

Saldierung SFN-Konten

Für die Saldierung von SFN-Konten bietet Ihnen Pentacode zwei Optionen:

Exklusive Beitragspflichtige Zuschläge

Ist diese Option gewählt, werden bei der Saldierung des SFN-Kontos nur beitragsfreie Zuschläge berücksichtigt. Dies ist die Standardvariante.

Inklusive Beitragspflichtige Zuschläge

Ist diese Option gewählt, werden bei der Saldierung des SFN-Kontos neben beitragsfreien Zuschläge auch beitragpflichtige Zuschläge berücksichtigt.

Arbeitszeiten & Konten Festschreiben

Einer der großen Vorteile der Arbeitszeitdokumentation in Pentacode ist der Umstand, dass Sie jederzeit "in die Vergangenheit reisen" und Korrekturen an bereits erfassten Arbeitszeiten vornehmen können. Pentacode berechnet dabei automatisch alle betroffenen Lohnabrechnungen und Konten neu und liefert damit jederzeit eine in sich stimmige, wiederspruchsfreie Dokumentation.

Diese Flexibilität bringt allerdings auch Gefahren mit sich. So kann zum Beispiel die Änderung an einer Arbeitszeit in an einem bereits abgeschlossenen Monat schnell zu Unstimmigkeiten mit bereits durchgeführten Lohnabrechnungen führen. Desweiteren können Änderungen an bestimmten Vertragsdaten oder Zeiterfassungs-Einstellungen ebenfalls zu einer ungewünschten, rückwirkenden Neuberechnung von Konten und Lohnabrechungen führen.

Es ist deshalb ratsam, Arbeitszeiten, Mitarbeiterkonten und Lohnabrechnungen in regelmäßigen Abständen festzuschreiben. Dies tun sie wie folgt:

1. Navigieren Sie zum Punkt Einstellungen > Unternehmen.
2. Unter dem Punk Arbeitszeiten & Konten festschreiben, klicken sie auf den Button Bearbeiten.
3. Klicken Sie auf Zeitraum wählen... und wählen Sie den Monat, bis zu welchem Arbeitszeiten und Konten festgeschrieben werden sollen.
4. Klicken sie auf Bestätigen.

Berechnung Gesetzliche Pause

Als Teil der Arbeitszeitdokumentation überwacht Pentacode automatisch alle erfassten Arbeitszeiten auf bestimmte Regelvorstöße. Einer dieser Regeln ist die gesetzlich vorgeschriebene Mindest-Pausenlänge, die von der Dauer der Schicht bzw. Arbeitszeit abhängt. Für die Berechnung der gesetzlichen Pause sind zwei Möglichkeiten zur Verfügung gestellt:

Standard

In diesem Modus werden die Pausen nach der Anwesenheitszeit berechnet. Nach mehr als 6 Stunden Anwesenheitszeit wird eine minimale Pauselänge von 30 Minuten Pause erwartet, nach insgesamt mehr als 9 Stunden kommen weitere 15 Minuten hinzu, also insgesamt 45 Minuten. Konkret sieht die Staffelung wie folgt aus:

Dauer	Mindestpause
<= 6:00	0 min
6:01 - 9:00	30 min
> 9:00	45 min

Iterativ

In diesem Modus werden die Pausen nach der Arbeitszeit berechnet. Dem Mitarbeiter werden nach mehr als 6 Stunden 30 Minuten Pause abgezogen. Er hat somit 5,5 Stunden gearbeitet. Erst wenn er weitere mehr als 3,5 Stunden gearbeitet hat (insgesamt also mehr als 9 Stunden), fallen weitere 15 Minuten Pause an. Die konkrete Staffelung sieht wie folgt aus:

Dauer	Mindestpause
<= 6:00	0 min
6:01 - 9:30	30 min
> 9:30	45 min

Wochenfaktor

Der sogenannte "Wochenfaktor" stellt die durchschnittliche Anzahl der Wochen in einem Monat dar und wird überall da angewendet, wo wochenbasierte Werte in monatsbasierte Werte umgerechnet werden müssen und umgekehrt, so wie Beispielsweise die Berechnung der Monats-Sollstunden anhand der Wochenstunden. In der Praxis kommen für gewöhnlich einer von zwei verschiedenen Wochenfaktoren zum Einsatz, der "alte" Wert von 4,33 und der neuere, etwas genauere Wert von 4,35, der auch Schaltjahre berücksichtigt.

Standardmäßig verwendet Pentacode den Faktor 4,35. Sollte in Ihrem Unternehmen ein anderer Wochenfaktor zur Anwendung kommen, zum Beispiel aufgrund eines Tarifvertrages, können Sie diesen hier anpassen.